オンライン会議をスムーズに進行するコツ

最近はオンライン会議をする機会が急激に増えてきていますよね。今までも業務上使っていたよ！という方以外は、色々と戸惑われているのではないかと思います。
それでも、１対１又は3人くらいまでならあまり気になることはないと思います。しかし、人数が増えてくると、色々とやりづらいなと感じることが出てくるのではないでしょうか。

オンライン会議の ”困った！”

例えば、
・複数人が同時に話し出して聞き取れない
・発言しにくい雰囲気があり、発言者が偏ってしまう
・参加者によく知らない人がいて、どこまで話していいかわからない
・参加者がなかなか入ってこなくて(音声が聞こえなくて) 時間通り始められない
などはよく遭遇します。

オンライン会議は、操作はそれほど難しいものではありませんが、対面の会話とはちょっとリズムが異なりますので、慣れない方は操作や発言のタイミングをとるのが難しいと感じられるかもしれません。また、日本人の会議にはありがちですが、発言する人が固定化して、必要なやり取りであってもみんなの前ではちょっと、と遠慮してしまうといったことも影響すると思います。

これらのやりづらさを解決するには、ちょっとしたコツが必要です。10年以上前からオンライン会議をさんざん使ってきた私が考える、「オンライン会議をスムーズに進行するコツ」をご紹介いたしましょう。

5つのコツ

1．オンライン会議が初めての方がいる場合は、15分ほど前から先に入っていただき、簡単に操作方法をレクチャーする
　→ 不慣れな方を個別にサポートできますし、開始までにもたつくのを避けることができます。

2．出席をとる
　→ 呼びかける時は名前だけでなく、部署名や所属と名前を一緒に呼ぶとよいと思います。返事をもらうことで、音声チェックにもなります。

3．5人以上の会議ではマイクをミュートし、発言する時だけONにする
(Zoomでは主催者が参加者のマイクを全員ミュートにすることができます。発言者は、スペースバー長押しすると一時的にミュート解除できるので便利です！)
　→ マイクだと「フーン」などのうなずき、相槌、生活音なども拾ってしまうので邪魔になりますよね。ただでさえオンラインは音声が聞き取りづらいので、できるだけ雑音を減らすことが重要です。会話が重複するのを避けるという効果もあります。

4．発言を求める時は、相手の名前を呼ぶ
　→ 「ご意見ある方、どうぞ」みたいに自由発言を促しても、お見合いして誰も発言できないということがよくあります。こういう時は、進行役が発言したそうな人、してくれそうな人を指名するとよいです。テレビニュースのキャスターが解説員やレポーターに話を振る時のイメージです。

5．発言したいときはいきなり話始めるのではなく、挙手または進行役に対して「ちょっといいですか」と声をかけてから話し始める
　→ これも会話がかぶるのを防ぐ目的です。

これだけです。会議の主催者(進行役)の方は、上記を意識して進行を行い、また発言ルールを冒頭で参加者に周知しておくとスムーズでしょう。

このほか、発言するほどではないけれど賛意や疑問を表現するジェスチャーを使うのも進行をスムーズにするアイディアの一つです。
「よろしいでしょうか」「質問はありますか」「聞こえますか？」などの問いかけに対して身振りで返事をすると、一目瞭然です。

参加者の不安や不便を取り除くためにも、また、NGオンラインアンチ派に「これだからオンライン会議はよくない！」と言われないためにも、上記 5つのコツをうまく活用して、快適に、生産的なミーティングを行う工夫をしていってくださいね。

皆様のオンライン会議が快適になりますように！