集中力を欠いたらタスクを書こう！

「集中力の欠如」。

それは、どんな仕事にも訪れる厄介ごとです。
どんなに楽しい仕事でも、どんなに時間に追われていても、
何時間もぶっ続けで仕事をすることはできません。
必ず「集中力の欠如」は訪れます。

集中力が欠如すると、
・今の仕事とは別な課題が気になりだす。
・部屋の掃除がしたくなる。
・ネットサーフィンの波に飲まれる。
・かわいい動画を見たくなる。
など、仕事の効率や生産率がだだ下がります。

特に、PCという「仕事に欠かせないガジェット」は、同時に「遊びがつまったガジェット」「仕事を邪魔するガジェット」でもあるので厄介です。

ChatGPTにも聞いてみました。

問：集中力が欠如すると、どうなりますか。

答：集中力が欠如すると、以下のような影響が出る可能性があります。
１．生産性の低下：集中力がないと、仕事やタスクに取り組む際に、思考プロセスが妨げられ、作業のペースが遅くなる可能性があります。また、作業中に何度も気を散らしてしまうため、生産性が低下することがあります。
２．誤りやミスの増加：集中力が欠如していると、注意力が散漫になり、細かい部分や重要なポイントを見落とす可能性があります。それにより、ミスを犯したり、誤った判断をしてしまうことがあります。
３．ストレスの増加：集中力が欠如していると、タスクに取り組むのが難しく、ストレスを感じることがあります。さらに、集中力が低下することで、時間がかかるタスクに取り組むために必要なエネルギーを消費してしまうこともあります。
４．情報の取り込みが困難になる：集中力が欠如していると、情報を効果的に取り込むことが困難になることがあります。これは、学習や知識の習得に影響を及ぼすことがあります。
５．クリエイティビティの低下：集中力が欠如していると、アイデアの生成やクリエイティブな活動が困難になることがあります。これは、芸術家や作家、プログラマーなど、クリエイティブな業界に従事する人にとって問題になることがあります。

見事に言語化してくれました。

そんなとき、どうするか。

仕事をしていて、ふと、検索の迷路に迷い込んでしまったり、漫画や動画を見たくなったり、Twitterを眺めてしまったり、仕事の効率が落ちたとき。
そんなときには、「タスク化」しましょう。

忙しい一日であれば、「今日やるべきこと」を書き出しましょう。
暇な一日であれば、「やりたいこと」も書き出しましょう。
今やりたいこと、今やるべきこと、今週中にやりたいこと、やるべきこと、今月中にやりたいこと、やるべきこと
思いつくまま書き出しましょう。

「やるべきこと」を書き出せば、目の前の仕事ともう一度向き合えます。
「やりたいこと」を書き出して、仕事が終わった後のご褒美にしましょう。

やりたいことも書き出してしまうと気が済むこともありますしね。

ChatGPTにも聞いてみました。
問：仕事をするときに工夫するとよいことは何ですか。

答：
１．タスクを優先順位に従って整理すること。優先順位を明確にして、最も重要な仕事から始めることができます。
２．タスクを小さなステップに分割すること。大きなプロジェクトは圧倒的に見えるかもしれませんが、小さなタスクに分割することで、より管理しやすくなります。
３．自分自身に目標を設定し、その目標に向けて努力すること。自分が何を達成しようとしているのか明確にすることで、より効果的に作業できます。
４．自分が生産性の高い時間帯を知ること。自分が最も集中できる時間帯を把握し、その時間に最も重要なタスクを実行することで、生産性を向上させることができます。
５．タスクを時間管理のツールやアプリで追跡すること。時間管理ツールやアプリを使用することで、作業時間を追跡し、タスクを達成するために必要な時間をより正確に予測することができます。
６．仕事に必要な情報を整理して、簡単にアクセスできるようにすること。情報を整理しておくことで、必要な情報に簡単にアクセスできるようになり、生産性を向上させることができます。
７．タスクを処理する方法を見直し、より効率的な方法を模索すること。定期的に自分自身の作業方法を見直し、より効率的な方法があるかどうかを探ることで、作業の品質や速度を向上させることができます。

まるで、タスク至上主義者のようにタスクの重要性を教えてくれました。

タスクの管理方法

では、どうやってタスクを書き出すのか。タスクを管理するのか。

世の中には、様々なタスク管理アプリが出回っています。
その中で、私のイチオシは Googleカレンダー です。

たくさんのアプリを持っていても使いこなせません。
タスクを書き出すときにアプリを選んでいると、別なアプリが気になって、さらに仕事の邪魔になります。

仕事で必ず使うアプリ。仕事に欠かせないアプリ。
カレンダーと、メールは、どんな仕事にも必要なアプリではないでしょうか。
毎日必ず見るアプリにタスクを書き出します。

カレンダーの空いている場所に「やること」というイベントを立てて、その中にタスクを箇条書きで書き出します。
・Aさんの件
・Bに電話
・Cについて
・Dを調べる。

まずは、こんなふうに題名だけを書き出します。
これだけで、一度、検索の海に溺れそうになった意識を仕事に向きなおすことができるでしょう。

一度、頭の中を全部吐き出したら、細かいタスクも書き加えます。
・Aさんの件、メール「来週の件」
・Bに電話090-0000-0000
・Cについて、明日やる。
・Dを調べる。「○○で検索」

書くべきメールや書類はタイトルだけ書いてもいい。
電話のタスクは番号を書き込みましょう。すぐに掛けられます。
やる気が出ない仕事は、とりあえず「明日やる」としちゃいましょう。気が重い仕事を背負い続けると効率が下がります。
調べるときは、検索名や、書籍名、見るサイトのURLなどを書きましょう。

「やるべきこと」「やりたいこと」を書き出すと、頭がすっきりして、仕事に向かい直すことができます。

終わったタスクは？

「・」で箇条書きしたタスクを、終わったら「☑」に書き直しましょう。
IMEなどの単語登録で、単語「☑」よみ「ｔ」としておくと、「ｔ」の一文字でチェックマークを出すことができます。

☑をしておくと、終わったことが分かりますし、
☑でどんどん終わらせていくと達成感もあります。

また、後日見直しても、そのときの仕事の様子を振り返ることができます。

というわけで、私の #仕事の心がけ 。
「集中力を欠いたら、タスクを書こう！」
でした。