期末と出納処理

毎年5月から6月は別件でちょっと忙しくなる。
理由は、弊社の期末が5月であり、通常の業務とともに決算の処理を行う必要があるからである。

ただ、決算処理と言っても基本的には1年間の入出金の数字および領収書等を合わせ、そのあとの処理は税理士さんにやってもらうという流れなので「もう、イヤや～！」と発狂しなくてはならないほど大変な訳ではない。

決算に限らず、いわゆる出納(入出金管理)の事務処理は最低限の労力と時間で行うべきであると考えている。
会社にとって金の管理は最高に重要なことであることのは間違いないのだが、殊、出納事務自身は利益を生むものではなく、判断材料としてその結果が欲しいのみである。

この出納事務の省力化は「こまめなチェック」と「自動化」が重要である。

「こまめなチェック」とは、毎月数字をこまめに合わせておくことで、ドミノ倒しにおけるストッパーのようなものである。

税理士さんと話をすると、数か月いやひどい時には1年出納のチェックを行わず、期末に「あれがない！これがない！」「この出金は何だったか？」「数字が合わない」とバタバタする顧客がいるそうな。

正直、出納を2~3か月ほったらかしにしておくと記憶が無くなってしまい、あれ？この出費ってなんだっけ？となり、それを思い出す時間が非常に無駄である。

自分は世の中で「ものを探す時間」と「良品の検査」が一番のムダだと思っているのでなおさらだ。後者は職業病である。

これらを回避するには毎月入出金と銀行および現金の数値をこまめに合わせておくことだ。また、出費は記録が自動的に残るように出来るだけカード(クレジットでもデビッドでも良い)で行い、現金は極限まで持たない、使わない。また、個人の立て替えも極力やらないようにすることが重要である。

ただ、いまだに法務局でカードが使えないのは納得がいかないところがあるのだが。

「自動化」は文字通りである。
自分の場合、チェックをExcelでやり税理士さんにFreeeに記帳をしてもらうことにしているのだが、カードや銀行の出納はFreeeが自動で吸い上げるためかなり楽だ。
また、Excelの方はVBAを使いできるだけ時間がかからないようにしている。

いずれにしても時間をかけないことが重要。

特に1人会社の場合はなおさらのことである。