リモートワーク をハックしよう!
本noteは、リモートワーク歴 5年の私が考えるTipsのうち代表的なものを過去記事をリライトして作成しました。
マネジメントやエンゲージメントという論点ではなく「業務を円滑に進めるため」にという視点でまとめています。4/23に登壇するイベントでは、別切り口でお話する予定ですので、良ければぜひご参加ください!
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まず最初に声を大にして言いたいこと、それは
「リモートワーク で大切なのは椅子です!」
これをケチるとあとで痛い目に遭います。腰が大惨事に…😭
私が使っているのはハーマンミラーセイルチェアです。
圧迫感がないデザインで、機能性もよく気に入ってます。
では、早速リモートワークTipsを紹介します。
性善説に基づいて制度設計する
大前提はこれですね。
次でも触れますが、リモートワークでは「オープンなコミュニュケーション」が前提となります。発信がないと気づきますし、成果がないということになりますので、実際にはサボり続けることは困難です。
情報はオープンに
「その場にいないと取れない情報」をなるべく排除し、情報格差がないように意識する必要があります。
- オープンな場で議論する
- 口頭で合意した内容でもチャットツールや情報共有ツールで適宜共有する
- 情報共有ツールを活用し、誰でも必要な情報にアクセス可能な状況にする
オープンな場で議論し、情報共有することで意思決定が早くなりますし、プロジェクトが円滑に進みます。情報の透明性って大事。
アウトプットは溜めずに小出し
リモートの環境だと、意識的に自分のやっていることや困っていることを発信していかない限り、誰も拾えません。
変に空気を読まずに都度発信していく方が絶対いいです。
「5分調べてわからなかったら聞く」が鉄則💡
チャットの返事を何日も待つのは時間のロス。私なら、数時間でリマインドしちゃいます...笑。「リマインド全然OK!」という文化醸成が心理的安全性を保つポイントになります。
クイックレスポンスを意識する
受け手側のマナーとしては、みたらすぐレスポンスする。リアクションアイコンつけるだけでもいいんです。
私は何か確認とんできたら「今からみます!」や「打ち合わせ終わったらみます!」とか必ず何か入れるようにしています。
これもフルリモートでお互いストレスなく仕事をスムーズに進める上で大切なマナー。
クラウドツールをフル活用
勤怠管理やタスク管理、情報共有、コミュニケーション全て、どこにいてもできるようにしておく必要があります。
また、どう活用するか?を少し工夫するだけで効果が劇的に変わります。
フェーズによって使い分けをし、補強が必要なことを補うルール設定ができるとより良いです。
私の所属するチームではこんな感じです。
コミュニケーションツール:Slack、Zoom、Whereby
情報共有ツール:esa
タスク管理ツール:Trello
勤怠管理:KING of TIME
労務管理:SmartHR
経費精算:MoneyForward
稟議申請:ジョブカン
エモ共有が大事
オフィスであれば自然と発生する雑談がリモートでは難しいです。
一見仕事とは関係ない情報だったとしても、そこから組織にとって必要なことが生まれることってあると思うんですよね。
リモートの場合は、しつこいくらい「気持ち」を拾ったり、発信するタイミングがあって、ちょうどいいくらいです。
日報がある会社であれば、気持ちの共有を一番最初にもってくるなど、
少しの工夫で拾える情報が変わります。
うちの会社では毎日日報のチャンネルが大賑わいしています。笑
次にオンライン会議編です。
発言するときはまず名乗る
複数名が参加しているオンライン会議の場合は、発言する際に名乗ってから話し始めるとスムーズです(もちろん 1 on 1なら要りません…)
名前と顔が一致してても、声が一致するまでは少し時間がかかります。
「今誰が話してるんだっけ?」と相手に思わせない配慮が大切です。
手を軽く上げたり、ジェスチャー付きだと満点!
画面共有を活用する
手元に同じ資料があったとしても、発言者もしくはファシリテーターは、
資料を画面共有するようにしましょう。
共有することで、参加者の集中度が増しますし、「今どの話だろう?」と迷子になることもありません。
共有に慣れるまでもたつくかもしれませんが…笑、
理解度のばらつき抑制にも繋がりますのでオススメです。
オフライン参加者が複数混じるオンライン会議は難易度が高いと心得る
割と大勢が参加する会議でリモート参加が数名だけ…となると、
情報格差は広がる傾向にあります。オフライン参加者だけで会話が盛り上がって、リモートメンバーは置いてけぼりということもあります。
防止策としては、
- 同じ場所にいたとしても、全員個別にオンライン会議URLにアクセスして進行する- オフラインで複数参加している側は、遠隔カメラと良いスピーカーを使う- 会議中の発言タイミングは、リモート参加者を優先する (会議の最後に「リモートの方、何かありますか?」と聞く流れにしてしまうと、発言タイミングが限られるし、途中で挟みにくいのでNG)- ホワイトボードはなるべく使わない
なにより、こういうケースは難易度が高いということを理解し、情報格差が広がらないようみんなが意識して参加することが大事だと思います。
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前職で商工会議所主催の「働き方改革研究会」にて、リモートワークやパフォーマンスを最大化するための取り組みについてお話しした時の資料も貼っておきます。
最後に
「察することと察してもらうことを諦める」
この気持ちを持つことも大事だなと思っています。
少しでもみなさんが快適な在宅勤務ライフを過ごせますように。
新型コロナウィルスの感染拡大が1日もはやく終息するようセルフロックダウン生活を乗り切りましょう。
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