ミドル学歴のビジネス戦略 part3ベーシックスキル編
part3ではミドル学歴の社会人が身につけておきたいビジネススキルについて解説したいと思います。
ミドル学歴のビジネス戦略 part1はこちら
ミドル学歴のビジネス戦略 part2はこちら
ベーシックビジネススキル
タッチタイピングとショートカット
「タッチタイピングとショートカット」はpart2で解説をしましたが、業務でパソコンを使う人間であれば必要最低限のスキルです。これができるだけで業務効率が2倍以上に上がります。国民の義務です。もし習得していなければ今すぐに課金してでも習得すべきです。
これらは業務効率が上がるだけではなく、キーボード打鍵の際の姿勢もよくなるので健康的でもあります。
長いサラリーマン生活です。この業務効率と正しい姿勢を、長くても1か月で習得できるのであれば、やらない手はないです。ましてや高学歴に追いつき、追い越すためには絶対に必要です。
悲しいことに「タッチタイピングとショートカット」って使わない社会人がほとんどなんですよね、だから、これらができると、なんか仕事できる！ってなって自信にもなります。
「タッチタイピングとショートカット」はやるかやらないかだけです。ただの筋肉の運動習慣です。知性に関係なく、やれば誰だって使えるようになります。自転車を乗るのと一緒なのです。
ピラミッド思考
ピラミッド思考とは上記のように主張と根拠をピラミッド状に図式化して論拠を整理するツールです。このツールは「話すとき」「説明するとき」「考えるとき」などすべてのビジネスシーンで使える”万能ツール”です。
「話すとき」や「説明する時」
まず「結論」や「自分の意見」を先に述べてから、その下に「理由」や「根拠」を並べます。そして、それぞれに「具体例」や「詳細」を付け加えます。
「考えるとき」
目標を設定するときや問題を分析する時など、根拠を持って仕事をするために使用します。
プライベート
プレイベートでも活用できます。
というように公私問わず使える万能ツールなわけです。
で、賢い人はこれを学生時代に身につけて、自然と頭で組み立ててるわけですが、まずは実際に図にしてください。上司や同僚と話す前／説明する前に、話す内容をピラミッド構造で書き出してから話す。なんなら作ったピラミッド構造をメモやアジェンダとして、見ながら話してもいいと思います。
これを続けます。ひたすら続けます。個人差はあるかと思いますが、感覚的には数年。
すると徐々に頭の中でピラミッド構造を作る思考ができあがります。そして精度やスピードも上がってきます。
だから最初からうまくやろうなんて思ってはいけません。いいですか？ミドル学歴はきれいにやろうとしてはダメなのです。笑
最初はとにかく実際に図にしてみるのです。
じゃあ、これを使うとどうなるか、って話をします。
ざっくりいうとあなたの「信頼度」が爆上がりします。なぜなら”物事に対して根拠を持って思考すること”ができているからです。その根拠が正しいか、正しくないかはここでは関係ないです。筋が通っているか、ロジック的に正しいか、の話です。
思考において、根拠があるかないかはとても重要です。いやすべてです。
このピラミッド思考をすることで、少なくともあなたなりの根拠を持って思考ができている訳ですから。
そして、高学歴だろうと、世の中のサラリーマンの多数がこの根拠を持った思考ができていません。
だから、根拠なしの”なんとなく思考”から脱却し、このピラミッド思考を使えるだけで大きな武器なのです。
準備と反省
勉強でよく言われる大事なこと「予習／復習」。
仕事だと「準備と反省」です。
勉強は予習／復習、仕事は準備と反省。
準備
まず「準備」とは、物事が始まる前に準備をすること。
会議や打ち合わせ。会議は絶対に遅刻をしてはいけませんよね。それなのに遅刻する人が多くいます。それは不足の事態を予測できていないから。
例えば、直前での会議室の変更やWEB会議ツールのアップデートなど不測の事態が発生します。
会議の開始時間ぴったりに参加しようとする人はこのような状況には対応できません。5分前でも難しいでしょう。
少なくとも10分前には会議室にいる、WEBツールを開くなど準備をすることで確実に遅れなくなります。
また自分で会議を開催する場合はアジェンダが必要です。何の会議で何を決めたい会議なのか、参加するまでわからない会議がたくさんありますが、そんな会議の質は恐ろしく悪いです。会議の質は会議が開催される前に決定します。
何かを決めたい会議であれば、参加者にはその旨を事前に共有すべきです。そして、その議題に向けて参加者の準備を促すこともできます。
またよくあるのは”その行為が会議中に実施する必要があるのか”ということです。例えば、資料の読み合わせなどは不要です。事前に参加者には資料に目を通しておくように伝えていればいいだけです。わざわざ拘束している時間に合わせて、皆さん一緒に資料を読み必要なんてないんです。
会議の前に済ませることができることは必ず済ますべきです。会議の濃度を薄める要素はなるべく排除しましょう。
ずいぶん前ですが後輩が開催するブレスト会議に参加した際、ブレストすることを共有せず開催した会議と、ブレストすることとブレストする内容を事前に共有した会議ではおそろしく後者の方が質が高く、会議中の進行もスムーズでした。
また上司に何かを説明をする場合も話す内容を事前に整理すべきです。先ほどのピラミッド構造で思考して、メモやコンペを用意するなど、何かの業務をやる場合は事前に何か”準備”すべきことはないか考えるべきです。
反省
何か仕事でミスした場合、皆さんはどうしますか。
僕は「落ち込む必要はないが、反省はすべき」と言っています。
自分自身も「落ち込む必要はないけど、同じことを繰り返さないようにするにはどうすべきか」と考えます。
社会で「落ち込むけど、反省をしない」人が実に多い。
落ち込むことって当人の感情の沈みなだけで、別に外部に何らポジティブな影響を与えないんですよね。私も冷や汗が止まれないミスを何度もしてきましたが、そこで私の気持ちが沈んでも、ミスをフォロー／カバーしてくれた同僚や上司に何の恩返しにもなっていないことに気がつきました。さらに気を遣わせるだけ。
周囲に恩返しできる唯一の方法は、感謝を述べつつ、同じミスを犯さないこと。そしてこれって何よりも自分のためになります。ミスが減って自分自身の精神衛生が良くなるんですよ。
だから「落ち込む必要はないが、反省すべき」なのです。
むしろ反省と改善さえすれば常に成長するわけです。何かミスや失敗をした際に何も反省をしなかった場合、そのミスは活きないわけです。ただ、そこを反省し、改善すればマイナスだったものがプラスに変わるわけです。自分自身の能力が上がるわけです。自信にもなります。
「落ち込まないし反省もしない」奴は嫌われます。「落ち込むけど、反省しない」奴は大多数です。「落ち込む必要はないが、反省はすべき」です。
健康
ここでいう健康とは「心身における健康」です。
世の中のサラリーマンって体と心を酷使しすぎなんですよね。
無意味に自分を責めて落ち込み、お酒たくさん飲んで、運動はしない。
別にあなた一人がいなくなったって会社は変わらないし、あなたが活躍できる会社や道は無限にあるんですよ。
だから、さきほども言ったように、ミスをしたからって落ち込む必要はなし、睡眠を削ってまでやる仕事なんて一生に数回でいいんですよ。
それではなく、思考ややり方を変えて上手に生きる必要がある。
もっと運動して、小さい物事を重ねて自信を積み上げる。
心と身体は影響し合っているので、どちらかが不調になると片方も不調になります。ただ、どちらかが好調だと片方の調子も上がってきます。
仕事で小さな成功を積み上げて、それでもポジティブな思考ができない人には運動／筋トレがおすすめです。
身体を好調にすることで、メンタルの調子もあげていくんです。運動や筋トレを始めると、顔つきや身体が変わってきます。すると周囲でその変化に気がつく人が出てきます。「痩せました？」「身体締まりましたね」「がたいよくなりましたね」「運動しています？」など。これって皆ポジティブな言葉で、うれしいんですよね。そうすると想像するよりも大きい心への好影響を感じます。自信が出てきます。
身体を鍛えるとメンタルが強くなることが科学的にも証明されています。別に運動が好きじゃなくてもいいんです。ポジティブな気持ちになりたい人、メンタルを鍛えたい人は、心ではなく、身体を鍛えてください。
まとめ
ここではベーシックスキルとして、ミドル学歴の社会人が身につけておきたいビジネススキルを解説しました。
タッチタイピングとショートカット
ピラミッド思考
準備と反省
健康
この4つはどの業界／業種のビジネスパーソンだろうと、必須のスキルだと思います。そして、高学歴でも意外と身につけていないスキルでもあります。だから、これらのスキルを身につけて、人生100時代に活躍するミドル学歴のビジネスパーソンを目指しましょう。
最初にやるべきこと
これからミドル学歴のビジネスパーソンがまず最初にやるべきことも紹介していきたいと思います。
自分の信頼度を上げる
かなり抽象的ですが自分の信頼度を上げる行為を積み重ねてください。記述の4つのベーシックスキルを身につけるだけである程度のベースはできています。そこで次のステップとして自分の会社での信頼度をあげてください。具体的には「遅刻しない」「期限を守る」、この2つです。
まず、会議や打ち合わせに絶対に遅刻しない。そして期限がある業務については必ず守ってください。どちらもリミットがあるもので、約束を守ると言うことです。これは仕事ができるということの前提の話です。
では具体的にどうするかというと「リミットを正しく把握する」ということです。仕事におけるリミットは皆さんが思っているよりも実は、もっと手間にあります。「想定するリミットの前に本当のリミットがある」のです。
15時から開始する会議（オンライン／オフライン問わず）があるとしましょう。皆さんは何時に会議に参加しますか。1分前のギリギリでしょうか。5分前でしょうか。オンタイムが一番効率ですが、僕のおすすめは20分前です。
遅刻してしまう行為は、自分の信頼を下げる行為なので、ギリギリまで粘って効率的に会議に参加していても、その効率性で得られることはあまり大きくないと思います。それならば会議に参加した状態で作業をすべきです。
なぜ20分前かというと、経験則からほとんどの不測の事態を回避できます。例えば、ウェブ会議のツールを立ち上げた後に強制アップデートが開始される場合、直前で会議室が変更になった場合、移動中に偉い人に話かけられた場合など。会議前だとしてもアップデートが完了するまで待っていないといけませんし、マイクやカメラが壊れていた場合も何かしらの対策ができます。会議室が直前で変更になった場合も余裕を持って移動できるし、忘れ物に気づいた場合も戻る余裕があります。偉い人に捕まっても、少し立ち話するだけの時間はあります。
10分前でも余裕だと思う人もいるかと思いますが、それでは絶対に遅れないとは言い切れない。別に会議の準備だけできれば、後は会議開始の3分のアラームだけかけて作業に集中することができます。
このおかげで、会議に遅刻したことはほとんどありません。朝の出勤も同じです。朝型の人間は朝遅刻することはありませんので、周囲からの信頼は爆上がりです（私が朝型勤務を薦める理由の一つ）。
また事務作業や何か提出物を出す際も同じです。「想定するリミットの前に本当のリミットがある」のです。
印刷をする時にコピー機が壊れていたり、ネットワークの回線が遅延したり、急な業務が挟まれたり、トラブルがあったり。期限ギリギリに完了しようとするものは、まずこういったものに対応できません。
PART2でも記載したとおり、「追い込み馬病」は治療しなくてはいけません。スタートダッシュ型になるべきです。
締め切りよりも早く出すと、上司も自分の確認の時間がとれてうれしいものです。あなたは「シゴはや」（仕事が早い人）だと認識されるでしょう。
結論、「想定するリミットの前に本当のリミットがある」のです。だから、リミットを正しく把握して、「遅刻しない」「期限を守る」のです。これだけのことです。
このようにあなたの信頼度が上がると、業務がやりやすくなります。周囲から信頼されると、あなたの話や業務にも説得力が生まれるのです。
PCの設定を見直す（定期的）
実はこれスキルと言うより、設定をするか、しないかと話です。具体的には「辞書登録」「メール設定（振り分け／署名）」などありとあらゆるPCの設定です。そして、それを定期的に見直して最適化します。PCの最適化をすると、業務効率が上がるとともに、必要な業務にだけ集中ができるのでミスが減ります。これやるかやらないかの話なので、やるべきです。なにを言っているかわからないひとはググってみて。
ミドル学歴のビジネスパーソンが身につけたいビジネススキルをもっと細かく分けて、具体的に解説していきたいのですが、長くなりそうなので、PART4で解説したいと思います。