ミドル学歴のビジネス戦略 part4ビジネススキル編
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ビジネススキル
ここからミドル学歴のビジネスパーソンが身につけるべきスキルを細かく解説します。大きく分けて下記の5分野です。
ビジネスマインド
セルフマネジメント
ビジネスコミュニケーション
思考力
デスクワーク
プライベート
ビジネスマインド
「ビジネスマインド」って聞くと「常に」「意識をして」「崇高なもの」とようなイメージですがここでは知っていてほしいな、知っていればいい、というものを羅列したいと思います。
環境
職場や住環境ってめちゃめちゅ大事で、変えることもできます。仕事が好きな人に囲まれると仕事はしやすいし、サボっている人が多い会社はサボっても悪目立ちしません。自分の理想の環境に身を置くことが、自分が努力することよりも何倍も簡単で、何十倍も成果が出ます。
度胸と愛嬌
個人でできることの極論がこの2つです。仕事ってこの2つで大体決まる気がします。
反省と改善
これも極論かと思いますが、プラスアルファのスキルなんていらないです。自分や同僚が犯したミスを反省し、改善し、二度と同じような過ちを犯さないシステムを構築します。これは精神論の話ではありません。うまくいかなかったり、ミスした後って落ち込むし、誰でも反省するのですが（精神論の領域）、それをロジックで反省しシステム化する人ってほとんどいないのです。「反省して終わり」ではなく、しっかり改善・対策までできればあなたは成長し続けます。
朝型
何度も繰り返しですが朝型は即効性があり、誰でもできる生活習慣です。ビジネスは先手必勝。自分のペースで学習ができる学生時代とは全く違います。
朝後手にまわると一日が後手にまわることになります。
ーサイバーエージェント社長 藤田晋ー
「手を動かす仕事」と「思考する仕事」
仕事とは基本的に「手を動かす仕事」と「思考する仕事」に分けることができます。具体的に言うと「手を動かす仕事」とは資料を作ったり、メールを書いたり、ある程度の思考はするものの無意識のレベルで作業ができるようなものです。「思考する仕事」とは戦略を練ったり、提案を作ったり、改善策を検討したりすることで、意識した思考が必要となるようなことです。で、この2つを理解する必要がある理由は「思考する仕事」の方が価値をあるからです。逆に「手を動かす仕事」というのは、代替が可能になってしまうので希少性が小さく、それに従って対価も小さくなります。
もしあなた自身の価値を上げたいのであれば、極力「手を動かす仕事」を少なくして、「思考する仕事」を増やすべきです。現在のあなたの割合はどうでしょうか。Part3でタッチタイピングとショートカットの重要性を記載したのも、それらを習得すること自体が「思考する仕事」の時間を確保することができるからに他なりません。
セルフマネジメント
まずは「セルフマネジメント」。これはPART3で解説した「自分の信頼度を上げる」の具体例でもあります。社会人として自分の周りの管理はしっかりしましょう、って話です。
タスク管理
自分が持っているタスクはどんなツールでもいいので、可視化するべきです。タスクを全体感で把握できるので、今やるべきことがわかり、適切な優先度をつけることができます。ビジネスパーソンとして一番やってはいけない「期限に遅れる」ということの原因となります。
また新しいタスクが発生した場合は、必ず頭で覚えようとせずに、タスク管理ツールに記録しましょう。頭で覚えることは不可能です。忘れます。絶対に忘れるのです。そして、その覚えていないといけないという意識が脳を占有します。そんなリスクと不可しかないことはやめるべきです。
頭で覚えずに、すぐにタスクツールに書き込むのです。忘れる人ほど頭で記憶しようとします。いや、頭で記録するからすぐ抜けるのです。そして期限が過ぎるのです。
時間管理
ダラダラと仕事せずに、時間を決めて仕事をするようにしましょう。時間を決めずに何かをするのは学生でやめるべきです。
これをすると業務効率が上がります。ロジックはともかく業務効率が上がります。そして、タスクの時間の見積もり精度が上がります。時間を決めて仕事をしている人の見積もりはまったく当てになりません。そんな人は仕事もできないのです。
スケジュール管理
月、週、日次のスケジュールを決めて業務をしましょう。別にそれ通りに仕事をすることは不可能です。ただ自分の仕事が、いつまでに、どれくらい終わるのか把握する必要があります。把握すべきです。あなたのタスクやスケジュールはあなた以外にわかりうる人はいないのです。
そして、会議や約束事は開始時間の前にアラームをつけましょう。遅刻しなくなります。また、自分で覚えていたり、時間を気にする必要がなくなり、業務に集中できます。自分の脳が、不要なスケジュール管理で占有されるべきではないです。アウトソーシングしましょう。
メール／チャット
クライアントと頻繁に、かつ即時に返信する必要があるような仕事をしている人以外は、特にメールの確認頻度を減らしましょう。理想は朝、昼、夕の多くて3回。メールの確認頻度が下がれば下がるほど業務効率は上がります。
またメールの振り分け機能でメールの確認方法を最適化しましょう。そして、テンプレートや署名を使って無駄な入力作業を最小限にすることが重要です。
ミスを記録する
ビジネマインドでも説明しましたが「反省と改善」がとても重要です。ミスをミスで終わらせるのはやめましょう。ケイスケホンダ風にいうとそこはあなたの伸びしろなわけです。ミスをしたら、その原因を考えて、対策をしましょう。同じミスが続く場合は、原因の特定や対策に誤りがあると言うことです。
ビジネスコミュニケーション
PART2でも解説しましたが、学生時代のコミュ力と社会人のコミュ力は違います、という話から、具体的にどうすべきかを解説します。
仕事を教えてもらう
仕事を対面で教えてもらうって最も効率的な能力アップだと思います。なので、仕事を教えてもらうメリットを最大限にすることを意識しましょう。仕事を教えてもらう場合、時間や余裕がある場合、ある程度、その業務に関して事前に勉強するとよいでしょう。（part3で話した「準備」の話です。）関連する記事をググって目を通すだけでもいいです。視点や専門用語についてある程度でも理解するだけで、吸収率がぜんぜん違います。また、次は自分が誰かに教えるつもりで教えてもらいましょう。それをマニュアル化できれば、チームとしての業務効率も上がります。自分が忘れたときに再度、確認することだってできるのです。
「人に聞く」は「推論をぶつける」に変える
人に何かを聞く場合、事前にそのことについて調べたり、確認し、ある程度、自分の中で「推論」を作りましょう。時間としては最大で5分。これもpart3で話した「準備」の話です。それ以上時間をかけると、今度は時間がもったいないです。
例えば、やったことのない社内の事務的な申請でわからないことがあったとしましょう。「すみません、○○申請がわからないので教えてください」がよくある聞き方です。これは学生の聞き方なのです。これを自分の「推論をぶつける」形に変えます。すると「○○申請方法について確認です。○○申請をやったことがないのでまずは社内のFAQで検索をして、○○申請の方法は理解しましたが、肝心のフォーマットの場所がわかりませんでした。社内イントラにあるかと思い、探しましたが見つからず、申請用フォーマットの置き場所はわかりますか。あるいは管理部門に問い合わせをした方がよいでしょうか。」となります。
「すみません、○○申請がわからないので教えてください」だけでは、聞く側の情報が全くないので、どこから、何を説明すればいいかわかりません。小学生のような思考を停止した聞き方です。それを状況や経緯を説明した上で、あなたの推論や考えをぶつけるようにしましょう。
仕事の受け方
もしあなたが上司から仕事を頼まれたとき、その仕事の大小にかかわらず、下記の3つを確認して、聞いてない／想像していたものと違うということをなくしましょう。
①期限
→期限切れは絶対にダメです。仕事で一番やってはいけないことです。締め切りの前に本当の締め切りがあることも思い出しましょう。
②ゴール
→成果物などがある場合、評価基準（何が正解で、何が不正解なのか）を自分が理解・納得し、上司と認識の齟齬がなくなるまで、具体的なイメージをすりあわせることが重要です。これをすれば、せっかくやったのに期待されているものと違ったということがなくなります。また2割ほど進行したら上司に方向性を確認するとグッドです。
③その他
→基本的には①期限、②ゴールを確認すればよいと思いますが、もし大きいプロジェクトやタスクなどは、リソース（かけられる費用や人的リソース）なども確認するといいと思います。逆にこれ以上の項目を確認すると「後は自分で考えろ」と思うし、そう言われてしまうかもしれません。
会議に参加／会議を開催
もしあなたが会議に参加する場合は絶対に遅れてはいけません。そして会議の質をあげる方法が2つあります。①アジェンダを作ること、②議事録を作成共有すること。会議の前にアジェンダがない場合、アジェンダを作ってどんな会議であるか、参加者に周知するようにしましょう。アジェンダのない（何を決まるのかが決まっていない）会議なんてそもそも会議をする必要すらないのです。そして、もし会議が始まって、誰も議事録を取っていないのであれば議事録を取りましょう。何かを決めたとしても、決まった内容やその理由を会議後も共有・認識して初めて完了するわけです。議事録がないと言った／言わないだけでなく、既に決まった議論を再度、議論するようなことが起こりえます。あなたが会議に参加する側、あるいは開催する側であるならば、①アジェンダを作ること、②議事録を作成共有すること、は必須なのです。
人と話す
人に何か説明、相談、壁打ちをする際は、最初はドキュメントで話すことを整理してから話すようにしましょう。そのドキュメントをアジェンダ、あるいは話している最中のカンペとして使ってもいいと思います。これもpart3で話した「準備」の話です。まずは話が支離滅裂にならないよう、取り所のない話にならないよう、話す内容を整理するだけでいいと思います。それを徐々にロジック立てていくことも大事です。そうすることで、ドキュメント化しなくても、わかりやすい説明やコミュニケーションをとれるようになります。
期待値を把握する
上司やクライアントなど何かを評価する人と会話する場合、何かを決める場合、その人の期待値を把握することが重要です。割とこれはこのラインだとレベルが高いスキルだと思ってもらって大丈夫です。人が違えば、考えていることや価値観、何に重きを置いているかって、全然違うんですよね。同じ人物でも、その時に所属している会社や周囲との関係性、置かれている状況などでも変わってくると思います。そこでまずは「自分以外の、他人の評価は自分とは全く違う」ということを理解すべきです。ここがスタートラインです。その上で、相手がどのようなことに期待しているのか期待値を把握します。期待値を齟齬なく把握できればあなたは一流のビジネスパーソンです。その期待値が把握できれば、自ずと期待値をコントロールすべきなのか、超えるべきなのかが見えてきます。そしてあなたが成し遂げた業務とそれに対する評価のブレがなくなります。
思考力
そして「思考力」。これはPART3で解説した「ピラミッド思考」の延長でもあります。まず基本は「ピラミッド思考」です。そして、「ピラミッド思考」よりもさらに思考力を磨きたい人のために解説したいと思います。
思考する
ビジネスマインドのところでも解説しましたが、仕事には「手を動かす仕事」と「思考する仕事」の2種類がありますということです。で、その基本がPART3で解説した「ピラミッド思考」です。繰り返しになりますが、まずは時間軸で「手を動かす仕事」を減らして「思考する仕事」を増やしましょう。そして思考する場合はまず「ピラミッド思考」を使いましょう、という話です。
仮説を立てる
ビジネスコミュニケーションで「人に聞く」は「推論をぶつける」に変えましょう、という話ですがまさにこれをやり続けましょう、という話です。質問する場合は思考停止のような「すみません、○○がわからない」ではなく、「○○がわからないので、ここまで調べて、このようなので対策としてはこう思います。いかがでしょうか。」というように、思考しましょう！ってことです。上の文章だと「このようなので対策としてはこう思います。」というのが仮説も部分ですね。ここがめちゃくちゃ重要です。これは別に間違っててもいいんですよ。自分が考えたこと（仮説）を作って、他人にぶつけて、その仮説があっていたのか、あっていないのかがわかる。質問一つでその人が仮説を立てたか、立ててないか（思考したか、思考していないのか）がわかるんですよ。仕事のなかだとこんな場面がいっぱいあるわけです。なので、何か仕事を進める上で、仮説を立てるような癖をつけましょう。それを繰り返すことで、仮説の精度＝仕事の精度が上がります。
フレームワーク
思考のツールとして「ピラミッド思考」をあげました。これはオーソドックスかつ万能なツールだと思っていますが、「ピラミッド思考」ができるようになった方や「ピラミッド思考」以外でも思考してみたい方は、フレームワークがあるので、その他のフレームワークを使って多角的に思考ができるようになるといいと思います。
デスクワーク力
さらに「デスクワーク力」。ビジネスパーソンとして必須のデスクワーク力を解説します。
事務作業する
事務作業でミスする人は信頼を下げます。簡単にして重要度の高いタスクです。ミスが多い人は何度も確認をするようにしましょう。
資料を作る
資料は100人が作れば100通りの作り方があります。成果物のイメージを事前に把握してそこから逆算して効率よく資料を作りましょう。成果物を自分のイメージだけで作るとほとんど無駄になります。そのため2割作ったら評価者に方向性を確認しましょう。
業務効率を上げる
普段、慣れているやり方ではなく、一番効率的なやり方にアップデートすることが大切です。それは画期的な新しいツールを使うのか、同じツールでも時短方法があるのか、テンプレや過去の事例を活用できないか、そもそもそれ自体をやる必要があるかなど常に思考しながら作業を実施するといいと思います。
メモする
教えてもらったことで重要なことや忘れてはいけないことはメモする習慣を持ちましょう。
読書する
別に読書をしたところでビジネススキルが上がるわけではないです。全然上がらないです。そんな簡単なことではないのです。でも「視座」とか「新しい視点」を手に入れるためには読書は最適です。読んだ本の内容なんて99％忘れるわけですが、忘れられない1％に出会い、それが血肉になったりします。
プライベート
基本はPART3で解説した「健康」についてです。プライベートは「健康」について考えてほしいです。むしろ業務の一環と考えてほしいほどです。
健康管理
長く健康的に働くため健康診断や人間ドックは毎年必ず受けましょう。親族で病歴のある場所は追加費用をかけても検査した方がよいと思います。そしてジムに通ったり、ランニングするなど運動習慣を身につけましょう。
見た目
人は見た目が9割です。要点は「清潔感」と「筋肉質」です。見た目を磨けば自信になりますし、健康的になります。健康的だとメンタルが強くなります。逆に健康的ではないダイエットなどは絶対に避けましょう。また体重は気にする必要はありません。重要なのは体型バランスです。平均体重より痩せてても、見た目が悪ければ意味がないのです。逆に筋肉質で体重が増えてもバランスのよい身体ならばそれがよいと思います。日本人の体重神話は終わりにしましょう。
また清潔感でのおすすめは「脱毛」です。よほど髭や体毛にこだわりがない人は手入れの手間が省けて、清潔感を得られるなど一石二鳥です。脱毛は完了まで期間が長いので、始めるなら成人以降で若ければ若いほどいいでしょう。
自己研鑽
学び続けないものは衰退のみです。自己研鑽する「習慣」が最も大事です。そのために「学習のコスト」を下げましょう。努力でなんとかする精神論にもっていかずに、環境を作って努力しなくても自然と自己研鑽するようになるのが理想的です。
睡眠
睡眠は最低8時間確保すべきです。そのためには睡眠を優先するということです。食事が身体の栄養補給であるならば、睡眠は脳の栄養補給です。日中のカフェイン（いわば麻薬）で脳をごまかすのはやめましょう。夜更かしする習慣があるのであれば、夜にやっている行為を朝やるようにしましょう。それがもし朝早く起きてやるべきことでもない場合、その行為はそれまででしかないのです。私も昔は夜型でしたが、朝型に切り替えるため夜は早くなるようになりました。そうすると、睡眠時間が確実に確保できる、朝余裕を持って仕事できる、朝は集中して作業ができる、夜って悩みやすい時間なので夜早く寝ることで悩む時間が減る（朝は悩まないのでメンタルによい）など良いこと尽くしでした。
スマホ
スマホは現代のアヘンと呼ばれています。確かに便利なアプリや面白いコンテンツがたくさんあり、暇な時間を過ごすことがなくなりました。しかし、必要以上に時間を取られていないでしょうか。朝起きて一番にスマホを開き、トイレや食事中もスマホ、移動中もスマホをいじって、お風呂まで持ち込むものもいるし、寝るまでスマホ。一緒に寝るのみスマホ。あなたのスマホの中に本当に必要なアプリっていくつありますか。あったら便利だけど、なくても困らないものばかりだと思います。スマホにコントロールされずに、スマホを適切に使って、時間を有効活用する意識を持つといいと思います。
以上、いかがでしたでしょうか。30代の私が約10年間、計3社（数十人の中小企業から従業員数数万人の大企業まで）で業務をし、様々な上司・同僚、およびにクライアントと仕事をしながら感じたミドル学歴が取るべきビジネス戦略をまとめてみました。そのほかにもまだまだ書きたいことはたくさんありますが、あまり多くを書くと重要なことが伝わらないので、これでもベーシックかつオーソドックなものを選択して記述したつもりです。ぜひ私の知見を参考にしていただきながら、少しでも多くのミドル学歴の方が社会で活躍できることを願っています。
*3万字にも及ぶ文章を駆け足で書いたので、おそらく誤字脱字や誤った表現があるかと思います。お見苦しい文章は再確認して、順次、修正・リライトをしていく予定です。