コミュニケーション方法の変化と情報共有について考える【464/500】

気温も下がり、今年も残り3か月となりました。

株式会社はこの亀谷です。

今日は最近というか悩み続けている「コミュニケーション方法の変化と情報共有」について考えてみたいと思います。

メール、chatwork、slack、teams、その他メッセンジャーいろいろとコミュニケーションの方法が分散していく中、効率的って何なのかがどんどん分からなくなっていっています。

効率的、便利って、環境や見えている目線や能力によっても違うと思うので、社内社外ともにコミュニケーションの最適化には頭を悩ますばかりです。

まだ日々悩んでいるテーマなので、四方山するかもしれませんが、ご興味あればご覧ください。

そもそも何故メールじゃなくチャットツールが必要になったのか？

先にまず大前提を書いておきますが、私は断然メール派です。

新卒時代から、1日何千通とメールが来る環境で働いていたので、メールクライアントベースで大量に来るメールを自己処理できる能力がついています。

どんなに多くのメールが来たとしても、自分が返信しないといけないもの、自分が目を通しておいた方がよいもの、全く見る必要がないものを判断して処理できます。

私はチャットツールは、組織が無意識に増やしてしまった無駄なメーリングリストへのアンチテーゼとしてできたものだと考えていまして、メールで大量にやってくる情報処理を関係のあるものにフォーカスすることでシンプルにしたい、またやりとり自体を簡潔に処理したいという思いから開発が進んできたんだと思っています。

ただ、今の現状ってその思想に綺麗にあっているんでしょうか？

年寄りのたわごとなのかもしれませんが、個人的には単純に人の処理能力を落としているだけのような気がしています。

チャットツール発達の功罪

チャットツールによって、コミュニケーションの簡易化（やりとりの簡易化）、テーマごとの情報集約は出来るようになったと思いますが、その一方でチャットベースのコミュニケーションだけだと伝達力、情報共有力は落ちているような気がしています。

メールだと一回で終わるコミュニケーションを、チャットだと文章練らずにダラダラやっていたり、To Cc Bccによって情報共有とリスクヘッジまで一気に出来ていたものがやりにくくなったりしている感じです。

Cc、Bccを活用して、これは情報共有していますからね。という思いも込めて送っておく。またはこれを見て、仕事の仕方を勉強しておけよ。という思いを込めて送っておく。

みたいなところがメールだと自由にできていました。

ただ、チャットツールだとどうしても目的を優先したコミュニケーションになってしまい、スレッド単位だと情報共有のロスが起きやすいです。

また1回あたりのやりとりの情報量が少なく簡単にできてしまうため、どうしても情報が散漫になってしまい、瞬間的には早くコミュニケーション出来ますが、アーカイブとして見るには整理されていないということになってしまいます。

マネージャー側からするとこれが非常にやりにくく、情報共有の仕方を別途模索しないといけなくなってしまいます。

この辺は自分自身の力不足なのかなぁとも思いますが、ツール分かれて、スレッド分かれて、チャットも分散していると、1スレッドで管理できるメールとは労力が違うよなぁと思っています。

担当者同士のやりとりがブラックボックス化されていく。また過去の履歴を編集できるというのもチャットツールがどうもやりにくいと思う一面だったりします。

会社に求められるコミュニケーションツールの使い方と思想の説明

どのツールにも良い面、悪い面があるので使い方次第だとは思いますが、今後会社としては、自社がどういう方針でツール導入を進めているのかを従業員には共有しておく必要があるのだと思います。

使っているツールのメリット・デメリットを社員に説明し、それぞれのツールを利用した際に起き得るデメリットへの対応策をルール化することによって、より良いコミュニケーションを考えていかないといけません。

日々の業務の中で一番時間を使うのがコミュニケーションなので、ここを改善することが一番の業務改善につながりますし、それが組織としての血液の流れをよくすることに繋がっていきます。

それぞれのスキルによって目先では不自由に感じることも多くなるかもしれませんが、スキルアップすることによって解決することであれば、目線を高く持つ方向に組織を調整するべきです。

仕事を発注するポジションなのか、受注するポジションかによっても選べる戦略は違ってきますが、今の労働者保護の流れを考えるとルールに合わない会社とは仕事をしないというのも、経営者としては一つの戦略になってくる気もします。

今、ツールが溢れかえっているので、最終的にはもう少し淘汰されていくのだと思いますが、将来的に長く使われるツールを考えてどのように動いていくかを検討したいものです。

一般論での回答は導きだせませんが、せめて自社内だけでも、この辺の意識変革はもう少し進めてみようと思います。

それでは、皆様、良い三連休をお過ごしください！