簡単『業務の効率化』

一体何を効率化するの？

『業務効率化』ってよく聞きませんか？これって何を効率的にしてどんな状態にしたいのか定まっていないことがとっても多いんです。
『業務を効率化したい』と言葉にすると、何の業務なの？どのぐらい効率化したいの？現状はどうなの？
このようなことを考えずに効率化のフレームワークをいきなり使ったり、突然メスを入れ出したりすることがあります。

まずは大まかな見える化

まずは大きく業務を見える化をしてみましょう。例えば、緊急性と重要性の軸に分けることがよくあります。
次に、重要性の高い業務を洗い出し、さらに業務時間の長短に分けましょう。

上司と部下で同じものを作ってみよう

それぞれの業務をやる必要がありますが、管理者が部下の能力や仕事内容自体を把握していないこともあります。
そこで上司と部下同じものを作ります。上司が案外簡単だと思っていた仕事が、時間がかかってしまうこともあります。
まずはその認識の違いをすり合わせることが大切です。
次になぜそれが起こっているかを精査し、絶対に守らなければならないことを抑え、業務のボトルネックを洗い出しましょう。

まずは、一つずつやってみよう

ボトルネックを洗い出したら、それを改善したときの効果を計算します。
その仮説をもとに、まずは取り組んでみましょう。
仮説は必ず立てます。結果が得られたときに検証が出来るように。

さあ、まずはやってみましょう！