会員管理にExcelを使うリスクと課題
医学系の研究会や医学部の同門会の管理を担当されている皆様、今はどのように会員の情報を管理していらっしゃいますか？
大きな学会や研究会では、専用のシステムを開発して利用していたり、外部の業者に会員管理を委託していたりというケースが多いと思います。一方で、中小規模の研究会や医学部の同門会では、まだまだ紙のファイリングやExcelを利用して会員情報の管理を行っているところも多いかと思います。
特に正しい管理方法があるわけではありませんが、個人情報である会員情報の取扱いは本来は相当慎重になるべきものです。しかしながら、その他の業務が忙しかったり、緊急度が高くないと思っている場合が多く、どうしても対応が後回しになりがちです。
そこで、今回は研究会や同門会の会員情報をExcelで管理しているとどのような課題やリスクと直面するのかについて、安全管理上の問題点と運用面での課題の2つの面から考えてみたいと思います。
「Excelでの会員管理」の安全管理上の問題点
「個人情報保護法」という法律は多くの人が耳にしたことがあることと思います。
個人情報保護法は、2003年5月に公布、2005年4月に全面施行された、個人の権利利益を保護することを目的とした個人情報の取扱いに関する法律です。その後、ICT（情報通信技術）の発展などを背景に、2015年9月に改正法が公布され、2017年5月に全面施行されました。その後は3年ごとに見直しが行われることとなり、2020年の改正内容が2022年4月より全面施行されています。
2015年の改正法には、いくつかの改正内容が含まれていますが、その中の1つに「小規模取扱事業者への個人情報保護法の適用」というものがあります。
改正前の個人情報保護法では、適用の対象が5,000件を超える個人情報を保有する事業者のみでしたが、この改正法の施行により、保有している個人情報の数に寄らず「全ての個人情報を取り扱う事業者」に個人情報保護法が適用されるようになりました。
そして、この「事業者」には非営利組織も含まれるため、研究会や同門会なども該当します。
つまり、「うちは小さい会だから大丈夫」ということはなく、全ての個人情報を取り扱う事業者がこの法律に沿って個人情報を扱う必要があり、もし守れていない場合は指導や罰則の対象になることもあるということです。
当たり前ですが、研究会や同門会で管理している氏名や勤務先などの会員情報も立派な個人情報に当たります。
だからこそ、研究会や同門会の運営担当者は会員情報を安全に管理する義務があります。
以下は、個人情報保護委員会が制定した「個人情報の保護に関する法律についてのガイドライン」に記載されている内容と照らし合わせた際の、Excelで会員管理をした際の問題点です。
以上のように、Excelでの会員情報の管理は安全管理上の問題点がたくさんあります。つまり、Excelで会員情報を管理しているということは、大切な個人情報を日々色々なリスクに晒しながら管理しているということに他なりません。
「Excelでの会員管理」の運用面での課題
Excelでの会員情報の管理は安全管理上の問題点だけでなく、運用的な観点でも課題があります。
具体的には以下の3つのリスクについて、以下に詳細にまとめてみました。
・紙を介するリスク
・人的ミスのリスク
・情報の点在化のリスク
以上のように、Excelでの会員管理は運用面での課題も多く残っています。
そもそも、Excelは表計算ソフト
ここまでExcelでの会員管理の問題点を見てきました。Excelでの会員管理は安全管理上の問題点もあり、運用上も課題が多いことがお分かりいただけたことと思います。
そもそも、Excelというサービスは「表計算ソフト」として売り出されています。つまり、会員管理向けのシステムというわけではなく、多くの人が馴染みがあるからこそ、本来の目的とは違った会員管理という目的のために転用されているにすぎません。
「餅は餅屋」と言われる通り、どれだけ表計算ソフトであるExcelで上手に管理ができたとしても、やはり会員管理専用のシステムと比べると、後者のほうが安全に、かつ効率的に個人情報を管理できるのは間違いないでしょう。
「会員情報のシステム化」はどう進めればいい？
さて、ここまでお読みいただくと「リスクと課題があることはわかったけれど、会員管理のシステム化はどう進めればいい？」と疑問に思う方もいらっしゃるかもしれません。
会員管理のシステム化の進め方は、現在の運用方法と目指す目標によって異なります。事務局の担当者側の管理だけシステム化できればいいと考える方もいらっしゃれば、会員の情報更新や会費徴収までシステム化したいと考える方もいらっしゃいます。前者と後者では、具体的なシステム化の進め方や難易度は異なってきます。
しかしながら、ここでは一般的なオススメしたい流れを記載します。
Step1. 管理している会員情報の洗い出し
まず、現在管理している会員情報にはどういったものがあるかを洗い出します。氏名や勤務先という情報はもちろんのこと、過去のイベントへの出席状況や会費の納入状況なども管理されている場合が多いと思います。
複数のExcelファイルに情報が分かれているような場合には、全ての情報を認識できていない場合もあります。システム導入後に後からそういった情報が見つかると対応が大変ですので、早いうちに洗い出しておきましょう。
Step2. 会員情報を利用している業務の洗い出し
会員情報を利用している業務にはどういったものがあるかを洗い出します。
会員情報の更新以外にも、案内状の送付や名簿の作成など、様々なところで会員情報を利用していると思います。1年に1回や数年に1回などの頻度の低い業務も忘れずにメモしておきましょう。
Step3. 業務の再整理とシステム化する範囲の検討
Step2で洗い出した業務のうち、継続して対応することが不要な業務は辞めましょう。システム化するタイミングは無駄な作業を削減する良い機会でもあります。そして、残った業務のうち、現在の負担が重く、システム化する優先順位が高い業務を検討します。
Step4. システム化したい範囲をカバーできるシステムの選定
システム化したい業務が決まれば、後はそれが出来るシステムを探すだけです。予算の兼ね合いもあると思いますので、システム化したい範囲は費用面なども考慮しながら優先度を考慮して選定することをオススメします。
この流れで出来ていれば、システム選定後の運用も比較的スムーズに進むのではないかと思います。
医学系の研究会や同門会のシステム化は「Menergia」がオススメ
最後に宣伝させてください！
研究会や同門会で利用できる会員管理システムは既に多く存在しています。
その中でも、特にMenergiaをオススメしたい理由は3つあります。
①安全性が高い
クラウド上で会員情報の管理を行っており、セキュリティ対策も徹底的に行っています。一部は以下の記事でも紹介していますので是非ご覧ください。
②柔軟性が凄い
クラウドサービスは一般的に柔軟性には優れていません。
しかしながらMenergiaは、管理する項目を自由に何個でも追加できるなど柔軟性に富んでいて、各研究会や同門会にフィットするようなシステムになっています。
Menergiaの主な機能については機能紹介のページをご覧ください。
③圧倒的に安い
医学系の学会で利用されているようなシステムは初期費用で何百万円、運用費用で月に何十万円というようなサービスも多々あります。
一方で、Menergiaは大変安価に利用いただける価格設定にしています。
詳細は契約プランのページをご覧ください。
他にも、会員情報の履歴管理ができたり、オンラインで会費徴収ができたり、会員への一斉配信ができたりと、研究会や同門会の管理に役立つ便利な機能を沢山搭載しています。
もし興味をお持ちいただけましたら是非お問い合わせください。
また、無料トライアルも行っておりますので、操作感を試されたい場合は是非お試しください。
FAXや紙での連絡やExcelでの管理は「令和」の時代には馴染みません。
今こそ、研究会や同門会の運営もペーパーレスで効率化してみませんか？
その他、各種SNSでも情報を発信中です！よければこちらもチェックしてみて下さい！
✅Twitter
✅Facebook
✅Linkedin
この記事が気に入ったらサポートをしてみませんか？