エクセルＢＩに挑戦＿ピボット君の感動実践術①最終レポートで使うには！
１．ピボットテーブル「呪い」を解いても・・
ｎｏｔｅマガジン ２６，０００ビューを突破しました。
第１位の「集計が合わない」 ８，０００ビュー
第２位の「コピーして使うには？」 ３，９００ビュー
最近では、１位と２位の差がほとんどありません。
ピボットテーブルの「呪い」は「特性」を理解すれば解けます！
「コピーの呪い」を解いても、最終レポートに使えない！
それって、後遺症？
ピボットテーブルをコピーします。
範囲・全部＝すべて貼付け ピボットテーブル でデータ分析可能
範囲・部分＝すべて貼付け 値になり、データ分析不能になります。
これが、「コピーの呪い」です！
ピボットテーブルのコピー・貼付けを、値・書式 にすると、
保護が解除されて、自由に編集できるようになります。
この特性を意識して、気を付けて使いましょう！
しかし、コピーして編集等ができても、最終レポートとして使うのは
容易ではありません！
「コピーの呪い」には、最終レポートに使えない！
という困った「後遺症」があるようです。
（5）「デザインの呪い」にも「後遺症」がありました！
２．最終レポート「後遺症」の犯人は？
「最終レポートに使えない」 何度も作り直すのは？
ピボットテーブルだけでなく、Ｅｘｃｅｌでも発生してます！
ピボット君は、エクセルＢＩの達人で、変身します！
①名探偵 ピボン 呪い＝謎解きの推理力
②魔法使い ピリー 魔法のマウス
③秘密の扉 ピボえもん 夢を叶える隠しメニュー
名探偵ピナン君に「謎解き」に挑戦してもらいます！
① Ｅｘｃｅｌ＝データ参照・集計
表計算ソフトの歴史は、４５年になりました。
みなさんが使っているＥｘｃｅｌも、３０年です。
表計算はレポート作成を目的にしています。
各セルに、データを入力する、数式で「集計・参照」が主役です。
・S ｕｍｉｆｓなどの様々な関数
・数式で他のセルの情報を参照
・ピボットテーブル・・呪い罹ったまま
見てもらう人に「最適のレポート」を作成します。
見栄え＞情報＞作業
最近は、新関数で、さらに高度なデータ集計・参照ができますが、
集計対象の指定・変更を随時行う必要があり、
繰り返し利用には、マクロ・プログラミングなどの習得が必要です。
②ピボットテーブル 「データ分析」の専用ツール！
ピボットテーブルは、Ｅｘｃｅｌの固有ツールではありません。
１９８６年前に、ピト・サラス氏が発明したデータ分析ツールです。
ピボットテーブルは、分析するデータを、パソコン・メモリに読みこんで、
マウス操作で、列単位の集計・表示をくり返し・更新することができます。
ピボットテーブルの特性を理解＝「呪い」を解いて使いましょう。
「実践事例」の紹介が少ないのが、本当に残念です。
「最適のデータ分析」＝情報を得ることを重視します。
情報＞見栄え＞作業
ピボットテーブルをコピーすると、さらに活用が広がります。
ピボットテーブルとして使う ・・ 「最適データ分析」
レポート利用として使う ・・ 「Excelレポ―ト」
③「データ分析」から役だつレポートに
表計算ソフトのレポートというと、
〇決められた様式でデータを集計・まとめて報告
というのが、
ＩＴ化が進み、「データ分析」「情報化」を反映した
レポートの報告に変わってきました。
私は、「データ分析」には、３つの要件が必要と考えます。
①全体・個別、マクロ⇔ミクロ
②比較
③要因解析
①全体・個別、マクロ⇔ミクロ
先ず、全体の把握をして、報告レポートを作る必要があります。
個別のデータを集計したレポートは「正しい報告書」でも、
全体のデータと整合性がとれないと「不正確な情報」になります。
②比較
時系列、予算・実績管理、様々な項目での対比 で分析すると
「情報」が明らかになってきます。
③要因解析
売上高の増減では、数量差・販売価格差に、要因分解できます。
さらに、数量差は、部門別、地域別、商品別など・・掘り下げできます。
要因解析から、具体的な課題＝「情報」が明らかになります。
最終レポートで利用可否は、このデータ分析で決まります。
⇒ピボットテーブルが原因ではありません。
３．情報完成度を上げよう！
データ分析で役立つ「情報」を報告するレポートでないと、
「レポートの作り直し」を何度も行う必要になります。
Ｅｘｃｅｌ主体では、データ分析の要件を満たすのは、
大変ですが、ピボットテーブルを活用すると、容易です。
夢を叶える秘密のメニュー「ピボえもん」
魔法のマウスを使う「魔法使いピリ―君」が、活躍します！
(1) データ分析・・ピボットテーブル
ピボットテーブルは、保護されているので、直接編集はできませんが、
データ分析の完成度を上げるのが、ベストです！
「ダッシュボード」は、ピボットテーブルとグラフで作成できます。
欲しい情報を得られるように「分析を繰り返す」使い方です。
【ピボットテーブルの情報完成度を上げる３つの方向】
(1)個々のピボットテーブルの改良・・マクロ⇔ミクロ、比較
⇒ ピボットテーブルをコピーして追加・分析
(2)ピボットテーブルの値・書式をコピーしてレポートを加工
(3)元データの改良 ・・比較、要因解析
(1)個々のピボットテーブルの改良
集計方法 ・・ 合計、個数、最大・・
計算の種類 ・・ 累計、差分、比率・・
集計フィールド・・ピボットテーブル内に、数式の組み込み
さらに、デザインを「なし」にして、ユーザー独自の色付けなどをすれば、「最終レポート」として、十分に利用できます。
◎ピボットテーブルをコピーすると、様々なレイアウトでの分析や、
ダッシュボード化などの「情報完成度」が向上します。
毎月、毎週の定例レポートなら、多少の見栄えよりも、
作業負担の軽減を優先することをお薦めします。
「最適データ分析」をしましょう。
(2)Ｅｘｃｅｌでレポート補完
ピボットテーブルの完成度が上がっても、満足できない人は、
ピボットテーブルをコピーして、⇒「値・書式 貼付け」で、
非保護にすれば、加工が可能になります。
ピボットテーブルではないので、Ｅｘｃｅｌの機能で
思う存分活用してください。
他のレポートに、ピボットテーブルのデータを参照する方法は、
GETPIVOTDAT関数、数式参照の２種類です。
①GETPIVOTDAT関数 ・・ ピボットテーブルの行列を指定して取得
検索条件を指定すれば、随時最新データで参照できます。
②数式参照 ・・ Ｅｘｃｅｌの数式参照と同じ方法です。
ピボットテーブルを変更すると、位置がズレるので、要注意です。
(3)元データ パワークエリ
新ソースでピボットテーブルを作成する
レポートに利用、新ピボットテーブルに利用の２つです。
新ピボットテーブル、ピボットグラフに利用する
１つのピボットテーブルだけで情報を得ることは、容易ではありません。
ピボットテーブルで集計した結果を、「直接」ピボットテーブルで分析す
ることはできません。
私は、「マルチ・ピボット」という利用法を使っています。
①範囲 ・・名前で新・ピボットテーブルに
②列範囲・・パワークエリ で 新・ピボットテーブルに
４．目指すは、エクセルＢＩです！
ピボットテーブルの呪いを解いたら、エクセルＢＩに挑戦しましょう！
ピボットテーブル、パワークエリの理想的な組み合わせに、
Ｅｘｃｅｌの「良いとこどり」で、実現します！
ピボットテーブルとパワークエリは、マウス操作だけで、
関数・マクロをほとんど使わずに、データ分析を可能にします。
それだけでは、理想のレポートにはなりません。
Ｅｘｃｅｌの便利な機能と組み合わせて使いましょう！
コピー機能、テーブル機能、条件付き書式などで、
「情報完成度」を向上することができます。
Ｅｘｃｅｌの資格取得は必要ありません。
実践で必要な機能だけで十分です！
実践事例を参考に、試して使ってみましょう。
ＰｏｗｅｒＢＩなどのＢＩツールの習得や、
関数・マクロなどＥｘｃｅｌの習得は、
覚えたり入力することが多く、ハードルが高いです。
エクセルＢＩは、マウス操作主体で、習得が容易です。
使って、慣れて、使いこなす「実践術」です。
是非、みんなで、エクセルＢＩ＋Ｅｘｃｅｌの良いとこどりで、
楽しみましょう。
５．メンバーを募集しています！
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