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【自治体でChatGPT】AIに昼当番のスケジュールを作ってもらおう!

目黒区 データ活用チームの武山です!

自治体の皆さんは、昼当番ってありますか?

多くの職員が昼休みに入る時間帯(12:00~13:00)に、途切れることなく窓口業務を実施したり、電話対応をするために、課やチーム内で休憩をずらしてとる制度のことです。

ChatGPTにも説明してもらいましょう。

お願いします!

区役所の職員における昼当番の仕事について説明して

出てきた説明は…。

区役所の昼当番の仕事について箇条書きでまとめます。

- 午前中に来庁できなかった住民や手続きの取次ぎなど、緊急や急を要する業務を担当する。
- 来庁した住民の相談や手続きを受け付け、問題があった場合は専門職員に引き継ぎます。
- 行政サービスや手続きに関する説明や案内を行う。
- 書類の作成や発行、証明書の発行を行う。

ChatGPT

窓口業務が中心の説明となりましたね。実際は、人事や情報システムといったバックオフィス系の課も、しっかりと当番を用意しています!

今回は、この昼当番のスケジュール表を、生成AIに作ってもらいます!
毎月コピペでExcel表を作っている若手職員の皆さん、ぜひ参考にしてみてください。


1.プロンプトを作る

まずは、「プロンプトを作るためのプロンプト」でAIを呼び出してみましょう。
こちらのプロンプトは、以前の記事で紹介しています。


さっそくAIからリアクションが返ってきました。

はい、わかりました。最初の応答をお待ちしています。

ChatGPT

こちらがやりたいことを伝えます。

職員の昼当番表が作りたいのよ

うっかり余計な語尾がついてしまいましたが、意味は通じたようです。

ありがとうございます。明確なニーズに基づいて素晴らしいプロンプトを作りたいと思います。以下の質問にお答えいただけますか?

1. どのような職員に対して昼当番リストを作成したいですか?

2. どのような業務が昼当番に必要ですか?

3. 昼当番期間はどの程度の期間でしょうか?例えば、週1回、月に1回、あるいは緊急時に決まった職員が当番となるシステムなど。

ChatGPT

いい感じの問いかけが返ってきましたね。
こちらを元ネタにして、プロンプトを作ってみます。

プロンプトの作成にも少し慣れてきたので、やや本格的なプロンプトにしてみましょう。

AIからの返答をもとに、プロンプトに必要な項目を整理していきます。

  • 昼当番を担当する職員リスト

  • 昼当番表で行う業務内容

  • 割当てのルール

  • 対象となる期間、曜日

整理した項目を、プロンプトに落とし込んでいきましょう。

さらに、最終的にはExcelで表にしたいので、「表形式での出力」もプロンプトに組み込みます。

【プロンプト案その1】

下記条件を踏まえて、昼当番リストを作ってください。
条件の内容を厳格に守り、Excelの表形式で出力してください。

###条件
期間: 2023年8月1日(火)~2023年8月31日(木)
項目: 日付 曜日 職員名1 業務内容1 職員名2 業務内容2
職員名: 白鵬 旭鷲山 豪栄道 鶴竜 水戸泉 曙 貴闘力
業務内容: 電話当番 窓口対応

・毎日2人を選出。業務内容を2人どちらかに割り当て。
・土曜、日曜、祝日はのぞく。

2.実際にスケジュールを作ってみる


先ほど作ったプロンプトを、AIに投げかけてみます。

スケジュールが出力されました。

以下が、期間:2023年8月1日(火)~2023年8月31日(木)における昼当番リストです。Excelの表形式で出力いたしました。

日付 曜日 職員名1 業務内容1 職員名2 業務内容2
8月1日 火 白鵬 窓口対応 旭鷲山 電話当番
8月2日 水 豪栄道 窓口対応 鶴竜 電話当番
8月3日 木 貴闘力 窓口対応 白鵬 電話当番
8月4日 金 水戸泉 窓口対応 白鵬 電話当番
8月7日 月 旭鷲山 窓口対応 豪栄道 電話当番
8月8日 火 鶴竜 窓口対応 水戸泉 電話当番
8月9日 水 曙 窓口対応 貴闘力 電話当番
8月10日 木 白鵬 窓口対応 旭鷲山 電話当番
8月11日 金 豪栄道 窓口対応 鶴竜 電話当番
8月14日 月 白鵬 窓口対応 曙 電話当番


~以下略~

ChatGPT

このままですと目で見てわかりにくいので、エクセルに貼り付けてみましょう。表形式で出力してもらっているので、そのままコピー&ペーストが可能です。

出力結果をExcelに貼り付け

いい感じに出力されましたね~

でも!

ちょっと待ってください! 出力された内容をきちんと確認しましょう!

●【ツッコミポイント】日付が違う

2023年の8月11日(金)は、山の日で祝日ですよね。
リストから外す必要があります。

【注意】
ChatGPTは、曜日や祝日をよく間違えます!
出力された結果はしっかりと確認しましょう!

●【ツッコミポイント】回ってくる順番が違う

職員の割当に法則性がなくランダムに配置されているので、白鵬さんは5回もやっているのに、水戸泉さんは2回しか回ってきていません。
ローテーションを適正化する必要がありますね。

【注意】
ChatGPTは、ルールをきちんと指定しないと超テキトーに作業します!
間違えてほしくないことはしっかり指定しましょう!

3.最終的なプロンプト

最終的なプロンプトはこんな感じです。

ローテーションをリスト記載の順番どおりとすること、祝日である「8/11」を確実に除くこと、を追記しました。

【プロンプト案その2】

下記条件を踏まえて、昼当番リストを作ってください。
条件の内容を厳格に守り、Excelの表形式で出力してください。

###条件
期間: 2023年8月1日(火)~2023年8月31日(木)

項目: 日付 曜日 職員名1 業務内容1 職員名2 業務内容2

職員名: 白鵬 旭鷲山 豪栄道 鶴竜 水戸泉 曙 貴闘力
ローテーションは記載の順番のとおりとすること。

業務内容: 電話当番 窓口対応

・毎日2人を選出。業務内容を2人どちらかに割り当て。
・土曜、日曜、祝日(8/11)はのぞく。

出力された結果をExcelに貼り付けると…。


最終的な結果をExcelに貼り付け

きちんとした見た目のお昼当番表が出力されましたね!
これで、コピペ地獄からの脱出が見えてきました!

4.まとめ

今回は、ChatGPTに助けられながら、本格的なプロンプトを作ってみました!

月に1度やらなければならない作業なので、AIを活用して業務効率化を目指していきましょう!

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