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参加者満足度100%のFamily Dayをゼロイチで立ち上げてみた / 社内イベント担当者必見!感染症対策・運営のコツ


先日のハロウィン当日10月31日に実施し、参加者満足度100%の大成功を納めたファミリーイベント「Halloween Family Day」。

5期目のベンチャーフェズにとって、このようなファミリーイベントは初めての試み。企画~準備~当日までどのように創っていったのか、大公開しちゃいます。

各ステップの各論を明らかにし、同じようにイベント企画をする方のお役に立てるような内容を目指しました。

「社内イベントってどこからどうすれば…」
「このご時世にオフラインイベントなんてできるの…?」
と、悩めるあなたの参考になりますように*


1.Before→Afterを具体的にイメージ

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お子さん「会社でがんばるパパ/ママってヒーロー!かっこいい!」
パートナー「素敵な会社と仲間!周りからこんなに信頼されてるんだ。応援したい」

この実現によって、毎朝の送り出しが「今日もがんばってね!いってらっしゃい♪」と笑顔に変わることで、パパママ社員の生産性向上にもつながると想定し、走り出しました。

2.実施日の決定

今回はこんなスケジュール。
10月頭起案→2日後実施決定→実施10/31(土)

大企業であれば起案から実施決定まで1カ月、準備2カ月といったところでしょうか?

急成長ベンチャーの弊社フェズでは、CHROの林が「お子さんの仮装が正義!ハロウィンにやる!」と、スピード感抜群の意思決定をしてくれたので、スピード感抜群で実施できました。
(「クリスマスでもサンタ仮装できますけど…」と提案したのは秘密)

準備に時間が必要と思っているあなた、大丈夫です。
決まればあとはやるだけ。まわりを巻き込み、必ずできます。

3.スケジュール設定

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ガントチャートを使って実施までのTODOを洗い出し、いつやるか・いつまでにやるかを決めておきましょう。

画像を見て分かる通り実際の動き出しは10/12。
15営業日で実施までこぎつける必要があったのでこのガントチャートはかなり重宝しました。

複数人でプロジェクトを進める時、to doが多い時におすすめです。
※注意:進捗をこまめに更新しないと形骸化する

4.コンテンツ決定

上段設計と実施日・スケジュールが決まり、あとはAfterの姿を実現するための目玉コンテンツを決めていきます。

以下の2点の切り口で考えました。

①お子さんが楽しめるゲームや遊び
②パパママ社員/パートナー・お子さんに感謝を伝える

ポイントは「自分の心がわくわくするか?参加者の笑顔が目に浮かぶか?」

陥りがちなのが、
「コンテンツ・・・ゲーム・・・ごはん・・・(悩)」
「準備期間が短い・・省エネにしなきゃ!!!!(焦)」

でも、主催者が楽しくないイベントに来た参加者が楽しめるはずがないですよね。

シンプルに心がわくわくするもの、「これをやったら〇〇さんが喜びそうだな~!」と思えるものをたくさん案出ししていきましょう。

クリエイティブなインターン生がコラージュで景品屋台を提案してきたり

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お買い物体験ゲームの仮想通貨を即席で作ってみたりw

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この段階、かなり楽しかったです!笑

決定したのは以下の2つ。

①お子さんが楽しめるゲームや遊び → 「エコバック作り」

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コットンのエコバックに布用クレヨンと布用シールを使って好きなようにデコレーションしてもらいました。

*使用したもの*
無印良品・エコバック(A5)

無印良品・布描きクレヨン

NUNODECOシリーズ(ステッカー) テープのものとシールのものhttps://item.rakuten.co.jp/pinkmonkey/c/0000001331/

※定着にアイロンが必要だったので私物のアイロンを持参。高温になり危ないので、会議室ひとつをアイロン専用ルームとした。



②パパママ社員/パートナー・お子さんに感謝を伝える
「●●さんの好きなところ・いいところカードの贈呈」、お子様にお菓子セットのお渡しと記念撮影

パパママ社員と支えてくれるご家族、どちらにも感謝を伝えたい。
誰が見ても嬉しいものって何だろう…?

と考えた結果、「●●さんの好きなところ・いいところ」を同僚から集め、働く姿の写真と共に色紙にまとめることにしました!

みんなの前で表彰されるパパママを見た子ども、
メンバーからのメッセージで働きぶりと信頼が伝わるパートナー、
みんなが嬉しくなれる!!!と、我ながら名案でした。

GoogleFormで集めるのがおすすめです。

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また、ハロウィンにちなんでお子様にはお菓子詰め合わせをプレゼント。
可愛い仮装姿での家族写真も思い出になればと思い、ひと家族ずつお渡ししていきました。

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5.事前準備

□ケータリングの準備
感染症対策の観点から、個包装になっているものを選びました。なかでもハロウィン限定プランで可愛いカップケーキとお子様向けプレートがあるマンチーズケータリングさんに決定。

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□参加者の把握
名前・お子様の年齢・アレルギーの有無と種類
当日の受付でも使用できるように作っておく。

□会場レイアウト

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オフィスのオープンスペースを有効活用し、飲食歓談スペース/エコバック作りスペース/乳幼児向け地べたで遊べるスペース※を用意。レイアウト変更を人に頼むと想定して簡単にでいいので設計図を事前に作成しておく。
※ジョイントマットを購入


□お子さん用名札

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厚紙にカボチャを張り付ける→名前の紙を3色分用意し色を選んでもらう→その場で貼り付け→養生テープを輪っかにして服に貼る
※お子様の年齢にもよるが、幼稚園以下の場合は3色必要なし。
また、動き回るので最後まで名札をつけていた子は数名(笑)

□お菓子詰め合わせ

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市販のハロウィン詰め合わせセットはお菓子の内容があまり魅力的でなかったので、スーパーでハロウィンパッケージのお菓子を購入し100均のラッピングに詰め合わせました。

□会場飾り付け
道具はすべて100均で購入!
ハロウィン用のかぼちゃ風船×5、パール色風船セット、ハート型風船、お花紙などを駆使して可愛く飾り付けました。華やかに!
購入するときは少し多いかも?くらいで丁度いいです。
また、事前や当日に社員が飾り付けグッズを差し入れてくれたのでさらに華やかになりました。
(前日の夜に駆けつけてくれたインターン生×3名のおかげで楽しく準備できました。ありがとう。)

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※また、100均で購入したシール帳、塗り絵、ボーリング、お医者さんセット、絵本は意外と重宝しました。エコバックを作れない赤ちゃんや、作り終わった子に遊んでもらえました。

□カード作成
Googleフォームで集めたメッセージを印刷→可愛くデコレーションして色紙に。こういう作業が大好きなので1人でやった結果、当日の朝まで終わらない事態に陥ったので、誰かを巻き込むことをおすすめします(笑)

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□大人用仮想グッズの用意
大人は仮装が恥ずかしいのを見越して、簡単にかぶれるカチューシャや帽子を用意しておきましょう。お渡しすると意外と付けてくれます。

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※ちなみに、全員で仮装してくれた最高のご家族もいました。

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6.コロナ対策

□体温計の準備
参加者の検温を実施しました。

□空気清浄機のフル稼働
オフィスにあるありったけの空気清浄機をオープンスペースに集結させました。※コードでお子さんが転ばないよう養生テープで固定。

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□できる限りの除菌
使用する備品・会場・流し・お手洗いの掃除と除菌を行いました。また、いたるところに除菌シートを消毒液を用意。

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□個包装ケータリングの採用
前述のとおり

7.当日準備

□当日の買い出し
飲み物(ジュース・お茶)、おにぎり・惣菜、インスタントコーヒー
※お惣菜を冷蔵庫で保管したところ出し忘れるという事件が発生(笑)
※バタバタざわざわするのでインスタントコーヒーは手つかず

□最終掃除
トイレ、流し等の掃除と除菌をもう一度!

□BGM
自宅からスピーカーを持参しハロウィンらしい曲を流し続ける
※途中からざわつくので全く聞こえなくなる

ここまでくればあとはみんなの到着を待つだけ!
相方のゆーきちゃんと写真を撮る余裕も生まれます(笑)

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8.当日の運営

□タイムスケジュール
時間どおりには動けないお子様を想定し、あえてざっくりにしました。

10時半ごろ 集合
11時過ぎ~ エコバック作り
12時ごろ  ごはん →落ち着いた頃合いにカードを渡すセレモニー
→集合写真撮影
→自由解散

□社員の協力
当日は子どもがいない社員も参加してくれたので、写真撮影やエコバック作りの補助等をしてもらいました。(正確に言うと、事前にお願いしていなかったが率先して動いてもらった。)
実際、ひとりで回すのには無理があるので本当に助かりました!

□集合写真を忘れずに!
思い出を形に残しましょう!
ただしお子さまの集中力は短いのでスピードが命。
大人の力を存分に借りて整列しましょう。

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9.実施後

□後片付け
こちらも社員の協力を得ましょう!
継続して使用できそうな備品は厳選して倉庫にしまいましょう。
当日駆けつけてくれた社長やメンバーがこれまた事前に依頼しなくとも助けてくれました。
(片付けの前に独身メンバーで撮った集合写真w)

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□写真の共有
イベント終了後、できるだけ早く写真を共有しましょう。
※こちらも、お願いしなくてもすぐにやってくれました。

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□参加社員へのアンケート実施
満足度・ポジティブFB・ネガティブFB・また参加したいか?の4点を調査。
(今回は満足度100%にすることができました!)

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□全社への報告
参加していない社員にもイメージがわくように、写真をふんだんに使って全社に報告しましょう。弊社では毎週月曜日に全社参加の朝会があるので、そちらで報告しました。

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10.イベントを振り返って

こうして、初めてのファミリーデイは満足度100%で幕を閉じることができました。今後もフェズの大切なイベントとして継続して実施していきます。

よりよいイベントを作るために、事後アンケートや自身の所感を踏まえて、次回やるならここを変える、という改善点を記しておきます。これから企画される方は参考にしてみてください。

・お子様向けのおやつは乳幼児が食べられるものも用意する
・仮装への着替え部屋、搾乳ルーム等を用意する
・”家族同士で交流が生まれるイベント”を設定してもよかった
・普段の働く様子が分かるスライドショー等を流してもよかった
・遠方で働くリモート社員と繋がるオンライン企画も実施検討

・子どものいない社員にもっと来てもらえるようにする(ファミリーデイと銘打つと独身・子どものいないメンバーは来にくくなる。イベントの目的をしっかり伝えること、「誰でもウェルカムなイベント!メインはご家族への感謝とおもてなし」という順番で伝える
・当日のタスクを想定して事前に当日来れるメンバーに依頼しておく(善意あるメンバーだらけで救われた)
・買ったお惣菜を出すのを忘れない(笑)

11.最後に

【ベンチャーで信頼され働くママパパ社員には、ぐっと踏ん張っていただかなければいけない場面もある】

だからこそ、
社員を支えてくれているご家族へ感謝を伝えたい、
いつも頑張ってくれている社員に感謝を伝えたい、
みんなで楽しい時間を過ごしたい!

という想いで企画したこのイベント。

「こんな飾り付けをしたらお子さんは喜んでくれるかな…」
「このカードを見た●●さんはこんな顔をするだろうな…」
色んな想像をしながら準備をした期間と、待ちに待った当日が本当に楽しく、幸せな時間でした!

企画している私を含め社員の側も、「ご家族あっての社員」をあらためて実感することができ、一体感をさらに高めることができたと思います。

関わった誰もがハッピーになれるイベント。大成功でした!

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ファミリーイベント実施に疑問がある経営者の皆様、
イベント企画にいまいち気持ちが乗らない担当者の方、
家族から「行こうよ」と言われて躊躇しているパートナーの方、
イベントへの協力を依頼されてめんどくさいと思っている社員の方、、

この記事を読んで少しでもポジティブな捉え方に変わっていたら嬉しいです。


※イベント発案のきっかけや会社としてのイベントの位置づけにも熱い想いが込められています。以下フェズ公式noteをご覧ください!

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15卒/大手日系メーカー(教育研修/管理会計)⇒20年4月〜株式会社フェズ人事部/ 私から見たフェズのこと、趣味のランニングや徒然日記**/人事・広報の仲間が欲しいです(^^)

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