固定観念で思わぬ落とし穴でやる気低下していませんか？

業務を効率的にするためにはルールが必要と強く感じています。
それは、毎日同じことをするのであれば、頭で考えなくても行動できるようになれば、より楽に、より早く作業もすることができるからです。

また、一人ではなく組織で考えた場合、意思疎通や、上司の考えを読み行動をするのは個人にかかる負担も非常に高くなります。
それを常時すると考えるだけでも多大なストレスを感じますし、そのストレスを与えている張本人はそれに気づくことはありません。
それが余計にストレスだったり。。。

組織が大きくなればそういった仕組みは、より必要になると思います。

その理由で個人的に一番のメリットは「頭を使わない=判断を減らす」と考えています。

組織として考える利点は次のようなこと考えらます。

• ミスを減らす

• 誰でもできるようにする

• 業務効率を上げる

などなど。

ただ、そういった仕組みが大好きな私ではあるものの、最近この固定観念が原因で作業効率が下がっていたことに気づきました。

それは、仕組みで解決したいことが増えてしまったために、作業するために工程が増えてしまったことです。
億劫になり、やる気も低下。。。

それはとある資料を作成するときに気づくことが出来ました。
私の資料を作成するときの工程としては、次の通りです。

• 調査する

• テキストに文章を書く

• 調査する

• 文章に問題がないかを確認する

• パワーポイントに貼り付ける

• 装飾する

  • 画像を入れる

  • 文字の装飾をする

ここで私が問題に感じていたのは、テキストに文章を書いているときに、イメージする画像がすぐに貼り付けることが出来ないことです。
"後で～"と思いますが、いざ貼り付けるときがきたら、どういった画像を貼り付けるかで悩んでしまいます。

それでも、文章を書いていたときに"何かを思いついた"ということだけが記憶されています。

とても持ったいない気持ちになります。
文章を書くときに次に同じことがあると、画像だけを作成して置いておくものの、どこで使用するものか分からなくなったりも。。。

それで文章を書いているときに、画像がすぐに挿入出来ないけど思いついたことを覚えて置かなければ二度手間になると思い、頭の片隅に置いといたり、メモ書きするも、必要なときにそれを使わえないこともあります。

理由は、忘れてたり、書いたことは覚えているけどどこに保存しているか忘れたり、見つけても何を書いているか分からなかったり。。。
といろいろと問題があります。

そこで「ハッ」と気づいたことありました。
「パワーポイントに直接作成すればよいのでは？」
ということでした。

そもそも、メモを書くことが時間の無駄なのです。
人は一日に判断できる数は決まっているらしいので、不要な判断は避けたいですよね。

今回の気づきからわかったのは、作業をするのに工程が多すぎると途中で挫折しやすくなります。

小さいことですが、「これは、今の工程で作業することではない」と、せっかくひらめきが後回しになり、そのまま消滅することも多々。

具体的には工程ではなく、使用している媒体に問題があり、電子データなら直接清書で使用する媒体を使ったら、気になったも、画像もすぐに対応することが出来ます。
実際パワーポイント（Office製品）の機能もメモすることも出来ます。

仕組みが全ての作業に対し効率が期待できるものではなく、適切に仕組みづくりをしないと、逆に非効率になってしまうことに気づいた今日このごろです。

特に私と同じ固定観念にハマっている人がいたら、抜け出すためのヒントになれば嬉しいです。