【会議革命】ムダな会議をゼロに！効率化のフレームワークを徹底解説
現代のビジネスシーンでは、無駄な会議に多くの時間が取られがちです。しかし、パレートの法則に沿えば、会議時間の20%が不要であり、削減することで（人数×削減時間）分だけ業務効率が向上するとされています。この記事では、会議を効率化し、決定事項と行動計画に集中するための具体的な「5W1H MEETING」フレームワークをご紹介します。
「5W1H MEETING」フレームワークの3つのフェーズ
フェーズ1：準備 - 会議の目標と参加者の役割を整理
フェーズ2：進行 - 決定事項に集中し、無駄を省く
フェーズ3：フォローアップ - 会議後の行動計画を可視化
この3段階のフレームワークを活用することで、会議前・中・後のアクションが明確化され、チーム全体の生産性が大幅に向上します。
この記事を読むと、会議で何を決め、会議後に何を実行するべきかが明確に理解できるようになります。次回の会議に使える、ワード形式とエクセル形式2種類の「5W1H MEETING」をダウンロードして会議の効率を劇的に高めていきましょう。
会議を効率化するための基本ポイント
会議をただの「時間消費」から「決定と行動の場」に変えるためには、事前準備や進行方法を意識することが重要です。「5W1H MEETING」フレームワークを活用すれば、会議を3つのフェーズに分け、不要な時間を削りつつ、具体的な行動計画を立てることが可能です。
会議の目的を事前に明確化する
会議の開始時に、参加者全員で目的を共有します。会議で「何を決めるべきか」を明確にすることで、議論がぶれずに進行します。5W1H MEETINGフレームワークに基づいた議題設定
会議前に「5W1H」の視点で項目を整理しておくことで、無駄な時間を削減し、議題に対する理解が深まります。役割分担と議論の効率化
会議の進行役や意見のまとめ役を決めることで、議論が本質に集中し、効率的に意思決定が行えるようになります。
5W1H MEETINGフレームワークを使った具体的な会議の進め方
5W1H MEETINGフレームワークは、会議を「準備」「進行」「フォローアップ」の3フェーズに分けて効率化します。このフレームワークに沿って会議を進めることで、不要な時間を省き、具体的な行動計画に基づいた結果を生み出すことができます。
これをダウンロードしてメンバーと使えば、会議回数×会議時間×人数×人件費を一瞬で削減できるようになっています。フレームワーク（ワード版・エクセル版）には解説も入っておりますので、カスタマイズしてご活用いただけます。
ダウンロードリンク
（ワード版）
（エクセル版）
フェーズ1：準備 - 会議の目標と参加者の役割を整理
What（何を決めるか）
会議のゴールと議題を明確にします。
例：「次期プロジェクトの優先タスクを決定する」
Why（なぜその議題が重要か）
会議の目的を共有し、参加者全員の意識を統一します。
例：「プロジェクト成功のために優先順位を確認する必要がある」
Who（誰が参加するべきか）
意思決定者、意見提供者、議事録担当者など、必要な参加者を選定します。
When（いつ開催するか）
適切な日時を設定し、無駄のないスケジュールで進行できるように調整します。
Where（会議場所または形式）
オンラインまたは対面で行うかを決定し、必要に応じてツールや場所を確保します。
How（進行方法や資料の準備）
アジェンダや関連資料を事前に配布し、参加者全員が事前準備できる状態を整えます。
フェーズ2：進行 - 決定事項に集中し、無駄を省く
What（決定事項の確認）
議題ごとに、何を決めるかを再確認し、具体的な決定を明確にします。
例：「次期プロジェクトでの優先タスク」
Why（なぜその決定が必要か）
決定の背景や根拠を説明し、参加者の理解を深めます。
Who（誰が責任を持つか）
行動計画ごとに担当者を決め、会議後のタスクが明確になるようにします。
When（完了期限）
各タスクの完了期限を設定し、スムーズな進捗管理を行えるようにします。
Where（行動実施の場所）
行動計画を実施する場やシチュエーションを明確にします。
例：「顧客への共有は来週の定例ミーティングにて」
How（具体的な実行方法）
タスクごとの実行手順やプロセスを決定し、行動に移しやすい形にします。
フェーズ3：フォローアップ - 会議後の行動計画を可視化
What（行動タスクの明確化）
決定したタスクをリスト化し、会議後の行動が分かりやすいようにします。
Why（タスクの重要性）
各タスクの意義を再確認し、関係者にその重要性を認識させます。
Who（担当者の確認）
タスクごとの担当者を再確認し、役割分担が明確であることを確認します。
When（完了期限の再確認）
タスクごとに再度期限を確認し、進捗の遅れを防ぎます。
Where（進捗の共有場所）
進捗状況を共有し、進行を把握できる状態を維持します。
How（詳細な手順やサポート体制）
タスクの実行方法や必要なサポートがあるかを確認し、担当者がスムーズに行動できるようにします。
この「5W1H MEETING」フレームワークを活用することで、会議の準備から進行、フォローアップまでを効率的に進め、行動につなげることができます。
効率的な会議運営のための行動リスト
会議の目的とゴールを最初に共有し、全員が理解しているか確認。
「5W1H MEETING」を活用して、議題と行動計画を具体化。
決定事項や行動計画を議事録に記録し、タスク管理ツールで進捗をフォローアップ。
会議録音から議事録作成、などを行うツールもあります。
ただし無料版は間も無く終了です。
2025年春頃：正式版「LINE WORKS AiNote」有料プラン リリース
ChatGPTでまとめる場合、下記のプロンプトを参考に、行動計画を生成する方法もあります。※情報をオンラインに上げるので、セキュリティーにはご注意ください。
下記はプロンプト
会議録音を基に、次の手順で情報を整理してください。
手順
会議で議論された主要なトピック、決定事項、具体的なタスクを整理してください。
5W1H フレームワークに基づいて、会議中に決定された事項を以下の要素で明確化してください。
5W1H要素
What（何を決めたか）: 会議中に決定した事項やタスクを具体的に記載してください。
Why（なぜその決定が必要か）: 決定の背景や目的を説明してください。
Who（誰が担当するか）: 各タスクの担当者を明確にしてください。
When（いつまでに完了するか）: 各タスクの締め切りを設定してください。
Where（どこで実施するか）: タスク実施の場所や状況を記載してください。
How（どう実行するか）: タスクを進めるための具体的な手順や方法を記載してください。
出力形式の例
議事録
トピック: 次期プロジェクトの優先タスク
決定事項: [決定内容]
タスクリスト: [具体的なタスク]
行動計画
What: [具体的なタスク]
Why: [背景や目的]
Who: [担当者]
When: [締め切り]
Where: [実施場所]
How: [手順]
以上、このフレームワークを通じて、皆さんの会議に生産性が生まれ、会議がより効果的に進むことを期待しています。ぜひ、お役立てください。