８　ステップ３「処理・整理する」

GTDの流れに沿って、前回までに「１.モヤモヤしている事を書き出す」「２.それが具体的にどんな行動なのかを明らかにする」と言う２つのルーティーンが私たちの１週間の初めの作業として加わった。今回はこのリストの仕分け処理をする。文章だけではわかりにくいので、フローチャートをアップしておく。ネットから拾ったものではなく私の自作なので自由に使っていただいて構わない。事務局長はこの手の製作物はお手の物なのだ。
　
ダウンロード用GTDフローチャート
http://hobosaro.blog.jp/GTD.pdf
　
（１）【行動すべきかどうかの判定】
前回までに作成したリストは、頭の中の気になる事を洗いざらい書き出したものだ。このリストをInboxと呼ぶ。受信箱とか書類箱といった意味だ。Inboxには本当にやる必要のあるものとないものが混在している。もう一度リストを眺めて、今やる必要のない項目の横には「やらない」とか「×」を書く。しかし、中には今はやらなくてもいつかやりたいと思うものがある。それには「いつか」と書いておく。
　
（２）【プロジェクトかどうかの判定】
やる必要のある項目の中で、内容が入り組んでいて次に取るべき行動がひとつに絞り込めないものには「プロジェクト」と書いておく。これは先週やった。
　
（３）【自分でやるべきかどうかの判定】
次に、それは自分がやるべき事なのかどうかを考える。誰かに任せる場合は横に「誰か」と書く。
　
（４）【2分以内で出来そうかどうかの判定】
自分がやるべき事の内、2分以内で出来そうなものには「すぐやる」と書く。
　
（５）【日程を決めた方が良いかかどうかの判定】
残ったのは「自分がやるべきこと」の内、今すぐではなくあとでやる事だ。その中にはスケジュールを決めた方が良い場合といつやっても良い場合がある。スケジュールを決めるものには「スケジュール」とか「カレンダー」とか書いておく。いつやっても良いものは「次にとるべきアクションリスト」に書き写すので「次」と書いておく。
さて、仕分けが済んだ。ここまでの作業は最初は時間が掛かるかも知れないが、慣れるとすぐに出来るようになる。
　
次はこれらをしかるべきリストへ整理する。まずA4コピーの裏紙を５枚用意し、それぞれにタイトルを書く。「いつかやる／多分やるリスト」「プロジェクトリスト」「すぐやるリスト」「連絡待ちリスト」「次にとるべきアクションリスト」の５種類だ。
「いつかやる／多分やるリスト」へは「いつか」と書かれた項目を書き写す。同じように「プロジェクトリスト」へは「プロジェクト」と書かれた項目を、「すぐやるリスト」へは「すぐやる」を書き写す。「誰か」と書かれた項目は「連絡待ちリスト」に書き写す。「スケジュール」と書かれた項目は、自分のスケジュール帳か、無ければ壁のカレンダーでも良いので書き写す。
　
「次にとるべきアクションリスト」に書くべきか、スケジュール帳に書くべきか迷う場合がある。それはどちらでも構わない。大切なのは後で見返す事が出来る状態にしておくであって、どのリストに入れるかではない。
　
さて、目の前に整理された５枚の行動リストとスケジュール帳が出来上がった。ひとまず自分のモヤモヤした状況は整理されたと言う事が出来る。ここまで終わった段階で、2分以内に実行可能な「すぐやるリスト」を見返して、その場で終わらせてしまう。終わったら「すぐやるリスト」は破棄して構わない。ここまでが週の初めのルーティーンだ。このあと、毎日のルーティーンとして「レビュー」「実行」がある。私たちのモヤモヤ解消の旅はまだまだ続く。