非情シスがSaaS管理している話
この記事は Money Forward CorporateIT Advent Calendar 2022 の15日目の投稿です。
前回は石塚 大地さんの「画伯系情シスがお金と人生を前に進める系企業に入社してみた」 でした。
# 自己紹介
こんにちは！
マネーフォワード CIO室のmatsuokaです。
CS、総務を経て、オフィスファシリティ担当としてCIO室に異動。
現在はオフィスファシリティ領域とSaaS Managementのオペレーションを担当しています。
社歴も6年目になり人事マスタでの表示が1ページ目に突入しそうというのが気になるお年頃です。
※マネーフォワードでは創業期から在籍しているメンバーが多く、人事マスタを入社日順に並べ替えて1ページ目に表示されるメンバーには、創造神の尊みを感じます。
# はじめに
前述の通り、わたしは情シスとは全く違う畑にいたので、CIO室への異動で初めてSaaS管理というものに出会いました。
キャリアとしては情シスじゃない
SaaS管理ってナニソレオイシイノ、エンジニアのひとのやつでしょ？
とにかく大変そう
そう感じていたわたしの話が、人知れずSaaS管理業務で苦労している方に届けばいいな、なにか参考にしていただけることがあればいいなと思い、筆をとらせていただきました。
# SaaS管理って…？
ナニソレオイシイノ…状態から理解したことをまとめてみます。
SaaS管理とは、組織に導入されている複数のSaaSについて、もれなく把握することや各SaaSごとのアカウント発行状況や利用状況を可視化・一覧化し、適切にアカウント改廃やライセンス管理をすることです。
入退社・異動に応じたアカウント改廃、契約プランの見直し、依頼ベースでのSaaS導入検討やアカウント発行をすることもあります。
適切な管理が行なえないと、過剰なライセンスを購入してしまっていたり、使いたい機能に対して高機能なプランを契約してしまっていたりすることで無駄なコストが発生したり、退職者アカウントが残ることによるセキュリティリスクを抱えることなどが課題です。
（この記事にたどり着いた方の9割は「んなこと知っとるわい」かもしれませんねｗ）
# とにかく大変そう
大変そう、っていうか大変ですよね。
毎月入社もいるし異動も退社もいる、その都度ライセンス付与したり剥奪したり。
付与したものの、意外と使わなくなっていて「そのライセンス無駄になってない？」とか確認したり。
自分がやるまでは「情シスのみんな適時対応しててすごいなー」くらいの解像度だったので、実際にやってみて全然手が回らないことに震えました。
ライセンスの棚卸について挙げてみます。
SaaSの管理画面にいけば、ライセンスを付与されたメンバーの一覧が見え、最終ログインが見られるのが多いと思います。
定期的にそれを確認し、「この人は使ってないな、ライセンス不要だな」と判断して削除することができます。
できることはできるのですが、ひとつひとつ管理画面にログインし、メンバー一覧からアクセスログを確認して削除。
たくさんあるSaaSを管理していくには、ちょっとやってられません（ぇ
全然手が回らない、、時間が足りない、つらい、、と思っていたそんなとき、グループ会社のマネーフォワードｉから「マネーフォワード IT管理クラウド」が爆誕しました。
# 『マネーフォワード IT管理クラウド』爆誕
『マネーフォワード IT管理クラウド』
https://i.moneyforward.com/
『マネーフォワード IT管理クラウド』は、SaaSのIDの一元管理ができるSaaS管理サービスです。
企業が導入しているSaaSや各従業員のSaaSのID発行・利用状況を一元管理できます。
また、退職者のIDを自動検出できるため、入退社時のID発行・削除の管理が容易になります。
もしご興味が湧きましたら、ホワイトペーパーもありますのでぜひご覧になってみてください。
https://i.moneyforward.com/resources/301-cio-guide
# 『マネーフォワード IT管理クラウド』*を導入してみた
（*『マネーフォワード IT管理クラウド』は以下、IT管理クラウドとします）
IT管理クラウドを導入してみて、少しずつ管理がラクになっていきました。
たくさんあるSaaSの状況が、IT管理クラウドを開けば一目でわかります。
これは家計簿アプリ「マネーフォワードME」に口座やカード情報を連携しまくったときと同じ快適さ！
（まだ使ったことのない方はこの機会に是非♡ #PR）
退職者アカウントや長期未使用アカウントのアラートが出るので、管理しているSaaS全てをチェックせずとも、必要なSaaSだけをピックアップして対応することができるようになりました。
また、アカウントごとに利用しているSaaSを見ることもできるので、退職者が利用していたSaaSも見落としにくくなっています。
ちなみに、SaaSを連携するときも連携画面内に連携ガイドへのリンクが用意されていて、連携ガイドの画面に従って作業するだけなのでとってもわかりやすいです。
# 一斉棚卸してみた
そんな調子で、非エンジニアのわたしでもSaaS管理に貢献できて楽しいなーなんて思っていました。
あるサービスの一斉棚卸をするまでは。
そのサービスは「1ヶ月以上利用していないユーザーを定期的に棚卸する」という社内運用をしていました。
IT管理クラウドに連携でき、しかも削除機能がリリースされて、IT管理クラウドの「削除」ボタンを実行することでアカウント削除ができるようになったので、これ幸いと一斉棚卸をしたのでした。
すると、数分後からITサポートチームに問い合わせがぽつぽつ。。
「SaaSにログインできなくなった」「SaaSのアカウントが削除された」
肝冷えました。
ちゃんと画面みて最終利用日1ヶ月前以上に絞ったはず。。
CIO室メンバー、そしてIT管理クラウド開発メンバーに協力いただき至急対策。
もちろん対象になったユーザーにもSlackチャンネルを立ち上げて周知。
不幸中の幸いで、データも消えずアカウント復旧ができるものだったので九死に一生を得ました。。
原因調査をしたところ、該当のSaaSはブラウザ版とアプリ版があり、IT管理クラウドではブラウザ版の最新利用しかとれていなかったことが判明。
これについては改修を進めています。
# 最後に
スリリングな出来事もありましたが、専門知識がないわたしでも情シス業務の一端を担えることを刺激的に感じています。
営業部隊とは異なるコストセンターであり、なかなかコスト面での改善効果が出にくいポジションですが、SaaS管理はコスト削減のインパクトが大きく、会社に貢献できてることがわかりやすいのも楽しく、そして、SaaS管理のあるべき姿へ向かうことができていることが嬉しいです。
特にマネーフォワードは導入しているSaaS数がとても多いですし、組織も急成長していて対応ニーズが高いため、今後より一層注力してSaaS管理を推進していけるように頑張ります！
もしこんなチャレンジングな環境に興味を持っていただける方がいたら、ぜひざっくばらんにお話ししましょう！
次は 16日目 ryoji shimizuさんです！よろしくお願いします！