NeWork を使って全社員でオンラインオフィスデーやってみた
カンムではコロナ禍の働き方として「リモート or 出社は各自の判断に任せる」というスタイルをとっていて、自分自身も健康診断で会社に寄った日を除くともう4ヶ月くらい出社してません。
この働き方になってからちょいちょいアンケートを取っているなかで「ちょっといいですか？」から始まる機動的なコミュニケーションや、雑談から始まる発散的なコミュニケーションがしづらくなっている、というのがコミュニケーション観点での課題感としてありました。
じゃあ出社推奨の日として「オフィスデー」を設定して、なるべく社員が一同に介する日を作りましょうか、としてもやっぱり出社に抵抗ある人もいますし、なんなら現状は緊急事態宣言下というのもあり全社員が同期的にコミュニケーションする機会はオフラインだとつくるのは難しい。
そしたらオンラインでやってみたらいいんじゃない？ということで、オンラインに全社員が揃う「オンラインオフィスデー」を実施してみました、という話の記事です。
ツールを探す
運用はツールに依存しそうだな〜と思ったので、まずはツールの選定に着手しました。探していたツールの必須条件としては、
- 手軽に 1 to 1 で話す手段がある
- 複数人で話す手段がある
- 画面共有ができる
という要素でした。
Remo は一度オンライン飲み会で利用して体験がとてもよかったのだけどそもそもプロダクト名にもある通り Conference 仕様なのでベースの接続時間が短く、長くしようとすると現実的な値段でなくなるので No Go。
Spatial Chat は採用チームでテスト利用してみたけどイケてるプロダクト感があってよかった。料金は既存のプランだと時間制限がネックになって難しそうだなという感じだったんだけど、メールで問い合わせしてみたら「1アカウントあたり月7ドルでご希望に応えられるよ〜」って返事がきたので有力候補として検討してた。（問い合わせのタイミングは2020年1月のタイミングのものなので今後は変わる可能性があるかも）
色々見た結果、今回はタイトルにも書いたけど NeWork で実施してみました。
理由としては、
- 必須の条件を満たしている
- 全社員が終日利用しても無料なので、施策を実験しやすかった
- オンライン飲み会で利用したことがあるので馴染みやすいかなと思った
などが主な理由でした。
実際にやってみた
本運用の前に、採用チームで実際にテストしてみて感想を出し合いました。
（IKEA は会議スペースの呼称です）
本運用ではテストした内容をもとにざっくり以下のような感じで運用してみました。
- 営業時間中は NeWork にインする
- 基本的には1日中 NeWork にいる
- 社内の打ち合わせのときはテーブルに集まってやる
- 打ち合わせを可視化させたい、聞き専のひとも歓迎したいという理由
- センシティブな話題のときは Zoom などを別途利用する
- 1to1 のときは他人に聞かれないので NeWork で十分
- 外部との打ち合わせや中抜けで反応できないときは「離席中」テーブルを使う
- 1日中イヤホンつけっぱなしにしてるとけっこう耳に来るので、イヤホン外せそうなタイミングをつくるとよさそう
- オフラインのときの気軽さを再現したいので、このとき Slackで「今話しかけてもいい？」とメンションはしない
- 話しかけられた側がミュートを解除するステップが挟まることがあるので、返事までラグがあることを理解する
- ミュートの状態（オープン、ワーク、ゾーン）の使い分けは各自にお任せ
- 打ち合わせは基本ビデオをオンにする
- 寝坊して寝癖のままとか化粧できなかったとかの場合を除く
- 退勤したらオフラインにする
新しい取り組みだからなのか実際にやってみると、当日は各所で色々なコミュニケーションが発生してました。
同期的なコミュニケーションは偶発的なコンテキストを生みやすいのか、いつもよりも笑いのタネみたいなのが多く発生している印象がありました。
振り返りアンケートの結果
もともと期待していたコミュニケーション課題の解決はまあそこそこといった感じでしたが、オンラインオフィスデーの実施については「どちらかと言えばやってよかった」以上が8割という結果でした。
そのほかよかった点もいくつかあって、特に評価が高かったのは、 NeWork の特徴でもあると思うのですが「MTGに聞き専で参加できる」という点でした。個人の感覚としても Disocord や Zoom での会議は聞き専で参加したいな〜と思っても入室に多少エネルギーが必要なのですが、 NeWork はあらかじめ「聞き専」と仕様として区分されているため参加のためのエネルギーが少なく、利用しやすかったなあと感じました。
もちろん課題もあって、以下は一部を抜粋したものです。
- 課題というほどではないですが、やっぱり話しかけるのには一定の抵抗感はありました。難しい...。
- 話しかけにいけるかは、個人との関係値になるので、これだけでコミュニケーション頻度が上がるかというとそうでもないと感じた。
- ブラウザ一個開いているのはめんどくさいなとは思いました...
- ちょっと話しがある時にどっちみちちょっとNeWorkいいですか？って聞く必要があるきがする。
- イヤホンを常につけているのが少し窮屈に感じた。
アンケートを眺めていて思ったのは、「オンライン」と「突然話しかける」という行為は相性が悪いのかな？ということです。今回全員が常時接続という形式を取ってみたのも、「今ちょっといいですか？」をオンラインで実現できるか検証してみたかったというのが背景にあります。
ただ実際にやってみると、声をかける側に遠慮・配慮や心理的な障壁が発生する点、また声をかけられる可能性のある側は「素早く反応しなきゃ」といった心理的負荷や常にイヤホンをつける負担が常時発生するなど、あまりコスパの合わない運用だったかなと思います。
オフラインの体験をオンラインで再現しようとしない
個人的にそれなりに手応えがあったのと、社員の反応も良かったのでこのまま3月中は試験導入をつづける予定です。ただ前段の課題もあり、一部運用は変更する必要があるなあと感じています。
今回の実験を経て、実際の出社時のコミュニケーションと似たような体験をオンラインに求めることはやっぱり難しいのかな〜と思いました。オンラインでオフラインのよさを再現をしようとするのではなく、オンラインの特性を前提としたアプローチが必要なのかな、という感触でした。
実際にやってみないと肌感つかめないのもあり、これ系の施策は実験と検証の繰り返しが大切だと思うので、とりあえずやってみてイマイチだったらやめる、を今後はもっと早いサイクルでやってみたいなと思いました。
他社の事例とかもめっちゃ参考にしたいので「うちこんなのやってみたらけっこういい感じだったよ！」「こんなの試してみたけど微妙だった！」みたいなのが聞けるとうれしいので教えてください！だれか〜！
お決まりのやつ
カンムではたくさんの職種で採用をしています！特に広報、マーケター、データアナリスト、新規事業のCSリード、フロントエンドエンジニアがいなくて困ってます！ご興味ある方はぜひ DM または boshu よりご連絡ください〜！
note のマガジンもあるよ
おしまい
投げ銭などのサポートは新しいメニューの材料に使わせていただきます！