仕事を引き受けてから、誰かに任せるまでのステップ。

1、言われたことを出来る限りそのままメモる。

下手な意味づけや解釈を入れないこと。
あくまで作業の手順を覚えることに集中する。

2、メモを見ながら、1人でできるか頭の中でシミュレーションしてみる。

いわゆるイメージトレーニング。

3、シミュレーションの中で詰まる点があれば、質問する。

ボタンってどのボタン？
レバーってどれ？
〇〇って何？

指導者側は専門用語やキーワードを使ってしまいがちである。

このボタンのことだろう。
このレバーのことだろう。
〇〇は△△のことだろう。

と自分勝手な予測をしないこと。

知らないと思われるのが恥ずかしいと感じる人も一定数いるが、わかったフリはおすすめしない。

知らないことよりも、勘違いや早とちりをする方が評価は下がるからだ。

知らない、わかりません、教えてください、
と言えない人はこう伝えください。

確認させてもらっていいですか？

4、マニュアル(仮)を作る。

メモを清書して、仮のマニュアルを完成させる。

作業そのものは1人でできるようになる。

5、起こりうるトラブルの対応を質問する。

あらかじめ、予想できるトラブルを聞いておくのも良い。

もし〇〇が起きた場合どう対応したら良いですか？

操作ミスや伝達ミスからの復帰を教えてもらう。

ミス・エラーの対応をマニュアルに追加する。

6、ミスの許容範囲を抑えておく。

人間である限り、ミスは起こるもの。

ミスの許容範囲を抑えることも大切。

どこまでが自分で対応できて、
どこまでが自分では対応不可なのかを知っておく。

作業している中で、致命的なミスが起きやすいポイントに注意を割く必要がある。

ここまでくればトラブルにも対応できる人材になっている。

一人前といえる。

7、覚えた仕事の前後の流れを確認する。

ここから、作業ではなく仕事として捉えていくことになる。

自分の仕事は、
会社全体のどこを任されているのか。
何を任されているのか。
を知る。

自分が行っている前の人の仕事。
自分が行っている後の人の仕事を知る。

ここから任された仕事に自分なりの付加価値をつけていく。

8、後の人の負担を軽くするアイデアを考える。

最も簡単な付加価値は、
後の仕事の負担を軽くすること。

他の人ではなく、
あなたがやるからこそ、
後の仕事がラクになるというのは、
立派な付加価値である。

なので、
どうしたら後の仕事が簡単になるか、
負担が減るのかを考えてみる。

何も難しく考える必要はない。

提出する資料の向きを揃えたり、
番号を振ったり、
10枚ずつ束ねたり、
といった、ささいな思いやりである。

もし、
思いつかない場合は、
後の人に直接聞きにいくのが手っ取り早い。

もっとこうしてくらたら助かるのになぁ。
ってことありますか？

自分のマニュアルが完成する。

9、自分の仕事と前の人の負担のバランスを改めて再考する。

誰かの負担を軽くしようとすると、
自分の負担が増えることが多い。

ある程度は許容できても限界はくる。
自分の仕事に遅れが出てきたら元も子もない。

なので、今度は前の仕事の人と連携する必要がある。

自分がやった方が効率がよかったり、
前の人に任せた方が早かったりしないか？など。

ここで提案する内容は、
お互いにメリットがなければない。

そのため、
前の人の仕事を知る必要があるし、
その人の気持ちも理解しなければならない。

たぶんここが、
どんな仕事でも1番難しいポイントだと思う。

もし了承が得られたら、
マニュアルをバージョンアップさせる。

仲間と連携ができる人材になる。

10、会社のマニュアルへ進化させる。

新人などやったことない人にマニュアルを見ながらやってもらう。

目指すのは誰がみても理解できるマニュアルだ。

自分が理解できても、
他人が理解できないものは、
会社のマニュアルとしては使えない。

とくに前提知識がほとんどない新人の視点は非常に役に立つ。

今までのマニュアルの抜けや
わかりにくい点を抑えていく。

会社のマニュアルが完成する。

そして、他の誰かに任せることができる。

11、他の仕事へ移り、1に戻る。

※その他

言い方を変えれば、

はじめは自分が仕事を回し、その後は自分がいなくても回るようにしていくことである。

存在価値を提供した後は、
存在価値を他人に渡して、
自分の存在をなくしていく行動なのだ。

自分がいなければ回らない。
といった自尊心を満たしたい人には酷である。

だからそんな人は、自分にしか分からないマニュアル(ステップ6)で止めれば、あなたにだけ任せる仕事となるだろう。 

いわゆる属人的な仕事にするのである。

そうすることで仕事にやりがいを持てるなら、
それも一つの選択肢だと私は思う。

今回紹介したのはあくまで誰かに渡すまでのステップである。

私個人の仕事論を押し付けるつもりはない。

もし今の仕事を誰かに任せて、他の仕事をしたいと考えている人は検討してみてほしい。