生産性を上げる5つのこと　～その２～

タイムマネジメント（時間管理）

時間管理とは過去のチェックではない

時間管理とは、タイムマネジメント、スケジュール管理などとも言います。ただ、勘違いしてほしくないのは、何をしてきたかをチェックするのではなく、これから何をするかの予定を明確にすることです。

タイムマネジメントとかスケジュール管理というと、日報をチェックして、指導をすると言いますが、昨日何をしたかをチェックしてはだめです。

そんなチェックは全く必要ありません。それを見たからと言って、その報告が全て正しいとは限りません。

とくに、営業職や裁量労働制が認められている人たちは、いくらでも嘘の報告ができてしまいます。行っていないのに行ったとか、やっていないのにやったなどとです。

最も重要なのは、明日何をするのか？来週の予定はどうなっているのか？

それをチェックします。報告は嘘がつけますが、予定は嘘がつけません。

巧妙な嘘を付く人もいるかも知れませんが、そこまでするのなら、正しいやり方で、導いて上げれば簡単に結果がでます。

予定が決まっていれば、人はその通りに行動します。そもそも、予定とは「予め定まっていること」という意味です。

予定の立て方

予定の立て方は、１週間で考えます。そして、常に来週以降の予定を意識ます。今週の予定は流れに任せてすすめるだけです。空いた時間に処理できなかったことを入れておく事も忘れずに。

今日が月曜日だとすれば、予定を立てていくのは来週の月曜日からです。今週の予定がない場合は、とにかく来週の予定を立てることに注力してください。
予定がないことが一番の問題です。明日やることを今日決めては駄目です。明日やることは６日前にすでに決めておかなければなりません。

常に１週間先を見て予定を考えることを習慣化します。

仕事ができる人のところに仕事は集まります。予定が明確でテンポよく仕事をこなしている人のところにまた仕事が来るようになります。

すると、どんどん予定が増えていきます。２週間先の予定もいっぱいになるかもしれません。

自分が売れっ子芸能人だとしたら？

売れない芸人とかは、仕事がないからスケジュールがガラ空きです。生活のためバイトをしますが、正社員にはなりません。なぜなら、仕事がいつ入ってくるかわからないし、芸人の仕事を優先したいからです。

M1とかで優勝して、売れ始めると、どんどんスケジュールが埋まっていきます。テレビやラジオ、雑誌、WEB様々なメディアの仕事が舞い込んできます。１年先まで予定がいっぱいということも珍しくありません。

芸能人を例にしたほうがわかりやすいと思ったのですが、他の業界でも売れっ子芸能人のような人たちはたくさんいます。業界的な売れっ子は、いつも忙しいのです。

でも忙しいからといって、時間の約束を破ると信用がなくなってしまいます。

時間を守ることは信用力を上げること

時間を守らない人は、信用されません。いくら能力が高くても、人の信用は得られません。能力がそこそこでも、時間をきっちり守る人は信用されます。信用されると、引き続き仕事が来ます。

信用されない人に仕事は頼みたくないのが人の常です。

例えば、打ち合わせの時間に毎回遅れてくるとか、水曜までにと言ったのに、水曜日になっても連絡もよこさないとか、納期を守らないとか、支払日を守らないとか。

何らかの理由で１度や２度そんなこともあるかもしれません。しかし、毎回だと困ります。また、時間の約束を的確に守れない人は、いわゆる大企業とか役所とかとは取引できません。そうしたところは、一つの遅れが何十億、何千億円という損害につながってしまうからです。タイム・イズ・マネーと言いますが、単なることわざではありません。

仕込みをしないと美味しいラーメンにならない

スケジュールが明確で、時間通りに行動することができれば、その人の信用力は確実に上がります。その信用力の積み重ねが、成果につながっていきます。

また、やることが明確に定まっていれば、行動に迷いはありませんし、行動量も上がります。行動量はすなわち、生産性向上になります。

どのような仕事でも、思考し、行動し、結果を提示しなければなりません。
モノを作る仕事、サービス業、その他の仕事全てに共通して言えることです。

ラーメン屋は、前日から仕込みをするから、昼間にスピーディーにラーメンが出せます。注文が入ってからスープを作る人はいません。（インスタントなら別ですが）

しかし、営業職や裁量労働制が認められている人たちは、仕込みをしないでラーメンを出そうとしている人が大勢います。スケジュール管理は、いわゆる仕込みなのです。

予定が埋まらない時は？

とは言うものの、始めのうちは予定が埋まらないです。なぜなら、信用されていないからです。信用は、積み重ねです。予定を埋めたければ、時間を守ること、守れない時間配分をしないこと。余裕を持って予定を入れることです。

また、予定が埋まらない人は、価値が見いだされていないか、価値そのものが低いかのどちらかです。
だとしたら、自分の価値を上げる必要があります。
他の人から「あいつは使える！」と思われるようになることです。
もしくは、何かあったら「あの人に相談しよう！」となるかです。

そのために必要なことは、自分を磨くこと＝勉強することと問題解決能力を上げることです。

次回は、その問題解決能力について解説します。