生産性を上げる5つのこと ～その１～
やることリスト
タスク管理とも言います。仕事をする上で、やることをとにかく紙に書き出すことがスタートです。
私の場合、自分の部下には必ずこれを一番初めに教えます。
新卒で入社して間もない頃から徹底します。
始めのうちは、毎日変える前にやることリストのメモを提出させます。
習慣がつくまで３ヶ月から半年間させます。
習慣がついたら、提出をしなくても良くなります。
（習慣づいても提出してくる人もいますが）
仕事がそれほどない時にこれをさせると、なんでこんな面倒なことをさせるのだろうと疑問に思います。
それは、１日に処理しなければならない仕事が１つや２つ、３つぐらいならメモに取る必要はありません。
タスク量が質に転換する
でも、考えてみてください。毎日、１つや２つの仕事だけしていますか？
もしそうであれば、全く生産性が低いです。
私の部下は少なくとも１０～２０程度のタスクを処理します。
２０を超えると、オーバーフロー気味になるため、３０は超えないようにしています。（ただし、役職者は例外です）
１日に処理するタスクが１～２の人と１０～２０の人では、生産性が１０倍違うのは、小学生でもわかります。しかし、これが１ヶ月、１年、３年、５年、１０年となるとどうでしょう？
もはや、仕事の質も量も圧倒的に違います。また、経験値が多いので、処理するスピードや正確性も高まります。
ゲームに例えると・・・
ロールプレイングゲームで、毎日１匹ずつモンスターを倒していくのと、毎日１００匹モンスターを倒していくのとでは、全然レベルの上がり方が違うのです。これは、いわゆるレベリングと言いますが、要するに仕事でもレベリングを行うのです。
地味な作業でも、その後の攻略はスムーズにススメられるはずです。ゲーマーなら誰しもゲーム攻略の正攻法の一つではないでしょうか。
ただ、昔のゲームと違い、ソシャゲなど今のゲームはレベリングという概念そのものが無かったります。面倒な仕様だと飽きてしまうみたいな風潮もあるのでしょう。
ドラクエやFFといった王道RPGでは、確実にレベリングができないと先に進めないことなどもありました。ドラクエ３の最初の街と村を行ったり来たりしていた頃が懐かしいです。
タスクマネジメントのやり方
方法はとてもシンプルです。
明日、やるべきことを変える前にメモします。
そして、翌日はそのメモを見えて順番に処理していきます。
お客様にメールを送るとか、見積もりを作るとか、電話を入れるとか、アポイントを入れるとか、資料を作るとか。
そういう細かいタスクを小さいメモ帳に箇条書きで書きます。
そして、終わったから取り消し線を引きます。それでタスクが完了です。
消し込んだ数だけ、処理が終わっているので、１日の仕事の充実感や達成感も感じられます。
もし、その日に処理できないタスクがあった場合は、次の日に持ち越します。翌日のタスクは、やり残したタスクを先頭にして、新しいタスクを追加していきます。
これを毎日やるだけです。
それが習慣化するまで徹底して行います。すると、それをやらない日は気持ち悪くて、やらずにいられないようになります。
タスクは、優先順位で考える
仕事には優先順位があります。緊急性と重要性です。
図を作ったほうが早いのですが、すでに良い図を作っている人がWEB上にはたくさんいるので、リンクを張っておきます。
ここでは、第一象限を緊急で重要なこと、第二証言を緊急ではない重要なこと、第三象限を緊急でも重要ではないこと、第四象限を緊急でも重要でもないこととしています。
タイムマネジメントでも言えるのですが、タスクに置いては、これが並列に並んでしまうと、意味がありません。特に第四象限などは、タスクに入れる必要性すらないばかりややらないように気をつけなければならないのです。
タスク化しなければならないのは、第一象限と第二象限、第三象限ですが、第三象限は、メモするだけで明日にタスクを回しても大丈夫です。
第一象限は、必ずやらなければならないタスクなので、ここがタスクメモの最もボリュームゾーンになってくるでしょう。
第二象限こそが、成果を高める重要タスク
第一象限のタスクばかりだと、いずれ頭打ちが来ます。そこで、タスクの中に必ず第二象限のタスクを１０％～２０％程度忍び込ませておきます。
毎日のタスクが１０個なら１か２つ程度です。
これが自分の成長にとっては何よりも重要なことです。
先程のリンク先の内容にもあるように第二象限が成功する鍵です。
タイムマネジメントは次回に詳しく説明をしますが、タスクに置いては、意識的に混ぜることをおすすめします。
意識しないと、第一象限と第三象限のタスクのみになってしまい、第二象限の本来成果の上がる２０％のタスクを見落としてしまうのです。
成果とは、日々の積み重ねでもありますが、より成果を高めるため、より早く成果を出すためには日々の積み重ねだけでは駄目です。
自分のスキルを高めるとか、戦略を考える、商品を考える、売り方を考える、自分以外の誰に任せられるように採用し、育成するなど。様々あります。立場が新入社員であれば、人の採用や商品開発は難しいですが、自分のスキルを高める事はできます。また、仕事をより効率的にススメていくことも考えることができるはずです。
そうしたタスクも入れておくべきなのです。
そうしないと、そのタスクを処理するための時間を予定に組み込まなくなってしまいます。
というわけで、次回は時間管理（タイムマネジメント）のお話です。
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