ビジネススキル】文章力：eメールの書き方

わかりやすく伝わる文章の基本

1日の仕事に中で社内の方や社外の方に対してeメールを書く回数は平均何回程度あ
りますでしょうか？
今はチャットツールの利用も進んでいるので、要約のみのメッセージのやり取りも増えておりますので改めまして、わかりやすい文章について考えてみます。

まずは基本的なことですが、
文章で伝えたいことが全体感で捉えて一貫している。ことが大切です。

単純に考えても、1つのメールで違う話を複数盛り込んでは、読み手のストレスが大きくなり返信するのも難しくなります。
１つのメールには１つの目的について記載します。
書き終えたら、この文章を受信者が読んだら、どうなって欲しいのか。どうして欲しいのか。
eメールを送信する目的に合致しているか確認する必要があります。

会話のコミュニケーションでもそうですが、
例えば、上司との会話で
「報告ですが、・・・」、
「相談ですが、・・・」
と最初に告げると上司はその話を理解しやすくなります。
“何をして欲しいための話なのか。” を聞き手は、最初に考えているからです。

・何を目的としたeメールなのか
　　- 報告なのか
　　- 連絡なのか
　　- 相談なのか
たいていのメールの目的はこの３タイプの中のどれかだと思います。

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例）
メールタイトル：
　実績数字について

メール本文：

　神田さん
　お疲れ様です。
　明日の会議で提出したい数字データです。
　添付のExcelをご確認ください。
　よろしくお願いいたします。
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このようなeメールを受信したとします。

「確認してださい。」とはありますが、
・そのデータ内容を精査して見ることを期待されているのか
・数字データを結論としてみて、情報展開としての閲覧を期待されているのか
・受領して、私の上司に内容のレビューを受けて欲しいのか
　　などいろいろな解釈ができます。

ビジネスマンは働く時間も限られているし、対応事もたくさんあるので
“FYI（ご参考まで）”といった表記があれば良いですが、
このメール内容では、受信者はどうして欲しい内容なのか余計な思考を巡らせてしまいます。

受信者にeメールを読んでどうなって欲しいのか。
　・いつまでに読んで欲しいか
　・どう対応して欲しいか
　・注意して確認して欲しい点はどこか

などのポイントが理解できるかを送信前に読み返してみてください。
依頼事項などは、受信者が忙しいことは承知なので、はっきり言い難い（書きにくい）という気持ちもありますが、何を期待しているeメールなのか、わかりにくい文章では余計に受信者の時間を奪ってしまうことになります。

このメールは何を期待しているeメールなのかを意識して書き出すと
言いたいこと、伝えたいことを書くという意識になり簡潔な文章になりやすくなります。

周りくどく、付帯する事項をたくさん書き出したりしないために文章の構成として有効な方法も、いろいろとありますが
例えば、
PREP法
結論->理由->主張と具体例->結論

や

国語の授業で習った
起承転結
での構成が、読み手に伝わり、どうなって欲しいのかが明確になる文章の構成方法です。
ただ、PREP法や起承転結を理解したとしても、書き出す訓練をしないとこれらを体現したわかりやすい文章にはならないので日々の努力が必要となります。