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チーム時短 進捗20%共有
こんにちは。私が勝手に尊敬している越川慎二さんの書籍やvoicyから、学ばせていただいき、実践してみた中でもダントツで効果を発揮したチーム時短術。進捗20%共有について、実践を通じたお話をさせていただきます!
※個人的な解釈を含みます。
そもそも、なるべく良いものをアウトプットしようと、自分の中での完成度を100%近い状態で、提出しても、相手との認識がずれていたら、その時点で費やした時間はほぼ無駄になるという話。
私の勤めている会社は創業60年以上の製造業。QCD クオリティコストデリバリーを保証し、守り、お客様の課題解決を行なっているわけですが、このQCDの意識がいろんな業務に良い影響と悪い影響を与えているというのが私の仮説。
先程の例の話、みなさんも経験があるんじゃないでしょうか?依頼していたタスクが結構期限ギリギリで初めて目にし、方向性が異なる、まとめ方が想定外、結果やり直し作業が発生。提出ギリギリまで作業をする。元の作業者も渾身の力を込めて、かつ時間も費やして作成した資料がほぼ直しなんて状況になったらモチベーションも下がるし、直したって限界がある。マネジメント側もメンバーも疲弊していく。なんと負のスパイラルなことか。。
かく言う私も、初めてチームで作業をしていく中でこの問題に何度もぶつかりました。その度に遅くまで作業し、結局自分で作業を抱えて、パンクしていく。なかなかにきつい状況だったと思います。
その中で出会ったのが、越川慎二さんがお伝えする『20%進捗共有』という考え。メンバーは資料作成着手後になるべく早くアウトプットを行い、確認者から意見をもらい、方向性を合わせた資料にしていきながら、相手も資料作成に巻き込むことで、結果的にすべてが早く進むという考えと学びました。
※正確には是非、越川さんの各コンテンツにて学んでいただければと存じます。
きれいなスライドにしなくて良い、リスト化してなくて良いので、まずは、手書きでも構わないから、何をどう考えているのかお互いに把握するという「進捗20%ルール」。
このルールをチームで導入した後は目に見える変化が起きていきました。
① メンバーがストーリーで考えるようになった
② メンバーの自信に繋がった
③ 私が早く帰れるようになった
①は、進捗20%の状態なので、手書きのノートを見ながら、調査や仮説、施策を話していきます。ほぼ資料がない状態で話さなくてはいけないので、必然的に起承転結のストーリーになっていき、提案全体に想いが乗ってきます。想いで受注できるとは思いませんが、想いのない提案書は受注できないと言い切れますので、早い段階で自分ごとにして考えていくフローができたのは良かったです。これがスライドはPPTにまとめていこうとすると、綺麗に見せることにこだわっていき、かつ時間も使っていくので、本質的なこの提案は何なのかが作成者の中で固まっていない状態も多く、提案の質にも影響していくので20%の荒い段階で意見を交換してくのは本当に効果的でした。
②そもそもメンバーと一緒に創り上げていくので、全直しみたいなことは発生しなくなりました。要件定義は先にした上で提案の検討に取り掛かりますが、とはいえ、メイン担当者が本当に理解できているのか確認できるのは、今までは仕上がってきた提案書からでしかありませんでした。20%共有を始めた結果、そもそも顧客の課題は何なのかと問いかけ自分の言葉で話すと言う時間が生まれるため、初期段階でのズレによる大幅な修正というものが無くなるのです。つまり、やったこと、使った時間が無駄にならないので仕事のモチベーションも上がり、自信にもつながっているようです。自信がらどんどん積み重なっていくと、勝手に学ぶ人材になっていくのでマネジメントとしては非常に嬉しい状態です。
③これはもう明らかなのですが、直しがないので、当然今までやっていた、今考えるともはや無駄な作業が劇的に減りました。結果、私は他のタスクに時間を費やすことができるので、本当の意味でタスク移行が実現できたと実感しました。
それでは、どうやって20%進捗共有を進めていったのかを最後にお話ししておきたいと思います。
答えはシンプルで、タスク振り分け時に、
『進捗20%の段階で一旦持ってきてね』
と依頼を付け加えただけです。
ここでメンバーから質問がきます。
『進捗20%ってどのくらいですか?』と。
そして、この案件の20%は一体どのくらいなのかと認識をメンバーと合わせます。
多くの場合は、要件定義と目的、効果の設定の部分で持ってきてくれと話をします。
具体的なアイデアや施策は、そもそもの要件定義がズレていれば意味をなさないのでこの段階では、不要です。チーム時短シリーズでお伝えした『視座を合わせる』という考えがここでも役に立っていることに気づきます。
アウトプットの方法は個人にお任せします。ワードでも、ノートでも、PPTでも何でも構いません。ただ、ルールとして、『綺麗にしなくて良い。この段階では。』と追加してください。
要はわかれば良いので、綺麗な図式よりも大事なのはちゃんと理解しているのかどうかです。
ここを間違えて認識してしまうと、やたら綺麗な図式の作成にやたら時間を掛けて、自信満々で持ってきて玉砕というケースはよくあります。社内のましてや同じチームの中での共有なので、ほどほどで結構なのです。
すごく簡単ですよね。
メンバーからは進捗20%になってから、気持ちも軽くなって、初動が早くなった。認識が合っているのか不安な中で提案作成をしなくて良くなったとまあまあ上々な反応を頂けております。
ぜひ、あなたのチームでも!