食品工場経理担当の備忘録 2 考えた事 2.0 現状分析
1. 現有資産の分析
作業を始める前に、先ずやらなければならなかったのが、現状分析でした。
つまり、
① 当時会社が保有していた”販売管理・会計事務”の調査 (システム)
② システム運用メンバーの力量チェック(人的資産)
③ 経理から会計処理→会計事務所→経営陣への報告の流れ (外部応援)
を正確に把握し、目標達成の為に必要事項を絞り込み、計画を立てる必要があったからでした。
そこで、目標達成に必要な3項目の内、1と2を比較したのが下の図で、
更に3については下の図の通りでした。
オフコンデータは紙ベースで、会計専用機に手作業で、集計した仕入れや給与のデータを仕訳伝票に打ち込んで集計後、試算表を制作していた為、完成まではかなりの時間が必要でした。
これから作成するシステムは、仕入と会計を含み、更に、販売、仕入、会計、が紙では無くデータベースで繋がっているのが理想でした。
しかし、現システムを利用するには多大な費用が必要でしたし、その調達は困難でした。
2. 現状分析と新システム導入で得た手応え
当時のオフコンシステムは、弊社の取引先の使用システムを自社向けに改良した物でした。
その取引先は、弊社売上の中で高いシェアを占めており、その経営陣から強く勧められ、断り切れなかったようでした。
実はこの時点で、パソコン(以後PCと書きます)による新システム導入が決定していました。
その理由として
①.前年に弊社初のPCを導入していた事(オフコンシステムの改良を手
掛けた会社(以後Y社と書きます)からの購入)
②.Y社から新システムに関する提案を受けていた事
という、2点が有ったからでした。
そしてなんといっても私が今回のプロジェクトを始めるに当たり、感じた実行に向けた手応えは
①.紙ベースのオフコンデータの一部をリコーの”マイツール”(簡単なEX
CELが出来るPCみたいな物)を利用し売上管理表を作成していた事
②.Y社のプログラマーが、作成した管理表を見て、オフコンデータの一部
を変換してPCに移行する仕組みの構築を提案してくれた事
③.PCの導入を機に、マイツールを卒業して、EXCELでの作業に切替
えた事
以上の3点が挙げられます。
3.そして、実行への自信へ
何より心強かったのは、新システム導入に向け打合せを進めて行く過程で、システムとEXCELが連携可能であるという、確認が取れた事でした。
そして、今回の試みは実現可能であるという、強い自信を得る事が出来、プロジェクトの実行に向けて、大いに弾みが付く結果となりました。
次回は、勤務時代のエピソードを、一つ紹介したいと思います。
最後まで、お付き合い頂き、ありがとうございました。
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