食品工場経理担当の備忘録　　　　　　　　３　実行した事･売上と製品　　　　　　　3.7 データ入力と利用

１．入力簡素化に必要なコード

売上に関する最後に、実際の製品コードをどの様に設定し、どう利用したのかについて説明しつつ、書いて行きたいと考えています。

以前も触れ、残しておいた、実際の製品に付けたコード設定例の一部として、下の図の様なものがありました。

見易くする為、コード間に隙間を設けてあります

先ず、コードの桁を位ごとに部門、製品種類、仕様･用途･形態、を表示し、部門の次は品種を置き、類似性の有る製品をまとめる事を優先しました。

理由は、類似品をまとめて置けば、コードが近ければ種類や仕様･用途が同じか近い製品であることを意味し、応用が利くと考えたからでした。

仮にコードを忘れても、推理して製品を入力すれば、検索して類似品一覧が表示され探し易く、様々な作業がスムーズに行える事が期待出来ました。

２．データ利用に向けて

この様に製品コードを独自で作成し、システムに入力される項目を下の図の様にし、プログラムでデータ抽出可能した事で、利用範囲が広がりました。

クリックして項目を自由に選択可能に

抽出項目選択で得たデータを、システムを経てエクセルへ転送してファイルに取り込み、そのデータの自身の必要に応じた加工が可能になりました。

又、データ抽出項目は、オリジナル名を付けて登録出来たので、入金や売上などの抽出パターンを複数登録し、目的ごとの利用も可能でした。

つまり、自身で考える売上分析に必要なデータを、手間をかける事無く手に入れる事が可能になり、実現に向けた機運が一気に加速したのでした。

自身は、経理担当としてルーティン作業の、月別データ抽出メニューを複数登録し、急遽必要なデータ抽出に備え、「汎用抽出用」を用意しました。

この汎用抽出は後に、データ分析の際にその時々の参照目的用データ抽出に大いに役に立ち、条件項目過大による混乱防止で重宝する事になりました。

３．自身専用データベース作成の結論に至る

そして、あれこれと考えを巡らせて出した結論が、自身専用のデータベースを作成するという事だった訳です。

つまり、この機能を利用して、自身が必要と考えた最大限の項目を組み込んだ抽出パターンを一つ作成し、必要とするデータを取集する考えでした。

保存形式は横軸に項目、縦軸は日付というエンドレスにして、毎月抽出したデータを繋ぎ合わせ、項目軸に検索機能付のエクセルファイルとしました。

このデータベースから、「ピボットテーブル」によるデータ抽出を行い、様々な分析に利用するという結論に、やっと辿り着けたのでした。

ここまで来たので、売上に関する作業は自身の目的をほぼ達成したと考えて、次の段階に進む準備を始める事にしました。

次に待っているのは、原価計算と管理には避けて通る事の出来ない、仕入及び支払データに関する作業でした。

次の投稿からは、「仕入・支払に関する実行した事」について書いて行きたいと考えています。

最後まで、お付き合い頂き、ありがとうございました。