講師道 #24｜時間管理 〜時を掌握する〜

「ジャスト一時間だ。――いいセミナーは見れたかよ？」

時間ぴったりに終わるセミナーほど美しいものはありません。延長はもちろん、早く終わりすぎてもよろしくない。決して短くないセミナーを時間通り終えることは講師にとっても、お客様にとっても高い満足に繋がります。

今日のお話は「時間管理」についてです。

１．タイムテーブルの力

人間というものは不思議なもので、設定した締め切り丁度に仕事を終えるよう働くようです。セミナーも同じく、◯◯分まで△△を話す、と決めてしまえばそのとおりに勝手に動きます。つまり、タイムテーブルを作るだけで時間管理の精度は格段に上がります。スケジュール感を掴めるとだいぶ心に余裕も生まれますので、正確でなくともタイムテーブルを作ることをオススメします。

タイムテーブルは分刻みに頭から埋めていくよりは、以下のブロックごとに時間を決めて埋めていきましょう。
・開始前のオリエンテーション
・講義時間（目安は章・節単位）
・演習時間
・休憩時間（#14）
・振り返り（#15）
・終了時のオリエンテーション（アンケート記入の時間も）

講義時間については、スライド数から見積もるのも有効です。レジメづくり（#17）の記事でも書きましたが、通常のスライドは1枚あたり3〜5分程度、参考のスライドは1枚あたり1〜2分程度を目安として概算時間を見積もります。

以下はタイムテーブルのサンプルですので、ご参考ください（xlsx形式でダウンロードできます）。こんなとき、表計算ソフトは便利ですね。時間の計算も楽々やってくれます。

sample_timeTable.xlsx

11253 Bytes

ファイルダウンロードについて

ダウンロード

２．調整する

初めてのセミナーだった場合、準備したタイムテーブルが完璧であることはまずありません。時間通りに終わらなかった、大事な箇所を説明しきれなかったなど反省点も残るかと思います。振り返り、回数を重ねて調整していきます。オリエンテーション、休憩時間は大きくズレることはないと思いますので、それ以外のところで時間が適切だったか振り返りましょう。

時間を把握するため、慣れないうちはセミナー中に時間をメモするのも良いでしょう。記憶をたどるよりも客観視できます。セミナーの妨げにならない程度にレジメ・タイムテーブルにメモします。

３．タイムテーブルの精度

勘違いしてはならないのが「タイムテーブルは100％正しいわけではない」ということです。タイムテーブルに合わせるために重要箇所の説明を飛ばす、だらだら引き伸ばすことはあってはならないことです。セミナーの目的に立ち返り、そしてお客様の満足を満たすことを念頭に対応しましょう。

４．延長厳禁

最後に一つだけ注意を。延長は絶対にしないでください。別の回でもお話ししますが、時間の延長は遅刻と同義、お客様の時間を奪っていることに他なりません。必ず時間内で終えるようにしてください。

５．おわりに

時を掌握することで余裕が生まれ、様々な面で柔軟性を発揮できるようになります。お客様だけに神経を集中するために時間管理は自然と行えるようにしましょう。