デジタルで業務改善～「出来ない」を「出来る」に変える為に～

6月末から9月中旬の約3カ月の間、チームの業務をデジタルで改善するため試行錯誤を繰り返してきました。取り組みを始めたきっかけはデジタル化が進む中で何年も変わらずに手作業で行う業務があったこととチームの「どうせ変わらない」という雰囲気を変えたいと思ったからです。
今日は3カ月で考えた業務改善について紹介したいと思います。

チームメンバーと話した「これ、どうにかならない？」

以前書いた記事でチームメンバーと話した、業務改善案から実際に実現できそうな売上実績報告について、自動化に取り組みました。
チームメンバーと話した内容は以下の記事です。

売上実績報告の自動化の方法

まず、自動化するために使用したツールはPowerAutomateDesktopです。
データを抽出する作業はセキュリティ環境の影響で手作業になってしまいますが、データを保存したところから、PowerAutomateDesktopを使用し、集計作業を行います。
最終的に報告に必要なデータをまとめ、実績の進捗が一目で確認できるようにしました。全体の流れは以下の通りです。

PowerAutomateDesktopで集計する際のフォーマットが整理されていなかったのでこの際に全体的に見直しを行いました。

できたこと

・実績報告の作業時間を短縮することが一番の目的でしたが、それ以外にその過程で必要な情報と不要な情報の棚卸を行いフォーマットの見直しを行うことができました。
・作業を行うことが目的になっていて集計後の数値がどのように使用されているかわからない状況でしたが、今後は目的に合わせて集計作業を行うこと、また定期的に内容の棚卸を行い、効率的に業務を行うように意識を変えることができました。
・業務効率を上げるためにこのようなツールを使用することを考えたことがなかったので今後はこのようなツールを活用して業務効率を図りたいと、メンバーの意識を変えることができたと感じました。

これからやりたいこと

・今回集計した数値のメール送信についても自動化する。
・チームメンバーとPowerAutomateDesktopの使い方を学び、他の定例業務についても自動化することに取り組むこと。
・社内で運用するためにルールを作成する。

今回の取り組みで学んだこと

・新しいツールや仕組みを取り込む際に、誰でも不安な気持ちがあり、抵抗があります。その不安を取り除きながら導入を進める必要があると感じました。➡使い方の説明、勉強会を実施する
・新しい取り組みを社内で進めるためには賛同してくれる味方を増やしていく必要がある➡個人に刺さる説得材料、より具体的な改善策の提案
・日々の業務に忙殺されて業務改善まで考える時間がない人も多くいます。上司が業務改善を評価の一つとして進めることで、取り組む時間が増えると感じました。➡成果評価の一つとする、評価基準になる成果は定量的に表現する（100分を10分に短縮等）

まとめ

今回の取り組みを通してチームメンバーの意識や今後の取り組みについても検討を進めるきっかけとなりました。
これは始まりであり、終わりではありません。デジタルで業務改善を行うことはこれからも続けて新たな取り組みを増やしていきたいと思います。
3カ月弱の間、試行錯誤の私の取り組みをこの場で綴ってきました。また新たな取り組みを行う際はこちらで報告させていただきます。
ありがとうございました。