テレワークを円滑に進めるために私が実践しているマネジメント術
緊急事態宣言が解除され、今日から小中学校が始まったという地域も多く、徐々に日常を取り戻してきている感じがありますが。
「テレワーク」に関しては、実際にやってみてその良さを実感し、「コロナ収束後もそのまま継続していく」という意向をもつ企業も多いようです。
【引用】緊急事態宣言発令後のテレワークの実態に関する調査（パーソル研究所）
日清食品では「予約出社制」へ移行するそうです。出社するために申請が必要となると面倒だ・・と考える人も多いはずなのでなるほど！と膝を打ちました。
「やっぱりテレワークは難しかったね・・・」という結論にだけはなって欲しくないなあと思っていただけに、この動きはただただうれしいです。
ただオフィスで仕事をしていたときに比べて、やりにくさを感じている面も正直多いかと思います。
そこで、今回は「やっぱりテレワークは難しい」と逆戻りしないためにも。
これまで200名以上の在宅ワーカーとリモートで仕事をしてきた経験に基づき、私が実践しているマネジメント術をみなさんにお伝えしたいと思います！
まずは業務を切り出し、「誰がいつまでに何をやるか」を把握する
これはオフィスで働いていると、直接声をかけて「これお願い」と言えるので、普段あまり意識されない部分なのですが。
一番重要なのが業務の洗い出し。
具体的にどんな業務が必要で、何を優先してするべきか？を洗い出し、業務単位で「誰がいつまでに何をやるか？」を把握しておくことだと考えています。
というのも、テレワークだと時間で管理することが極めて難しくなるから。
特に私の場合、主婦の在宅ワーカーのみなさんとお仕事をしていて、家庭の状況などによって稼働できる時間は人によってまちまち。
お子さんが幼稚園や小学校に通っていれば平日午前中に集中することもできますが、まだ小さい場合は、子どもが寝た深夜や早朝にやる人もいるし、休日パパがいる間に集中して、という人もいます。
またお子さんの状況などでお仕事が思うように進まないこともあります。
（テレビ会議にお子さんが乱入するというシーンも何度も見てきました）
なのでテレワークを行う際には「やるべきこと」を明確にして「この仕事は期限内に遂行してくれれば、いつやってもOK」という状況を作るようにしています。
あと短納期すぎるお仕事は、できるだけお引き受けしないようにも心がけています。
やるべきは就業状況の確認ではなく、業務の進捗確認
テレワークのマネジメントとしてやるべきことは、就業時間にパソコン前にいることの確認ではなく、「業務の進捗確認」。
もちろんコールセンターなどのように「営業時間に在席していなければならない」という職種もあるので、一概には言えませんが。
やるべき業務がしっかりと正しく進んでいるかを確認する。
これに尽きるのではないかと思っています。
（そもそも自分自身、仕事している様子を監視されているのはイヤです）
タイプを見極めて対策を打つ
おそらくテレワークで一番不安なのは「目が届かないけれど、ちゃんとやってくれてるか」ということではないでしょうか。
同じオフィスにいたらなんとなく忙しさなどが雰囲気で伝わるけれど、テレワークでは画面越しの姿しか見えないため、そうもいきません。
そこで必要になるのが、その人が「どんなタイプか？」をしっかりと見極めるということ。大まかには以下の４つです。
１）余裕を持って進めるタイプか？期限ギリギリに進めるタイプか？
２）しんどくても頑張っちゃうタイプか？
３）勝手に判断して進めるタイプか？お伺いをたてるタイプか？
４）気を遣って萎縮するタイプか？
１つめは「余裕をもって進めるタイプか？ギリギリのタイプか？」
余裕を持って進めるタイプであれば、たまに声かけする程度でOKなのですが。
期限ギリギリタイプには、「今どんな感じ？」としつこいと思われるレベルで声をかけるようにしています（実際に私のタスク一覧には「●●さんに進捗確認」というのが結構入ってたりします）。
あとは本当の期限よりも２〜３日前で納期を伝えることも多いです。
２つめは「しんどくても頑張っちゃうタイプか」。
要するに自分ができる範囲の限界を知っているか？というところなんですが。頑張っちゃう人って気持ちが先行して期限ギリギリまでどうにか頑張ろうとしてしまうんですよね。
で、結果として期限当日に「間に合いませんでした・・」と。
頑張る気持ちは評価したいのはやまやまですが、お客様がいる限り納期は厳守しなければならないので、しんどくても頑張っちゃうタイプには「大丈夫？」とは聞かず、「今の作業どこまで進んでる？」という聞き方をすることが多いです（そして、これはまずいなと思った時点で他の人にヘルプを出してます）。
３つめは「勝手に判断するタイプ？お伺いをたてるタイプ？」。
勝手に判断して進めてくれるのはありがたい一方で、判断が間違っていると気がついた時には取り返しがつかないということも。
その場合は頻繁に、途中経過を確認するようにしています。
一方でお伺いをたてるタイプについては、間違った方向に進むリスクは少ないものの、説明に手を取られ「自分でやった方が早い」と思ってしまうこともしばしば。この場合は、やり方だけではなく「なぜ私がこう判断したのか？」という判断基準をできるだけ伝えるようにしています。
４つめは「気を使って萎縮するタイプか」。
テレワークにおいて一番致命的なのが「状況が見えないこと」。
特に「今、困っている」というのが見えないのは大問題です。
そうならないためにも。気を使うタイプの人には、「スケジュール大丈夫そう？」「進めるにあたって困っていることない？」とできるだけ声かけをするようにしています。
上記の４つはオフィスワークでも当たり前のことかもしれませんが。
状況の見えづらいテレワークだからこそより必要なことと考えています。
聞きやすい雰囲気を作る
テレワークだとオフィスワークと違って、すぐ話しかけるというのが難しいですよね。業務上で質問したくても、隣にいればすぐに話しかけられるのにオンラインだと相手の状況が見えないだけになかなか聞きづらいという側面が。
ただそのためにわからないところを放置したり、勝手に判断して進められてしまうのは、とても危険です。
それを防ぐためにも、聞きやすい雰囲気を作るというのはとても大事なことなのです。
できるだけすぐに返信する
聞きやすい雰囲気を作るために、私が心がけているのは、「できるだけすぐに返信する」ということ。
返信がくるまでの間って「ちゃんと見てくれてるかな・・」と不安になることも多いし、作業の手が止まることもあるのでとても長く感じるんですよね。
だからこそできるだけすぐに返信することを心がけています。
「今、手が離せないので夕方に」など状況を伝えるだけでも安心感が全然違うんですよね。
なんなら「りょ（了解の意）」だけの時もありますが、それでも「ちゃんと見てるよ」ということは伝わると思うので。
それにすぐ返信することで自分自身が忘れずに済む、というメリットも。
後回しにするとどうしても忘れてしまいがちになりますし、忘れてしまうことが相手の不信感にも繋がってしまうので・・・。
自分が忙しくなりすぎない〜余裕がある人に
実は「自分が暇になる」というのも大事なポイントです。
実際暇になることができればベストですが（笑）、今余裕あるよ、という雰囲気を出すだけでも十分かな？と思います。
というのも。特に気を遣いがちな人だと「忙しそうだし聞いたら迷惑かな？」と思ってしまうんですよね。
ここは自分自身の課題でもあります（なので、自戒の念も込めて）。
伝えることは簡潔に、言葉に感謝も含める
テレワークだとチャットなどのツールでのやりとりが中心になると思いますが。
文字だけのやりとりってどうしても誤解も生まれやすいですし、そもそも長い文章って読む気が起きないんですよね・・・（と言いつつこんなに長い文章書いてごめんなさい）。
なので、
・引用を使って返信
・メンション機能（TO）で伝える相手を指定
など誰に何を伝えたいか明確にした上で、できるだけ簡潔に伝えることを心がけています。
また「完了しました」「やりました」という報告には必ず「ありがとう」と感謝の言葉を入れることも心がけています。
また「これどう思う？私はこう思うんだけど」などと質問を出して相手に答えてもらうというのも、会話のキャッチボールにつながるので、入れることが多いです。
「見えない」問題は克服できる
上記は私のやり方であくまで一例です。
そして私自身、今でも試行錯誤を繰り返しています。
確かに「見えない」ことで生じる問題も多いのですが、それはやり方さえ考えれば、克服できるものと考えています！
そして。
テレワークとオフィスワークの二者択一ではなく。
二つを上手く組み合わせていくことが「働きやすさ」につながるのではないでしょうか。
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