【初めてウェビナー開催に挑戦するベンチャー企業の皆さまへ】ポテンシャライト流！ウェビナー開催の手引きと注意すべきポイント総まとめ
皆さまこんにちは！
ポテンシャライトの「オクムー」こと奥村です。
8/1からスタートした「Potentialight 2022 真夏のブログリレー」今回は、5本目の発信となります！
当社が先月に移転をして、会社として勢いがあるタイミングだからこそ、「新しいチャレンジしてみよう！」ということで暑い夏の期間に多くのメンバーが参加するブログリレーを実施することにいたしました。
スケジュールはこんな感じです👇
では、最後までご覧になっていただけると嬉しいです！
0. 本ブログのテーマ
ポテンシャライトでは採用ノウハウについてブログを執筆することが多いのですが、今回は採用とは別文脈の内容、「ベンチャー企業」×「広報活動」という観点でブログを書いてみます。
採用とは別文脈とお伝えしたのですが、本ブログのノウハウを抑えていただくと、応用版として採用イベントの開催などにも生かしていただくことができるので、採用と全く無関係なわけではありません。
「ベンチャー企業」×「広報活動」と一口にいっても、手段はたくさんあるかと思います（プレスリリースの作成・配信、ホームページでの情報発信、自社SNSの運用、広告運用などなど...）。
どれも広報活動の一種なのでぜひ実施していただきたいのですが、ベンチャー企業では「予算」「人的リソース」「専門ノウハウ」など、ある程度制限があることが多いのではないかと予想しています（弊社もベンチャー企業ですので、これらのリソースにはもちろん限りがあります）。
そんな中でおすすめしたいのが、「ウェビナー」という広報活動。
ポテンシャライトでは過去2年半で、累計50本のウェビナーを実施。累計1029名の方にご参加いただき、ポテンシャライトのことを知っていただくきっかけになりました。
「ウェビナー」と聞くと「かなりしっかり準備をしなければいけないのでは...」と不安になる方もいらっしゃるのではないかと思いますが、コツさえ抑えてしまえば100人くらいまでの規模は運営1人でも十分可能です。
今回は、ポテンシャライトが約3年かけて蓄積したウェビナーノウハウを、ブログをお読みの皆さまにお伝えできればと考えています。
1. ウェビナー実施までの流れ
早速ですが、ウェビナー実施までの流れをおまとめします。
ウェビナー企画から実施までの流れは、大まかに分けると以下の通りです。
① 企画書の作成
② イベントページの作成
③ 社内外に告知して集客をする
④ イベントの実施
⑤ 振り返り
これら一つ一つの手順を、以下で詳しく説明していきます。
1-1. 企画書の作成
企画書に必要な項目は企業様によってさまざまかと思いますが、 項目例をいくつかまとめてみました。
・イベント開催日時
・イベントタイトル
・スピーカー
・コンテンツ概要
・コンテンツ詳細
・対象者
・登壇者プロフィール
こちらを土台に「予算（対面イベントではないので不要かもしれないですが）」「集客目標人数」など、企業様によってあった方が良い項目を必要に応じて追加していただけると良いかと考えています。
また、イベント企画時には数ヶ月単位の長期的なイベント企画を実施してしまうのも手かと考えています。
ポテンシャライトでは、採用広報企画時にも使用しているシートです
最初に長期的な計画をしてしまえば、あとは実行するのみになるのですごくおすすめです。
ポテンシャライトではイベント詳細までは決定しないものの、四半期に一度、3ヶ月分の登壇者を決めて長期的なウェビナーの予定を立てています。
1-2. イベントページの作成
企画書によってイベントの概要が確定したら、次に行うのはイベントページの作成です。
イベント掲載ができる媒体はいくつかありますが、ポテンシャライト的おすすめ媒体と、それぞれの特徴をまとめてみました。
上記以外にもイベント掲載ができる媒体は多数存在しますが、工数や予算など、限られた条件の中で集客しなくてはならないベンチャーにおすすめなのは、上記が中心ではないでしょうか？
企画書の情報を元に情報掲載をする媒体を選別し、イベントページの公開をしましょう。
1-3. 社内外に告知して集客をする
「イベントページを無事公開したらひとまず安心！あとは待つだけ...」ではありません。
よりたくさんの方にイベントのことを知っていただくため、積極的に告知を行いましょう。
告知にもいくつか手段があるので、できる範囲から行うのが良いかと思います。
・媒体フォロワー宛への告知機能を活用
- Connpass、Peatixなど
・フィードに投稿し、フォロワーへの告知
- Facebook、Linkedin、TwitterなどのSNS
・SEOからの流入
- Wantedly、企業ホームページ
・広告
- Facebook、TwitterなどのSNS広告
- リスティング広告
・知り合いに直接告知
- クライアントや新規商談時に、担当者から直接口頭で告知してもらう
イベント規模にもよりますが、集客には1ヶ月ほど余裕があると安心です。その間に着手できるところから告知を進めて、より多くの方にきていただけるような施策を実行していきましょう。
1-4. イベントの実施
いよいよイベント当日を迎えた際にやることです。
当日までの間に最低1~2回は通しでのリハーサルをすると安心です。
リハーサルを重ねるほど安心なのですが、それでも当日のトラブルは高確率でつきものなのがウェビナーです。私も過去数十回のウェビナーの中で、さまざまなトラブルを経験しました。
【ウェビナー時のアクシデント例】
・動画を流そうとしたら、聞き手側には音が出ていなかったり
・登壇者が画面共有していたツールが落ちてしまったり
・突然マイクオンにされる方がいらっしゃったり
・告知していたイベントURLが誤っていたり...
あげればきりがないのですが、これらのアクシデントは本当に予想しないタイミングで起こります。
もちろん、アクシデントがおこらないようにするために入念な準備をするのですが、一番大切なのは「アクシデント発生時は落ち着いて対応をする」ということです。
パニックに陥りがちな瞬間かと思いますが、できることを確実に一つずつ行っていただければ、クレームにつながるなどのことは発生しません。落ち着いてご対応いただけたらと思います。
1-5. 振り返り
イベントが無事終了したら、最後に行うのは振り返りです。
振り返りを行うことによって、次のイベントがさらに質の高いものになります。
この時の一つの指標として、イベント終了時にアンケートを回収するのもおすすめです。イベントの効果を定量的に振り返ることができます。
ポテンシャライトでは、1イベント最低1個は次のイベント時に改善をすると決めています。それらが積み重なって、現在ではキャプチャのようなTODOリストが完成しました。
ウェビナー開催の一連の流れは以上になります。初めてウェビナーを開催される方にとって、参考になりましたら幸いです。
2. ウェビナー開催に潜む、陥りがちな落とし穴とは
ここまで、ウェビナー開催の手順についてお伝えさせていただきましたが、ここからは、「ウェビナー開催において陥りがちな落とし穴」についてお伝えしようと思います。
ウェビナー開催を考えられている企業様の大半が、「1回のみ」の開催ではなく「複数回」の開催を予定されているかと思います。
これらのウェビナーにおいてKPIに起きがちなのは「新規案件の受注」や、（採用イベントであれば）「新たな求職者様から内定承諾をいただくこと」なのではないでしょうか？
上記をKPIに置いていらっしゃる企業様はいくつかいらっしゃるかと思うのですが、これらが実現するケースは（特に最初のうちは）かなり稀です。
新規受注はもちろんの事、お問い合わせにも繋がらない事の方が多いかと思います。（また、採用イベントの場合は、内定承諾はもちろん、新規で選考を受けてくださる求職者様に会えないことも多いかと思います）
現に弊社ポテンシャライトでも、ウェビナーを始めてから最初の1年間くらいは、お問い合わせにも繋がらないウェビナーが多くありました。
ポテンシャライトではウェビナー開催のKPIを「ブランディング力の向上」においています。目の前の参加者様により満足していただければ、たとえ新規受注や新たな求職者様からの応募に繋がらなくても良しとしているのです。
今では、ほぼ毎イベントでお問い合わせをいただけるようになったのですが、ここまで到達するには苦労したこともたくさんありました。イベントを継続してい行くにあたって「継続を続けること」の重要性を強く感じています。
3. 最後に
皆さまいかがでしたでしょうか？
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