パソコンで行う単純作業を自働化するには？
こんにちは、2回目の投稿となります。
スーパーマーケット事業の会社で教育の仕事に携わるデジタル慣れしていない会社員です。
前回投稿した記事では自部署の困りごとをデジタルを通して解決する方法を漠然と考えてみました。
今回はさらに深掘りして自部署の問題に対して3つの解決案を考えていこうと思います。
前回の記事もぜひ見てみてください。
単純作業って？
まずは自部署で発生する単純作業を4つ挙げてみます。
①提出物の集約・管理
②定期的な業務進捗確認・分析
③規定の対象者へのメール送付
④テスト結果の個人通知送付
教育部署ならではですが、研修を実施する度に受講者から
受講報告書や課題の提出データが届きます。
データの中身をみて確認し、特筆すべき事項を集約する。
あるいは長期で取り組む課題は定期的に進捗確認し、
フィードバックを行う。
研修内容によって異なる受講者へのメール送付や個人あてへの
テスト結果の送付など・・・・。
単純作業ですが対象人数が多いのでかなりの時間を要します。
解決策を3つ考えてみる
自部署の4つの具体的業務について5W1Hで分析し、改善案と実装案を考えて
以下①～③にまとめました。
①メール送付にかかる時間の削減
業務課題 既定の対象者へのメール送付
改善案 Power Automateで自働化
実装案 Power Automateのメール一斉送信機能を運用する
異動・退職・休職などによる送付先間違えのヒューマンエラーを
自働化で解消したうえで、対象者へのメール送付も一斉送信できたら
かなりの時間削減につながるのでは・・・。
②データ抽出にかかる時間の削減
業務課題 提出物の管理・集約
定期的な業務進捗確認・分析
改善案 Pythonを使用して自働化
実装案 複数のExcelから必要な情報を一つのシートに抽出し分析
マクロより簡易的で導入しやすいPythonの運用で特にExcelの自働化
に繋げることができれば時間削減できるのではと。
水平展開できるかがポイントになりそう。
③データを既定の書式に入れ込む時間の削減
業務課題 テスト結果の個人通知送付
改善案 Python ☓ Power Automateで自働化
実装案 テスト結果を既定の通知書に入れ込みPDFへ変換（Python）
自社コンテンツサイトにアップロード（Power Automate）
改善案①と②の組み合わせで実装できそう。
PythonはExcelなどの処理自体の自働化ができるので
汎用性があるのではと期待しているところです。
評価マトリックス
マクロやコードを使用した改善となると私にはハードルが高く、
実装のイメージがつきませんでした。
コードなし・簡易的なコードで運用できるツールの実装度は高くなりますが
上記マトリックスでは情報不足により①～③とも同じ
ワクワク度となりました。（実装できるかな・・・。）
周りの声
データ集約の後は分析もできるとなお良い。
ぜひ自働化してほしい。
水平展開できそう。
誰もが使える形で運用してほしい。
あとがき
まだまだ調べ足りない部分が多いですが、実際に自部署で取り入れる
にあたってはだいぶ深掘りができたのではと思います。
さらに調べて何とか作業時間を短縮したい！
良い情報があればぜひ教えてください。
記事のレビュー
この記事の作成にあたりレビューをいただきましたので
載せておきます。
良い点
各課題に対しての解像度も上がっており良いと思います。
特に「業務課題」「改善案」「実装案」ははっきり書かれており
とてもわかり易いと感じました。
⇒ありがとうございます。記事を読む方に伝わるように意識しました。
悪い点
文脈からすると単純作業の4つの項目と下記にマトリックスがありますが、アイデアのマトリックスと言うよりは機能のマトリックスになっていて
その下に結果アイデアがまた3つ出てきているので主旨がズレているのでは。
⇒ご指摘ありがとうございます。マトリックス表の中身をアイデアにして
解決策の次に分けて表記しました。
レビューしていただいた方ありがとうございました！
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