紙からデータへ、その後は・・・？
アナログからデジタルへ急速なシフトチェンジが進み、流れに
なんとか乗っていこうとしている社会人の皆さまは私を含め
たくさんいらっしゃいますよね。
小売業の会社で教育担当している私ですが『デジタル』『IT』
『DX』みたいな感性はほぼナシ。
使い慣れている若者に完全に抜かれていますが、私だって
使いこなせることができれば便利なことぐらい知っています。
《とりあえず、やってみる》の精神で仕事での困りごとを
デジタルなるもので解決していこうかと。
奮闘記をご覧あれ。
紙を積み上げてタワーができた
教育担当として研修を実施しているわけですが
最近までは受講者とのやりとりのほとんどが
紙だったんです。（まさにアナログの象徴）
出欠確認表・受講報告書など・・・。
手書きって人が表れるよね。
字の大きさ、丁寧さだったり・・・。
そんなことを考えつつも一枚一枚確認作業が発生し、
時間はどんどん過ぎていき、いつの間にか未確認の書類が
崩れんばかりに積み上がり・・・。
紙の管理って大変です。
そうだ、紙をやめよう
そんな中でもペーパーレスの波は押し寄せてくるわけで
《とりあえず、やってみる》の精神に則り、勢いで紙での提出物を
やめてみたら・・・。
確かにデスク周りは広くなったんですが、今度はメールの
確認時間が・・・。PDFやらエクセルデータやらいろいろな形で
で送られてきますので、それはそれで管理が大変。
次なる手をGoogleDriveに託し
なんとかメールでのやりとりを減らせないかと今度はGoogle Driveに
提出物を投函してもらうため、これまた勢いで共有のフォルダを作成。
イイ感じです。
研修資料や報告書がメールを介さずやり取りできてます。
とはいえ、一つずつ提出物を確認するのでまだまだ時間がかかります。
せっかく加工できそうなデータのやり取りになったので
なんとかできないかと。
いろいろ考えてみました。
やりたいこと
①各データの必要な部分を自動抽出
⇒グーグルドライブの各フォルダに投函されたデータの必要な部分のみを
一括で抽出する。ドライブに連携して自働化ならGAS（Google Apps Script）
が良いかなと。マイクロソフトのPower Automateも調べてみると一連の作業フローを作成して単純作業を自働化する仕組みだとか。
使いこなせれば確実に作業効率が上がりそう。
②集計して一覧作成
研修の都度、参加者の一覧や全体の理解度など見える化できればGood。
PDCAサイクルをまわして更に良い研修作りができるのではないかなと。
①のGASとスプレッドシートを連携させて研修報告書をスムーズに作成。
③個人ごとにも見える化しフィードバック
研修ごとも必要ですが、受講者個人でも見える化したい。
受講履歴や理解度全体の分析をしてフィードバックできる。
そんな機能があったらと考えているとExcel機能のパワークエリ
とパワーピボットを使って視覚的なフィードバックが可能。
これまた、人数分作成となるとGASを活用できることがポイント
になりそう。要勉強です。
他にも何かやれそうですが・・・。
④LMS（ラーニングマネジメントシステム）を導入し、まとめて自働化
⇒いろいろなLMSがあるが、かなり高額。
⑤スプレッドシートでそれぞれが入力
⇒できるがとっ散らかりそう。抜け・モレも・・・。
⑥PDFで保管・管理
⇒加工・編集が難しそう・・・。
⑦グーグルフォームを活用
⇒書式をうまく変えたりできたら使えそう。
⑧マクロで自働化
⇒今のところ難易度が・・・。
⑨Teamsの活用
⇒何やら深堀りすればいろいろ便利らしい。
⑩あえて何もやらず
⇒これはナシ、データが増えて探しだすのに苦労します。
最後に
なんにしてもデジタル知識が乏しい私の発想力では解決策も
こんなレベルですが、これを機にいろいろ調べて解決してみたいと
思っています。
《とりあえず やってみる》 実践したらやれるかも
デジタルが得意な方、不得意な方（私を含めて）よい方法がありましたら
教えてください。
この記事が気に入ったらサポートをしてみませんか？