【仕事術】定時で帰るためにやっている書類関係術

今年度、定時退校がかなりできるようになりました。
子どもを迎えに行って夕飯を作らねばならんという使命を毎日果たしております。
ただあまり学校のことはできません。
自分が持っている仕事はやっていますが、今までのように学年や学校にかかわることは少なめ。
それでも自分に割り振られたことを定時までにこなし、帰っています。
その実現のためにやっていることを振り返りました。

１．２分でできる書類はすぐに出す

出張報告、特殊勤務手当などなど細々とした書類ってたまりやすい。
数年前までは後回しにして、出すのが遅れてよく促されていました。
しかし、自分の尊敬する先輩がもらったと同時ぐらいに提出しているようすを見て、「自分も早く出そう」と思いました。また、自分が回収する立場になると提出がいつも遅い人っていうのはいい印象にならないなと反省しました。
２分でできると思ったものはすぐに作って出す（実際２分でできるかは気にしない）
書類上、当日出せないものは計画して最速で出す。
ためて、忘れると書類を探し、内容を思い出しなんてことになるので早く出せるものは最速で出しましょう。

２．覚えない、リマインダーを使う

覚えるということをずいぶん過信していたなと思います。
書類の提出日、提案の締め切り、申し込みなど色々なものには日付の締め切りがあります。
すぐにやってしまえという部分はありますが、まだ形式が出ていない、申し込みはこの日から、明日やることなどすぐできないこともあります。
その場合、私はスマホのリマインダーにします。
手帳に書く、付箋に書くなどあると思いますが、手帳見なかったり、付箋は貼るのがあまり好きじゃなかったりするので私はリマインダーです。

３．先取りで書類を作る

出張にいったら、報告書があります。
出張先で文章をまとめて、オンライン上にメモしておけばコピペで終わります。
所見は年度が始まったら、入力シートを作って、予定の空いている時間に目標人数を決めて書きます。
事前に作ることがわかっている書類のネタをためておく、ゼロでなくちょっと進めておくという手段はとても有効です。
まだ日があるものも作り始めましょう。

まとめ

すぐできる書類はすぐ作る
リマインダーを活用して、忘れない
先取りで書類の準備をしておく