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Zoomの使い方~ホストになって参加者を招待する~
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Zoomの使い方~ホストになって参加者を招待する~

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Zoomでイベントや会議をつくるために必要なことは、招待用URLをつくること!会場の予約や、資料の印刷、ドリンクの用意などは必要ありません。
今回の記事では招待用URLのつくりかたと、開催前のワンポイントアドバイスとしてエチケットのアナウンスについてまとめました。

●参加者編はこちら
「Zoomの使い方~ダウンロードから会議やイベントの参加まで~」


1.事前に準備するもの


ホストとしてミーティングのURLを発行するにはZoomのアカウントが必要です。アカウントをつくるには、ZoomのHPからサインアップをしてください。

注意点として、無料アカウントは3人以上のミーティングだと40分の時間制限で終了してしまいます。時間制限なしで開催するには有料アカウントが必要になります。40分たって終了したときは、招待用URLを発行し直せばもう40分ミーティングができます。参加者の中に一人でも有料アカウントの持ち主がいるなら、その人にホストをお願いするのがいいでしょう。


2.招待用URLをつくる

ログイン済みのZoomのアプリまたはサイトを開き、「マイミーティング」から「ミーティングをスケジュールする」を選択します。

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「トピック」の欄にイベントや会議の名前を入力し、開催日時や所要時間を設定します。「ミーティングID」は「自動的に生成」にチェックが入っていることをご確認ください。ホストが直接招待メッセージを送った人にのみ参加してもらいたい場合、「ミーティングパスワードを必要とする」にチェックを入れてください。ホストは1桁~10桁の好きな数字をパスワードに設定できます。

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必要な項目を埋めたら「保存」をクリック。これで次回のミーティング一覧に加わります。

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次に「招待をコピー」をクリックしすると、招待用URLをコピーできます。ペーストすると以下のようなメッセージになります。

「(ホストの名前)さんがあなたを予約されたZoomミーティングに招待しています。
トピック: (イベントや会議のタイトル)
時間: 2020年4月20日 03:00 PM 大阪、札幌、東京
Zoomミーティングに参加する
https://us04web.zoom.us/j/123456789000?pwd=jqfYYM00k-9lnLcSThhJJjvg
ミーティングID: 123 4567 8900
パスワード: (設定したパスワード)」

このメッセージを参加者の皆さんに事前に送りましょう。なお、ミーティングにパスワードを設定していなければ、URLだけあれば参加者はミーティングルームに入れます。

3.エチケットのアナウンス

Zoomでのイベントや会議を開くときのワンポイントアドバイスとして、参加のエチケットをお伝えするのがおすすめです。オンライン独特のコミュニケーションの難しさがあるので、心地よく話せる場をつくるには、参加者みなさんの協力が必要です。以下は、まちごと総研が主催するオンラインイベントでお伝えしているエチケットです。ご参考までに!

・しゃべる人以外はなるべくミュートに!
・後ろがガヤガヤしている場合や突然の電話や来客の来訪時には
 ミュートにして、離席するときはメッセージやチャットへ書き込もう
・とにかく積極的に参加してみよう!
 -発言中はチャットも活用してみよう!
・とにかく積極的に反応してみよう!
 -うなずきや拍手、ジェスチャーも歓迎!
・相手の声と自分の心に耳を傾けよう
・名前を変更してみよう「呼ばれたい名前@場所」

今回は以上になります。それでは、Zoomでのイベントや会議を参加者の皆さんとお楽しみください!




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