【電話orメール】人に仕事を頼むときの配慮

会社にいると自分でやる仕事、人に頼む仕事、協力してやる仕事などいろんなパターンがあると思います。

自分でやった方が早いけど頼む仕事があったり、その逆も然りですね。
そんな中で人に仕事を頼む時や伝達する時に人によってすごくやりにくいと感じる人がいます。

方法はいくらかありますよね。

* 直接話す
* 電話する
* メールやSNS
* メモを残す

だいたいこんな感じで状況に応じて使い分けると思います。

僕の中では2つに分けられると思っていて以下の通りです。

直接はなす＆電話する

メールやSNS＆メモを残す

この2つを深堀りしていこうと思います。

①直接はなす＆電話する

これは社内にいる時はおそらく直接話すし、外にいるのであれば電話を使うでしょう。

パーテーションがある会社なら同じフロアにいてもメールを選んだりするのですかね？
僕の会社は狭いしパーテーションもありませんので経験がありません。笑

メリット
* 実際に声を聞きながら話をするので相手の言葉には出ないニュアンスが伝わりやすい
* 伝達スピードがはやい

デメリット
* ほぼ強制的に相手の時間を奪ってしまう

会話することのメリットデメリットをあげてみましたがいかがでしょうか？

これだけ見ると割と良く見えますね。

いきなり結論を言うようですが、私はこのコミュニケーション方法は反対です。
理由はあえてデメリットの2つめとして書かなかったのですがこちらです。

話すだけだとメモが必要になること。

なんだそんなことかと思う方もいるかと思いますが、考えて見てください。

社内ならまだしも外回りをしている最中に、
、電話がなって要件を伝えられるとします。

車で運転してる時にわざわざ、止めてメモの用意をして時間を使わされるわけです。

考えられないとおもいませんか？

仕事なので急用やどうしても電話で伝えたいこともあるでしょう。

もしそうだとしても電話をメインに使ってしまうと言った言わないの問題が発生したり、結果顧客への対応の悪さに繋がる可能性もあります。

要は伝達が完璧に行われるのかということです。

完璧に伝えたいのなら内容を精査してそれを見れば分かるメモを作成すれば良いです。

電話をしたいのならそれを送ってから見てもらいながら話をすべきです。

これによって相手がメモを取る時間が不要になります。

②メールやSNS＆メモを残す

いまならダントツ文句なしでSNSの利用です。

私の勤務する会社では古い感覚の人が多く、仕事は電話でするものだ。

メールで済ませるなんて失礼だという空気感の人がゴロゴロいます。

言わんとすることは分かりますが考え直して欲しいと思っています。

メリット
* 伝えるべき内容は事前に用意できるため質が良い
* 相手に不要なメモを取らせることがない
* 後で見返す際もいつでもどこでも見られる

デメリット
* メッセージが来たことに気付かない可能性がある
* 人によっては失礼と感じる人もいる

デメリットもありますがそれを上回るメリット、使いやすさがあります。

文字だけでなく画像やPDFファイルも送れて非常にわかりやすいコミュニケーションがとれます。

既読がつくSNSを使えば返信すらいらない訳です。
メールなら開封証明なんて機能がありますがもはや必要ありませんね。

また、お恥ずかしい話ですが、FAXがまだかなり使われている会社です。
アドレスを聞いたりする手間を考えればFAXが早いというのも分かりますが、そんなに使いやすいですかね？

文字が読めなかったり色の濃さで真っ黒になってみたりイマイチだと思います。

僕の勤務している会社は業界で見ればそこそこITを取り入れようとはしています。
全社員にiPadを普及させており、顧客データや全社員のスケジュール管理をすることができます。

ただ、そのシステム自体が古くてiPadのOSもアップデートするとシステムが利用不可になってしまいます。
せっかくiPadがアップデートされても恩恵に預かることはできません。

なんか惜しいんですよね。僕ら世代はスマホが当たり前の世代なので何でもかんでも紙で処理するのは面倒ですし、
変化を嫌う人が多すぎて結局無難な変更だけ。

あんまり大きな改善にはつながっていません。それでも何かやろうとしていることは伝わっては来るのですが・・・

今日こんな記事を書こうと思ったのは少し揉め事がありまして・・・

少し前の出来事です。

僕と課長でのやり取りなんですが、関係としてはお互いの担当エリアをチェンジしたばかりで引き継ぎもほとんど出来なかった為にこまめに連絡を取りながら仕事をしていました。

お互いが相手に指示を出していたのですが、互いに相手がどこまでの状況かを把握できないままに自分の思い込みを持って指示をしたので、すれ違いが起きました。
知っていればそんな指示はしなかったのですが、ここはお互いの反省点だと思います。しょうがない部分もあったので今更反省しても仕方がないような気もしますが・・・

僕はラインで内容を書いて既読がつき返信があったので問題なく終わったと思っていました。
しかし、すれ違いから少しだけ不備が出てしまい連絡がありました。

僕からするとそんなこと言わなくても分かるし当然と考えていた内容だったのでその旨を伝えると、ラインにはそう書いてないし大事なことなら電話で言えとのこと。

僕はお互い知らないことがあったのだから指示がずれたのは今更言っても仕方ない。次から気をつけましょうと伝えたのですが、グチグチ言ってきて腹が立ちました。

大事なことこそ、文面に残すのが良いのではと思うのでそう反論すると、先輩に文句言わずにいうこと聞けとのこと。
あまりにも幼稚な指示にガッカリです。あんな人が２０個以上も年上で課長をしています。

自分はあんな人にならないように反面教師にしようと思いますし、
まずは自分の伝え方が悪かったことについても反省をしようと思います。
あそこできちんと指示できていればなにもなかったはずですし。

会社にいると良くも悪くも色んな経験が出来ます。
楽しいこともそうでないことも色々あります。
信じられないほどしょうもないことで揉めたり腹が立ったりすることもありますが、その度に自分に当て嵌めて考えて成長の場に出来ます。

今回は仕事の頼み方、伝達の仕方というテーマで思っていることを書きました。

これが正解なんてことはないですし、状況によりけりなのはもちろんです。

でも自分の中で、電話だけで仕事をしようとする人は一緒に仕事をしていてストレスが溜まる人認定をしています。笑

まだまだ僕自身も色んな仕事のやり方を試してみたいですし、会社の中で人に勧めたり逆に教えてもらったりすると思います。

インターネットのおかげで同じツールを使っていても活用の仕方が違う人をたくさん知ることができるようになりました。

その中で情報の取捨選択は必要ですが、まずはたくさんの情報に触れることから初めていき、自分の仕事をアップデートできればと思います。

今日も最後まで読んで頂きありがとうございました。