経理デジタル化の失敗あるある

経理をデジタル化するためにシステムを導入したけれど、なぜか作業増えてしまい効率化になっていない．．．
というご経験、ありませんか？

「さて！わが社もデジタル化！まずは振込作業をデジタル化から、手始めに支払管理ソフトを使ってみよう！」

ということで、次のような業務フローに変更されることが多いようです。

●各部署の担当者が支払請求書をスキャンして、PDFをシステムにアップロードすることにする。
●アップロードされたら確認メールが上司へ送られる、承認ボタンを押したら部長へメールが送られて部長が承認ボタンを押せば、経理へメールが送られるようにする。

すると翌月、取引先から電話がかかってきます。
「あのー、先月の請求書まだ支払われていませんが」

確認すると、部長でメールが止まっていて、経理に送られていないことが判明！部長は、
「あーメール忘れてたわ。慣れないからさ、悪いけど紙で回覧してくんない？経理に回しとくよ」
なんて言い出す始末．．．

結局、「じゃあこの請求書スキャンは必要ないよね！？！？」となり、元のフローに戻すことに。
笑い話のようですが、こういったことは「経理デジタル化あるある」でなんです。

では、こういったことを防ぐ為にはどうするべきなのか？

会社でデジタル化を導入するとき、それが浸透しないのは管理職や上層部とのコミュニケーション不足が原因です。
管理職や上層部への研修をしっかり行い、その重要性を理解してもらわなければ導入は失敗します。彼らが、デジタル化が習慣になるまでを導いていく立場だからです。
そのキーマンに唯一指示ができる社長が、お金だけを出して業者に使い方の説明をさせて、あとはよろしく！ではいままでの習慣を変えることは不可能です。

なぜデジタル化をすることを決めたのか？
「少ない経理人員で経理業務をこなすため」？
「恒常的な経理部の残業を圧縮して人件費を下げるため」？

縁の下の力持ちのような経理部の仕事は、ほかの部署と比較して目立たない部分ではありますが、企業の根幹を支える大切な部署です。
支払や請求などお金が絡むところは会社の信用にかかわります。
経理のデジタル化は全社あげて、社長主導で管理職・上層部を巻き込んで実施していきましょう！