気疲れしたテキストコミュニケーション。コツを考える

フリーランスとクライアントのやりとりは、テキストが多い。

ChatWorkやSlack、メールなどテキストで報連相を行う人も多いだろう。

ここで気をつけたいポイントが、テキストコミュニケーションだ。

なぜなら、文章は意図せず相手に誤解を与え、不快な思いをさせてしまうこともある。

しかし、ふだん不自由なく使っている日本語だけに、淡々と文章を書き、相手に送信！してしまうことあるだろう。

この記事では、日頃気をつかっているテキストコミュニケーションについて書いてみたい。

テキストコミュニケーションの重要性

こんな経験はないだろうか？

「チャットでは業務連絡がわかりにくく、結局電話した。」
「チャットをしていて、怒っているわけでもないのに、相手から怒ってる？と聞かれた。」
「受け取った文章を見て相手が怒っているのでは？と勘ぐってしまう。」

報連相がうまくいかないケースや、人間関係にもヒビが入ってしまう可能性もあり、テキストコミュニケーションは重要だと日々感じている。

かってに文章の感情を読みとりはじめる小心者

連絡事項が分かりにくいのは、書き方にも問題があるだろう。

後ほど、分かりやすい書き方についてまとめてみるが、気にしいの私は、文章から相手の感情をかってに想像してしまうので、困っていた。

テキストでのやりとりは、書いた本人の意図に反して要らぬ情報を与えることがある。

「〇〇していただきたいです。」

この一文は、敬語を使ったですます調のシンプルな文章だ。

一見社会人マナーが完璧な文章も前後の文章によっては、怒っている？ように捉えられてしまう。

「〇〇の部分がわかりにくい。〇〇としていただきたいです。」

文章を書いた人物をよく知っていれば何とも思わないが、もし、会ったことがなく、いつも気難しそうな文章を送ってくる人だったとしたら

やりとりを重ねるうちに、「げ。怒ってるかも？」と余計な詮索をしてしまうのは私だけだろうか。

逆にわたしが送付した文章だとしたら、「この人イライラしているのでは？」と思われることもあるかもしれない。

このように、かってに文章に込められた感情を詮索してしまう小心者の私は、テキストコミュニケーションで気疲れを起こし始めた。

妄想だ！

とはいえ、文章を書いた本人が、本当ところどう思って・どういった感情で書いたのかは、わかるはずがない。

テキストコミュニケーションは難しい。

フリーランスを選んだ理由の一つに、「上司に気を使いたくない」があった。

ところが、顔が見えず感情が読みにくいテキストコミュニケーションに苦戦。

文章の感情を独自に妄想し気疲れを起こし、メンタルにダメージを起こしていた。

そこで私は、「文章を文章のまま受け取る」練習を始める。

なんだそれ？当たり前じゃん。

と言われそうだが、ビビり＆小心者の私には特訓である。

「〇〇の部分がわかりにくい。〇〇としていただきたいです。」

であれば、「〇〇にすればいいのだな！」と要件のみ受け取る。

かってに妄想して怒っているかも！→怖い！

と自分の感情に波風を立たせないことに徹した。

そうやって、テキストコミュニケーションに向かい合っていると、クライアント様の多くは、本当にやわらかいテキストコミュニケーションがお上手！

いつもやりとりさせていただいているクライアント様の文章を観察してみると、いくつかポイントがあるようだ。

そのポイントと、日頃私が気をつけていることも紹介してみたい。

やさしいテキストコミュニケーションのコツ

連絡事項を相手に誤解なく伝えるためには、ライティングの基本が活用できる。

結論ファースト！

結論を先に書くことで、情報を的確に伝える方法。

例えば、「明日13時に用事があり14時から他のミーティングがあり、その後17時まで予定のため、ご指定の時間の会議には出席できません。」

と連絡が来たらどう思うだろうか？

「わずらわしい！！」と一喝しそうである。

「ご指定の時間では、会議に出席できかねます。17時〜18時ではいかがでしょうか？」

こちらの文章では、会議に出席できないことがすぐにわかり、代案も提示。その後のやりとりもスムーズになる可能性がある。

ダラダラと理由などを書く前に、サクッと結論を書くことが望ましい。

箇条書きを味方にする！

箇条書きは、読者がパッと要点を確認することに役立つ。

メールやチャットでも要点を伝える際には、ぜひ利用したいポイントだ。

「テキストコミュニケーションのポイントは、〇〇と〇〇と〇〇と〇〇と〇〇とです」と言われても、何だか目が疲れる。

しかし、

「テキストコミュニケーションのポイントは以下の通りです。
　・〇〇
　・〇〇
　・〇〇
　・〇〇
　・〇〇」

と書けば、一目で情報が伝わり目にも優しい。

情報を正確に伝えるためにも、箇条書きを味方に見やすいやさしい文章を心がけたい。

やわらかい言い回しを知る

やわらかい言い回しを知っておくだけで、相手を不快にさせずスムーズなコミュニケーションをサポートする。

やわかい言い回しには、否定分より肯定文、言い切りスタイルより疑問文スタイルなどがある。

相手に修正作業をしてほしい時。

「明日〇〇時までに、修正作業をしてください。」
とメッセージが来たら、分かりやすいが何だが無愛想な印象を受けてしまう。

「修正作業をお願いしたのですが、明日〇〇時までに可能でしょうか？」
こちらの文章は、相手に配慮しされている風に感じないだろうか？

疑問文を使うことで、相手の事情にも配慮しながら、やわらかく印象よく依頼できる。

「18時以降のご連絡はやめてください。」よりも「18時以降のご連絡は、明朝の返信になります。ご了承ください。」の方ができる大人な文章に見えるはずだ。

肯定的な文章と疑問形を使えば、やわらかい言い回しが可能になる。

クッション言葉を使おう！

クッション言葉とは、相手を思いやれる便利な言葉だ。

ークッション言葉の例ー　
　
【お願いするとき】
「お忙しいところ恐れ入りますが」
「お手数をお掛けいたしますが」
「ご足労をおかけいたしますが」
「恐れ入りますが」

【断るとき】
「大変心苦しいのですが」
「申し上げにくいのですが」
　
【聞きたいことがあるとき】
「もしよろしければ」
「ご迷惑でなければ」　 

社会人のメールでは、このクッション言葉が大活躍している。

フリーランスのテキストコミュニケーションでも、有効なのでぜひ使いたい。

さらに、相手との関係性によっては一旦自分を下げる言葉を添えることで、円滑なコミュニケーションのサポートになるだろう。

「私の認識が間違っているかもしれないのですが」

これは、私が相手の連絡の意図を汲み取れきれてないかも？と心配した時に、確認を兼ねて使っている言葉だ。

「私の認識が間違っているかもしれないのですが、〇〇という理解であっていますでしょうか？」

と使うことで、申し訳ない気持ちと確認を一度にさせていただいている。

相手も一生懸命書いてくれた文章だ。

意味がわかりません！と直接的に伝えるよりも、自分なりの理解を添えて確認したほうがこちらの努力も伝わり、相手にも配慮できると信じて使っている。

絵文字や記号を使う。

一般的な企業のメールでは、絵文字は使われない。
（仲良しを除く）

だが、絵文字や記号は文章をやわらかくしてくれる。

相手との関係性や相手の文章に合わせて、絵文字や記号も使用してみてほしい。

例えば「よろしくお願いいたします。」の文章も、

「よろしくお願いいたします！」「よろしくお願いいたします😊」と記号や絵文字がつくだけで、ポジティブな感情が簡単に想像できる。

「よろしくお願いいたします🙇‍♀️」であれば、申し訳ない気持ちやお願いしたい気持ちが文章にプラスされているように感じないだろうか？

絵文字や記号は、感情をシンプルに伝えられる効果がある。

相手に合わせて使うことで、感情の誤解を防ぎやわらかく情報を伝えることに役立つはずだ。

時にはカジュアルな口語も

これも、相手の性格や関係性に左右されるが、「わー！」「おお！」「できた？」などのカジュアルな口語も感情が見えやすくなる文章には適していると感じる。

「問題ありません」より「いえいえ大丈夫です！」の方が、相手の気持ちに寄り添っているように思える。

「うれしいです。」よりも「わーうれしいです！」の方が飛び跳ねてよろこんでいる印象を受けるのではないだろうか？

「申し訳ありません。」では、相手がそんなに怒ってないよー！と思っているかもしれない。

「すみません＞＜」なら、余計な気をつかわれない気がするのだ。

もちろん、相手との関係性や文章などから、カジュアルな言い方を使用するかどうかは判断しなければならない。

一見のお客さまに絵文字＆カジュアルな口語の文章でのご連絡は、信用を下げかねないのでやめてくなど、TPOは大切だ。

スムーズなコミュニケーションをしたい！

テキストコミュニケーションのスキルが上がれば、相手に余計な気遣いや不快な思いをさせずに、お互いが気持ちよく仕事が進められる。

こちらは全くネガティブな感情をもっていないのに、文章ひとつで「なんか嫌な言い方するな」と思われることはフリーランスだけでなく、他の職業の人にとってももったいないこと。

やさしい世界で仕事を進めるためにも、自分の文章を見直し、分かりやすさややわらかい文章になっているかチェックしていきたい。

これからは、かってに気づかれは起こさないぞ。