マニュアルの作成について

以前業務マニュアル作成の勉強会に参加しましたので内容を共有させていただきたいと思います。
マニュアルは メンバー間の交流促進にも利用できると思っています。

■活用シーンは
業務標準化
応受援推進と残業削減 • 引継ぎの効率化 • 業務ノウハウの共有 • 改善活動の成果の記録 

■業務ミスが起こっても
プロセスを憎んで 人を憎まず 業務マニュアル （標準業務プロセス） 顧客 犯人捜しをやめて、業務マニュアルを鍛えよう

■業務マニュアル作成の優先順位付け
（１）多数回繰り返される
（２）多くの人が実行する
（３）ビジネス上の効果やリスクが大きい
（４）コンプライアンス上重要
（５）たまにしか実施しないので忘れないように

SIPOCとは

　　　　　　　　　　　　　　　

⚫ ひとつひとつ手順を追って漏れなく記述する
⚫ 手順は途中を飛ばさず、連番を振る
⚫ 「～など」という表現は使わない
⚫ 「手順タイトル」を書く。「手順タイトル」だけを読んでも 全体の流れが分かるようにする。
⚫ メンテしやすいようシンプルに

最初は簡単なテキストで十分！
活用と改版を通し育てれば大丈夫！
例：経費管理業務マニュアル
1. 経費の確証（領収書など）を時系列にWIP棚に入れる
2. 月末の給与支払時に未処理の確証を集める
2-1. 領収書は同一日ごとに付A4台紙に糊付けする。 台紙の右上に日付を記入し、台紙にパンチ穴を空ける
2-2. 請求書などA4用紙のものは、そのままパンチ穴を空ける
2-3. ネットで購入した場合は領収書をA4用紙に印刷しパンチ穴を空ける
3. 全ての確証を時系列順にキングファイルに閉じる
4. 確証の内容を経費管理台帳(Excel)に転記する （※支払日、金額、支払先、支払方法） （※銀行振込の場合は、振込額と手数料を別の行に分けること） 5. 個人立替（現金）で支払った場合は、立替精算日欄に「未」と記入

■もくじについて

業務マニュアルは、業務記述に照らして作る
• 本当に「目的」を満たす業務マニュアルになっているか？
• 「スキル」の前提条件に合うように書かれているか？ 業務概要 ・業務の全体像、おおまかな流れを記述する
・主要な登場人物やシステム 目的
・業務を適切に遂行することで、誰にどのような価値が生じるのか
・作業者の視線を上げ、腹落ち感が得られるように記述する 開始条件 ・何を契機として、この業務が始まるのかを記述する
・定期的に行われる場合は、時期や頻度を記述する 作業時間 ・作業に要する標準的な時間（目安）
・バラツキがある場合は最小値・最頻値・最大値を記述する 必要スキル
・業務の実行に必要な資格や前提知識、経験年数の目安など
・システムやＯＡツールの操作知識など 業務プロセスのビジネス上の定義

 

　　　　　　　　　　　　　　　出典：2019 - 2022 Current Color Co. Ltd. 

上手に活用しながら、複雑な業務を整理して乗り切りたいですね！