組織における属人的業務の課題に対してどのようにしていくと良いか

会社組織において、まだまだ属人的な業務というのは多く、特に地方の企業では、この問題が深刻化することがあります。では、属人的業務の問題とは具体的に何なのでしょうか？また、これを解決するためにはどのようなアプローチが必要なのでしょうか？

そもそも「属人的」って何のこと？

属人的というのは、「特定の個人に依存する」ことを指します。いわゆる「あの人がいないと回らない」状態ですね。これには以下のような問題があります。

1. 情報の非共有化：重要な情報が特定の個人にのみ留まり、組織全体での共有が行われないことがあります。もちろん、戦略的に上位層しか知り得ない内容というのはあることでしょうが、社内への周知が必要な情報が共有されないのはまずいでしょう。

2. 業務の非効率化：業務が特定の個人に依存するため、その人が不在の場合、業務が停滞するリスクがあります。それがさらに顕著になるのが、特定の個人が退職したときです。その業務を引き継ぐ人がいないため、とたんにそのリカバーに追われ通常の業務に支障が出るのです。

このように、属人的な業務は組織に多くのリスクをもたらします。これらの課題を解決するためには、業務のシステム化とデジタル化が鍵となります。

属人的業務を解決するためのアプローチ

• 業務プロセスの文書化：業務手順を明確に文書化（動画化でも良いですし、何らかの視認性が保てるように）し、組織内で共有します。こうすることで、誰もがその業務を理解し、経験値の差はあれど、実行できるようになります。

• デジタルツールの活用：業務管理システムやコミュニケーションツールを導入し、業務の透明性を高めると、誰が何に関係していて、どういう作業をしているかということがクリアになると思います。

事業承継における課題とその影響

属人的業務は、事業承継においても大きな課題を生じさせます。

1. 知識の伝承が困難：特定の個人に依存する知識やスキルは、伝えるのが困難であるため、事業承継がスムーズに行われない要因です。

2. 経営の継続性の欠如：重要な業務を行っていた人物が退職した場合、後継者がいないと業務がストップし、経営の継続性に影響を与えることになります。

こちらは、後継者となるべき人材に対して、早期から教育と訓練を行い、スムーズな事業承継ができるように計画を立てておくことが肝要です。
地方企業ほど、この問題に直面し急転直下で対応することになりかねません。早めの対策を、金融機関や専門機関に相談することをおすすめします。

本日はここまでになります。また次の記事でよろしくお願いします。