4：仕事の資料を捨てまくるの巻

※この記事は、iPhoneで作成しました

すっかりご無沙汰

していた間に、引越しを伴わない人事異動があり、引き継ぎやら何やらで多忙な毎日。異動先には収納場所が少ないと聞き、これまで溜め込んできた紙の資料を多少減らすことにした。ファイルボックスの数を気にしつつも3箱減程度で良いだろうと。

我が部署（3月末まで勤務）のカフェテリア形式の導入失敗

デジタルよりもアナログが重用される部署。当初、紙の資料を削減し、袖机の深い引き出し一杯程度の量を1人分と全社的に決めたが、当部社員の猛反対に遭い、我が部署はこの限りではない従来のままとなった。このとき少々処分をしたが、収納場所があれば当然といっていいほどモノは増える。
ペーパーレスというけれど、紙の資料が断然見易い比較がし易い。ケース毎にファイルで分類されて、スピード感を持って、諸事対応できる。また、ペーパーレスといっているにも関わらずデータではなく、丁寧にカラープリントされているときがあり、配布したいなら抜粋版を白黒印刷し元ネタはpdfでいいのにね。矛盾しているの。
首を突っ込んでいる、各種プロジェクトの配布資料、毎週行われる会議資料など。私の持つ紙の資料のほとんどは、書き込みあり！その時の会議の雰囲気や自分の感情、誰々さんの心の動きまで手に取るように思い出せる。なぜ捨てまくったのか？それは人事異動があったから。

異動して、もうビックリ🫢

これまで収納場所が潤沢にあった部署から90センチ幅程度の棚、１段のスペースが一人分。そこに入りきらない資料を持つ私は、捨てるしかなく数日かけて捨てまくって、とうとうファイルボックス５個程度に縮小させた。

ファイルボックス10箱

そう、これが捨てた箱の数
これ捨てたら二度とお目にかかれないという貴重な資料もあった。しかし、私は躊躇することなく捨てた。迷わなかったわけでは無かったが、ココは勢いが肝心。

大切な資料は､

資料のマスターを保存しているリンク先をExcelファイルに打鍵してまとめて、シートごとにカテゴライズして保存。私だけの辞書ファイルである。もちろん、更新時にはバックアップファイルも作成できるよう設定した。
だから、辞書ファイルがあれば捜す手間なく仕事開始できる。
スキャナーが無い新部署だが、工夫すればなんとかなるという話。
結果、半分以下となって、少数精鋭ミニマルで気持ちが良い次第である。