ビジネス英語メールの書き方マニュアル

職場で突然英文メールの返信を任されたけど、どのように返せば良いのか検討もつかない! という方の為に実際に使える方法を説明していきます。
僕はニューヨークでのシェアハウス運営(8年勤務)の時に世界中から来るゲストの問い合わせに英語で返信していましたので、かなりリアルな内容にしています。

1. Grammarlyをダウンロードする。

まずはGrammarly という神ソフトウェアをブラウザに入れてください。
このアプリは文法のミス(TheやAの冠詞漏れ、複数形や三単現のS漏れ、ミススペルなどなど)を指摘してくれて、その箇所をクリックするだけで自動で修正してくれます。
更に下記の写真のようにSlackやGmail上でも機能するので細かい事を気にせずにバンバン英文をタイプすることが出来ます。

⇩⇩⇩⇩⇩指摘された所をクリックすると、、、⇩⇩⇩⇩⇩

friendの冠詞漏れとcafe latteのスペース漏れが修正されました。
細かなことですが、ビジネスの送信相手がNative speakerの場合、文法やスペルミスは絶対に気になってしまう部分なので、それがほぼ0になるだけで安心して送信することが出来ます。

2. 英語メールのルールに従いながらメールを作る。

日本語には日本語のビジネスメールのルールがあるように英語にも存在します。
ただ、基本的な英語力さえあれば日本語よりも遥かに簡単なので下記のルールに従いながらメールを作っていきましょう。

とにかく簡潔に。違う国からきた100人が同じメールを読んでも、全く同じように解釈されるようにメールを作る。

日本語のように遠回しに、長ければ長い方が丁寧。という文化はありません。
仕事をする為にメールを送っているので、あなたが伝えるべきことだけをシンプルに伝えればオッケーです。
季語とかは入れる必要ありません。
日本語の直訳は受け取った側からすると非常に分かりにくくなってしまうので、日本語で文を作ってから翻訳サイトで翻訳するのは避けて、中学校レベルの簡単な文法と単語で十分なので自分で文章を作った方が良いです。

たまに日本の方とも英語でやり取りすることがありますが、何故かニューヨーカーよりも難しい単語を使っていたり、意味がよくわからなかったりするので、何度も言いますがとにかく簡潔な文章を心がけてください。

具体的には下記の7つを含むようにしてください。

①件名：
一目で内容が分かるように短くストレートにしてください。aやtheなどの冠詞は不要です。

②宛名：
Hi + First name,：カジュアルですがビジネスシーンでも余裕で使えます。僕はこれくらいのカジュアルさが好きなので基本的にはHi or Hello + First nameにしてます。
Dear + Mr. or Ms. + Last name,：かなり丁寧です。初めてメールを送る相手や距離感がまだ掴めない時は取り敢えずこれにしておけば失礼になることはありません。
*ちなみに未婚・既婚を表すMiss. や Mrs. は使うことはありません。
(僕は8年間で一度も見たことないです)

③書き出し：
これは日本語のお世話になっております。に該当する部分です。相手との距離感やメールの種類に合わせて下記のように4パターン位を使いこなせばそれで十分です。
- I hope everything is going well with you.
- I trust that you are keeping well.
- I hope this email finds you well.
- How are you doing? (カジュアル、同僚や親しい顧客向け)

④用件：
いよいよ用件です。結論Firstを心がけましょう。日本語のように理由を最初に述べる必要はありません。
短ければ短いほど、相手の時間を浪費することはなく気遣いのあるメールだと思って作成してください。

⑤本文の結び：
これは日本語の何卒宜しくお願いします。に該当する箇所です。
こちらは相手にして欲しいアクションや自分の気持ちを伝えるイメージで使い分けてください。
- ご返信お待ちしております =  I look forward to hearing from you soon!
- ご不明な点がありましたらお尋ねください = Please let me know if there’s anything else you need.
- ご検討いただきありがとうございます = Thank you for your consideration.
- ご協力に感謝いたします = Thank you again for your help with this matter.

⑥結語：
こちらも相手との距離感、メールの温度感によって使い分けてください。例えば謝罪のメールにThank youは使っちゃダメです。
- Best, 
- Sincerely, 
- Regards, 
- Kind regards, 
- Thank you, 
- Warm wishes, 
- Many thanks, 
- All the best,

⑦差出人名：
あなたの名前です。何度かやり取りしていればFirst nameだけで特に問題ありませんが初めての相手などはLast nameもつけましょう。

3. スプレッドシートにセンテンスを蓄積していく。

ビジネス英文メールはパズルを組み立てていくイメージで作成すると効率よくこなすことが出来ます。
パズルのピースをその都度0から作成するのは効率が悪すぎるので慣れるまではスプレッドシートに例文集をまとめておくと便利です。
僕が下記のようにまとめたものを無料で喜んでシェアするので見たい方は連絡ください。

4. テンプレートはTrelloで管理する。

タスク管理として使われているTrelloですが、項目毎に分けての管理がしやすく他のスタッフとの共有も出来る為、テンプレートの管理にぴったりです。
下記のようにシチュエーション毎に分けて管理してみてください。

以上が英語メールのやり方です。
最初は、どうしよう!って思うこともあるかと思いますがやっていればどんどん上達していくので、チャンスがあれば積極的に仕事で使っていきましょう!