オンラインにする ～Teams編～

はじめまして。リンクインサイトで経理/人事/広報を担当しているハマオカです。

新型コロナウイルス感染症の影響により、リモートワークの取り組みが加速していますね。
政府もリモートワークを推奨していますが、リモートワークが実践できない企業がたくさんあると思います。

実践できない主な要因は、次のようなケースでしょうか。
・業務プロセス上に紙が出てくる
・リモートで仕事をするためのハードウェアがない
・対面での会議を余儀なくされている

私が経験して思うリモートワークをするために必要な条件は、これらの要因を取り除き「オンラインにする」ことです。

「オンラインにする」とは、業務上必要なソフトウェアをすべてクラウド化すること、ペーパーレス化することです。

そこで、私の記事では弊社で実際に使っているツールのご紹介や実践していることなどを書いていきます。

これがなかったらリモートワークは無理だろうなと思うツールNo.1は、「Office365」です。
Windowsを導入している企業なら、必須です。

プランによって異なりますが、弊社で主に使用しているツールです。
・Outlook/Excel/Word/PowerPointなど
・SharePoint
・Teams

Outlook/Excel/Word/PowerPointはリモートワークに関わらず、多くの企業が利用していますよね。
SharePointはドキュメントなどの共有サーバとして、使用しています。

リモートワークで欠かせないのは、Teamsです。
Teamsを使うことで離れた場所でも円滑なコミュニケーションが可能になります。

１．簡単なビデオ会議

煩わしい設定なく、ボタンひとつでビデオ会議が始められる簡単さが最大の魅力です。
初めて使うときも使い方を調べることなく、直感的な操作でできました。

２．文字化する

チャットやチャネルでやりとりをすることで、文字で残るということが非常に重要です。

社内にいれば口頭で確認していたことも、リモートワークでは文字でやりとりすることになります。

そうすると、①後で見返すことができる、さらに②必要に応じてすぐに他の人と共有できるので良いこと尽くしです。
この前言ったのに…というストレスから解放されます。

①後で見返す方法
後で見返す方法として、キーワードを入力して検索する方法があります。

画面上部のコマンドボックスにキーワードを入力しEnterキーを押すと、画面左側にキーワードを含む結果の一覧が表示され、選択したチャットやチャネルに直接移動します。

検索結果が多い場合は、「種類」でチャットorチャネルに絞り込むことができます。

さらに「その他のフィルター」で件名や日付などより詳細な情報でフィルターをかけることもできます。

キーワード検索は便利ですが、検索しなくてもどこに何が書いているかわかるようにチーム、チャネルを作成していくことが一番良いですよね。

②他の人と共有する方法
他の人と共有する方法として、スレッドのコピペ、チャットorチャネルにメンバーを追加するなどの方法がありますが、いずれも簡単に共有できます。

３．ファイルの共有

Excel/Wordなどの資料もチャットorチャネルごとに共有できます。

会議の資料をチャネルで共有しておけば、ビデオ会議時に資料を探す手間もなくなります。
メール添付や社内共有サーバを見に行く必要がなく、Teams上で完結するのが便利ですよね。

チャットorチャネル画面の「ファイル」タブにアップロードする方法と、「投稿」タブからアップロードする方法があります。

ファイルを会議前に見てもらいたい場合やチェックを依頼する場合は、一言添えて「投稿」タブからアップロードする方法をオススメします。
共有された人は「ファイル」タブを探さなくても、チャットorチャネル画面から直接ファイルを開くことができます。

もちろん、共有したファイルは共同編集も可能です。

４．メンションでスムーズに

Teamsの便利な機能のひとつにメンションがあります。

様々なチャネルで複数メッセージが飛び交う中で、メンションを付けて誰に伝えたいのかをはっきりさせることで、よりスムーズに伝わります。

当社ではメンションの簡単な社内ルールを決めています。

せっかく送ったメッセージがスルーされることがないよう、自分宛はすべてバナーで通知するなどをルール付けています。
（通知が増えすぎると重要なものを見落とすことになるので、自分宛以外は個人に任せています。）

５．プライベートチャネルの活用

経理や人事の業務では個人情報などの機密情報を扱うことが多いですが、そこで活用できるのがプライベートチャネルです。

例えば、「人事」チームの中には、人事部全員で共有したいこともあれば、従業員個人に関することなど少人数で共有して作業することもあります。

そこで別のチームを作成することなく、関わる人だけをメンバーに加えた作業チャネルを作成できます。

Teamsを使っていて残念だと思った点は、ビデオ会議時に4名分の映像が同時に表示され、5名以上の場合は、音声を発するメンバー以外がアイコンとして表示されてしまう点です。
5名以上の場合に4名以外の表情やリアクションを確認できないのは、少し寂しいですよね。

Office365、特にTeamsを導入するだけで、リモートワークへのかなり大きな第一歩になります。

使い方次第でもっと便利になり、生産性が上がりそうですね。

その他、Zoom、Slack、マネーフォワードクラウドなど弊社で使用しているツールについて、別の記事で紹介していきます。

私もまだまだ使いこなせていないので、活用事例などがありましたら教えていただけると嬉しいです。

経理/人事/広報　ハマオカ