リモートワーク中の社内コミュニケーション

はじめまして、リンクインサイトで営業（カスタマーサクセス）をしている若林です！

先日、新型コロナウイルスの感染拡大を受けて、弊社のある東京都も含めた７都道府県に緊急事態宣言が出ましたね。
これを機に、今週や来週からテレワークやリモートワークになったという会社もたくさんあると思います。

弊社では少し早めからリモートワークにチャレンジしていたので、完全リモートワークに切り替えてから２か月が経過しました。
私自身営業職として社内外のコミュニケーションに日々大きな変化を感じています。
実際、今からリモートワークになるという会社の方々の中にもコミュニケーション上での漠然とした不安を感じている方も多いのではないでしょうか？

ということで、今回はリモートワークでの社内コミュニケーションの変化と私が実践していることについて書いていきます。

１．社内コミュニケーションの変化と課題

まずメンバー全員が出社せずにリモートワークになり、主なコミュニケーションは会話からTEAMSでのメッセージに変化しました。

（TEAMSの活用についてはひとつ前の記事で弊社メンバーのハマオカが詳しく書いてくれているのでぜひこちらも見てください！）

メッセージでのコミュニケーションとしてのメリットは、文字としてTEAMS上に残せることですが、デメリットとしては

①ニュアンスや熱量などの細かい部分の情報共有が難しい

②メッセージが多すぎると流れてしまい、探すことが困難

③コミュニケーションの全体量が減り、ぎこちない部分がでてくる

の三点があるように感じています。

どのような会社でも、リモートワークを始めると同様の課題に直面することがあると考えられます。

私自身も現在リモートワークでのコミュニケーションについて、試行錯誤しているところですが、リモートワークが２か月経過した今、実践していることがいくつかあるので、少しでも参考になればうれしいです。

２．対策1　通話やビデオ会議の活用

課題の一つ目のニュアンスや熱量などの細かい部分の情報共有が難しいに対しては、TEAMSでの通話や画面共有を多用します。

文字で伝わりづらいなと感じる、または相手のメッセージの反応で自分が伝えたいことと、受け取り方が違うと感じた場合は、すぐに相手のスケジュールやチャットで通話が可能かを確認し、通話するように心がけています。

こういった急な通話の場合には、時間を決めて相手の時間を無駄にしないような気づかいも必要です。（まだ完璧にできていない部分でもあります...）

３．対策２　メッセージを保存、スレッド化する

課題の二つ目のメッセージが多すぎると流れてしまい、探すことが困難に対しては、メッセージの保存やスレッド化を行っています。

メッセージの保存は、主に期限付きのタスクや指示について使用しています。

一週間、一か月などの中期的な期間でのタスクが多くなってくると、依頼メッセージがチャットの上に流れてしまって探しづらくなってしまいます。

保存されたメッセージについては一覧で見れるようになっているため、業務が完了すれば消すというルールで使用し、メッセージが流れないように気を付けています。

４．対策３　個別チャットやリアクションを使う

課題の三つ目のコミュニケーションの全体量が減り、ぎこちない部分がでてくるに対しては個別チャットやリアクション使うようにしています。

メッセージによるコミュニケーションですと、どうしても一方的なものも多くなってしまったり、雑談などがなくなってしまいます。

ただ、会話での相槌のようにメッセージを送ってしまうとメッセージが流れてしまうので、読みましたというメッセージの代わりにリアクションを多用するようにしています。（顔が可愛いので少しなごみます。笑）

また、していただいたことなどに対する感謝や感想を個別チャットで送ってみたりすることで、雑談にかわるコミュニケーションをとるように心がけています。

５．おまけ（リモート飲み会）

また上記のコミュニケーションの全体量が減ってしまう課題対策もあり、先週弊社でも初めてリモート飲み会をやってみました！

はじめてのチャレンジだったので、序盤は少し照れもありましたが各々が自宅にて好きなお酒を飲み、また普段の飲み会では絶対にできない、飼っているペットの紹介などもあり、楽しい時間になりました。

ただTEAMSでは４人までしか顔が映らないため、Zoomなど他のツールのほうがリモート飲み会には適しているかもしれません。

このようにリモートワーク中のコミュニケーション課題に対しては、私たちも向き合っている途中です。なのでみなさまの実践していることも教えていただけると嬉しいです。

不都合はありますが、新しい時代の流れとしていろいろチャレンジできる時ですので、楽しんでいきたいですね！

カスタマーサクセス／若林