テレワークをはじめよう！最小単位のITツール。

現在、意図せぬ形がきっかけにはなりましたが、急速にテレワーク・リモートワークが推進されています。

地震や台風などの災害も多く、育児世代の共働き家庭も多い日本では、健全な企業体制を作っていく上でもテレワークはもはやマストな労務体制だと言えるでしょう。

しかしながら、「テレワーク」という言葉には、どうにも大げさな響きがあるなとも感じます。

「何か特別なIT環境を整えなければいけないのでは・・・！？」
「導入に多額の費用がかかるんじゃないの！？」
「業務が止まってしまわないだろうか！？」
「サボる人が出るのでは？」

そのように思われる会社経営者さんも多いかもしれません。

たしかに高価格・高機能なテレワークシステムもありますが、実際のところこれらは多くの企業にとっては冗長すぎるかもしれません。
アクセス権限とスムーズなコミュニケーションさえできれば、無料ツールで充分だった。と言うケースも多いのではないでしょうか？

ということで、
本記事では、中小規模の企業が今すぐにでもテレワークに突入できるための「最小単位のITツール」を厳選してみました。

できるだけシンプルで身近に感じれるものを厳選したつもりなので、ぜひ参考にしていただくとともに、有事に強い日本経済をみんなで作り上げていきましょう！
（なお、パソコンやスマホといった基本デバイスは省略しておりますので悪しからず）

１．メール

さて、テレワークやリモートワークというと何やら大掛かりなIT環境が必要になりそうな響きがありですが、本当に最小限なことを言ってしまうとメールのやりとりさえできれば事足りてしまいます。

やはりメールは現時点で老若男女誰しもが慣れ親しんでいるITツールです。
添付ファイルだって送れるし、一斉メールだって送れます。

また、メールの最大のメリットは、実は「プッシュ通知が来ないこと」です。
ピコンピコン！といちいちプッシュ通知が来ていてはそのたびに集中力が途切れて作業になりませんよね。
朝・昼・夕方にチェックするなど自分のタイミングで見ることができるので、集中しなければならないような作業をメインにする人にとっては、メールというレガシーツールがいちばん有り難く、業務効率も上がりやすいツールだったりします。

２．チャットツール

とはいえ、やはり仕事の上ではレスポンスが重要になる場面も多いですよね。
特に、商談に関する内容やトラブル対応などは、早く担当者に確認をしてレスポンスを行いたい！と思うことも多いでしょう。
こういった時には、やはりチャットツールは欠かせません。

チャットツールにはChatWorkやSlackなど流行りの高機能ツールがありますが、ややこしければとりあえず「Skype」を入れてしまいましょう。
（LINEでも良いのですが、社内の人とはLINEで繋がりたくないという人がいるかもしれません）
Skypeは先に記載したものと比べると決して高機能とは言えないかもしれませんが、シンプルだからこそ誰にでも使いやすく、メッセージのやりとりも直感的でカンタンです。
社外の人でも海外の人でも、「Skypeであれば使ったことがある」という人は多いはずですので、社内外問わずチャットツールの第一歩としては最適なツールです。

※ただし、「チャット疲れ」という言葉が流行りつつあるように、利用は最小限にとどめましょう。（上司にとっては良いツールでも、部下にとっては悪魔のツールかもしれません）

３．ビデオ会議ツール

メールやチャットだけではテキストのやりとりだけになってしまいますが、
やはり「声で伝えたほうが早い」「顔を見て話したい」「資料や画面を一緒に見ながら説明したい」といった場面も多いでしょう。

こういった時にも、「Skype」が使えます。
通話機能もあり、ビデオ通話や、PC画面の共有も行えてしまいます。

通話の際にはパソコンにカメラやマイクが必要になりますが、もしついていなければスマホやiPad用のSkypeのアプリもありますので、これくらいでも通常業務では必要十分なことが多いです。
（もちろん顔を映さないこともできますので、寝起きやスッピンでも大丈夫！）

４．ファイル共有ツール

テレワークのいちばんの悩みどころはデータやファイルの共有方法です。
在宅で仕事をしていると、当然ですがExcel資料やパワーポイントの資料、その他業務に必要な資料やファイルを複数人で共有しなければなりません。
それも、自宅から安全にアクセスする必要があります。

この際に便利なのは、Microsoftの「OneDrive」というクラウドストレージ（インターネット上のファイル置き場）です。

Google版のGoogleドライブでも良いのですが、ExcelシートがGoogle用に変換されてしまったり表示にずれが出てしまったりと、マイクロソフト製品との互換性が微妙なところも多いので、多くの企業にとってはおそらくOneDriveがベストだと思います。
簡単な資料であればExcelやパワポをWeb上で編集することもできますし、アクセス権限を細かく設定することもできますので、安全性にも優れています。

もしクラウドに収まりきらず、メールにも添付できないような大容量のファイル共有が必要な際には、「ギガファイル便」という一時的なファイル送信サイトを利用すれば、ほとんどのファイルのやりとりについてはカバーできるでしょう。

５．まとめ＆社外告知

さて、こうして見てみると、
「メール」「Skype」「OneDrive」という三種の神器さえあれば、今すぐにでもテレワークがスタートできてしまいますね。

ここで心配されるのが「サボる人の監視問題」ですが、
必要な業務さえ指示していれば、多くの勤勉な日本人はきちんと対応してくれるはずです。

「朝に作業確認をし、夕方に業務報告をする」などのルールを決めておけば、逆に見える化にも繋がります。
在籍時間ではなく作業量が見えてしまうぶん、サボることは難しいかもしれません。

さて、ここまで準備が整ったら、忘れてはならないのが社外告知です。

取引先へはメールや電話でテレワーク開始のお知らせをし、
ホームページ上でもテレワークを行なっている旨を案内しつつ、メールフォームでお問い合わせ頂くように誘導しましょう。

こうすることで、これまで鳴り響いていた迷惑なテレアポ営業電話の対応に追われるコストや、社員さんのストレス、そして交通費までも一緒に削減できてしまうので、予想以上にメリットが得られることに驚かれるかもしれませんね。

接客業や工場など技術職の方には、さすがにテレワークは難しいかもしれませんが、少なくとも事務職・デスクワークがメインの人たちにはテレワーク環境を整えてあげることはできるはず。
営業の方であっても直行直帰が増えたり報告業務はネットで完結するなど、業務効率化にも繋がっていく可能性は非常に高いのではないでしょうか。

死者が出てしまうようなパンデミックがきっかけで働き方改革が進んでいくというのはなんとも悲しい限りですが、今回は「期間限定」という大義名分もありますし、
「まずは○曜日だけやってみよう！」など、テレワークのテスト導入を行うには良い機会なのかもしれませんね。

ピンチはチャンス。
これが日本にとっての良い機会となり、災害や厄災リスクにも強い社会が実現することを切に願います。