組織における事務連絡ルートを確保する過程と課題について

存在感がない部署だからって、事務連絡くらい届くでしょう。
と思うかもしれない。
いまの部署に配属された当時、私自身もあまり心配していなかった。
というか、届くと思い込んでいた。

でも、それは、組織の事務連絡ルートに乗っていれば、
という前提条件の下で、である。

いまの組織の事務連絡は、ほぼメールで行われており、
大雑把に、以下の6つのルートがあると考察している。
1.全構成員
2.所属長（必要に応じて担当、個人に展開）
3.所属庶務担当（必要に応じて他の担当、個人に展開）
4.所属部署全員
5.所属部署各担当（必要に応じて他の担当、個人に展開）
6.個人

なお、1.全構成員に発信する際のメーリングリストは、
6.個人のメールアドレスではなく、
4.所属部署全員のメーリングリストが登録されている。

そして、4.所属部署全員のメーリングリストに、
6.個人のメールアドレスが紐付けされている。

いまの部署のメーリングリストは、
本格稼働時（つまり私が配属された時）に作られ、
当然、システム担当部署が1に紐付けしていると思っていたら、
そうではなかった。

引継の関係で、しばらく前任部署のメーリングリストにも
私個人のメールアドレスが登録されていたことが幸いし、
1に紐付けされていないことは、すぐに判明したため、
システム担当部署に登録を依頼して対応できた。

次に、いまの部署は、当然ながら担当が分かれていないため、
3.所属庶務担当のメーリングリストに、
4.所属部署全員のメーリングリストを登録する必要があった。

3のメーリングリストは、総務担当部署が管理しており、
いまの部署の庶務業務をすることになっていた関係で、
「必要なメールは転送します」
とのことで、登録する必要性を感じなかったらしい。

だが、総務担当部署は、人数も多く、方々から届くメールも多く、
どれを転送したのか、していないのか、わからなくなったようで、
「念のため」
「重複してたら、すみません」
「再送します」
みたいな前置きのついた転送が多くなったし、
タイムラグがかなり生じることもあった。

しばらく我慢していたが、改めて、
「いちいち転送してもらうのは、大変なようなので･･･」
と申し出て、なんとか所属庶務担当のメーリングリストに
所属部署のメーリングリストを登録することができた。

こんな形で事務連絡ルートを知ることになったのは、
非常に不本意だったけれど、いつか新しく稼働する部署ができたら、
その部署の人にアドバイスしたいと思う。

そして、課題は所属長を経由する事務連絡ルートである。
こればかりは、メーリングリストに登録させてもらえるわけもなく、
地道に所属長や副長に聞き続けざるを得ない･･･

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Canvaで作成しました。
※マガジン「職場での”ちょっとした”たくらみ」シリーズ（？）は、使用画像を統一することにしました。