[企業法務]時短テクニック

生産性の向上、効率性の向上、費用対効果の向上などが強く主張されて久しくありませんが、どのような規模の会社でも、どのような部門でも目標として掲げていることが多いのではないでしょうか？

人材を投入して、増加する業務量に対応する手もありますが、会社の業績や方針などにより、これが困難なこともあるかと思います。そして、残業が続き、過労で心身が不調になり、仕事の品質が落ちたり、休職してしまったりして悪循環になることもあるでしょう。

法務部門でもこのようなことは起こりえます。

では、今いる人材で、現在の業務量や将来増加が見込まれる業務量に対応するにはどうしたら良いか。その一つに時短テクニックにより生産性や効率性を高め、1人が同じ時間でより多くの業務をこなすことができるようにすることが挙げられます。

時短テクニックを考える前に指標を定めて現在の状態を計測する必要があります。これにより、何に時間や負荷がかかっているかを把握することができます。たとえば、1か月で作成する契約書の量と1人が作成する契約書の量を定点観測することが業種によっては有益なときがあります。

数か月または1年定点観測をして、全体の状況を把握できるのがベストです。また、契約種別（NDA、業務委託契約、売買契約など）に把握することが必要なときもあるでしょう。

そして負荷が大きく、残業の多さの原因になっていれば契約書の作成プロセスに時短テクニックを取り入れていきます。

NDAのテンプレート化は最もわかりやすく、どのような会社でも取り入れやい時短テクニックかと思います。その際に一定の柔軟性をもたせることが重要になってきます。なぜなら、契約の締結には交渉がつきものだからです。たとえばオプションを複数用意して選択式にするのも一つの手でしょう。どのような基準で選択すべきかを記載しておくと更に良いです。このようにすれば事業部門の担当者だけで話を進めることができ、法務部が関与する時間を減らすことができます。

他の契約書（業務委託契約や売買契約など）はワークフロー化の方が適していると思われます。こちらは交渉のポイントが多岐にわたり、時には難しく、法務部の関与がある程度必要になってきます。ただし、共通の確認事項があるのであれば、ワークフロー化してQ&Aをオンライン化する余地はあるかと思います。今では色々なツールやアプリもあるため、調査してみてはいかがでしょうか？