研究進捗共有ミーティングの方法

杉浦裕太研究室の杉浦です。

この記事では、当研究室で実施をしている研究進捗共有ミーティングの方法を説明します。

実施頻度

ミーティングは、隔週で実施をしています。夏期休暇中や冬期休暇中は、その頻度を下げて3週間に一度程度にしています。ミーティングの予定は、事前にまとめて決め、それを全員閲覧可能なカレンダーに掲載することで、リマインドのコストを下げています。

ミーティングの流れ

ミーティングは、1時間半程度です。前半は構成メンバによる研究進捗共有、後半は研究室のマネジメントや事務的事項の共有となります。
研究の進捗共有では、各自が進捗状況をまとめたものを、幹事がスクリーンに表示します。表示された各自がそれを2〜3分で紹介をします。
連続して数名の発表が終わったら、Zoomのブレイクを発表者分用意してそれらのセッションに発表者とその他のメンバーを割り当て、グループディスカッションをしてもらいます。グループの人数は3〜4名程度、ディスカッション時間は10分程度としています。
教員は、このブレイクセッションを移動しながら、ディスカッションに参加をします。
留学生がいる前で話す場合は英語を使い、留学生がいない場合は好きな言語でやりとりをしてもらいます。進捗共有のフォーマットへは英語での記入を必須としています。
構成メンバの全員が発表を終えたら、進捗発表がは終了です。

進捗報告のフォーマット

学生は、進捗共有のフォーマットに内容を記述して、当日までに研究ノートに掲載をします。このフォーマットはこちらのようになっています。研究ノート自体は、Google Documentでまとめてもらっています。

このフォーマットでは研究進捗以外の内容も共有ができ、メンバーは参加したイベントの話、趣味の話などをしてくれます。毎回新しいボードゲームの紹介をしてくれるメンバーもいて話を聞くのがとても楽しいです。

メンバーの反応

実際にこのミーティングに参加をしている学生の反応です。

ディスカッションは英語を話すのが少し大変ですが、対外発表などで英語が必要になる時に向けて良い練習だなと感じています。双方向のディスカッションがあることで、同期や先輩、先生の意見や感想から研究を進める上でのヒントやアイデアが得られます。また、他の学生に質問することを通して新たな知見を得ることができます。例えば、自分の研究では使わない機械学習を使った研究をしている先輩から、機械学習についての知識を教わることが多いです。（学部4年生）

現在実施しているミーティング方法では、コロナ渦であっても強制的に研究室メンバーと話せるので研究の孤独感が和らぎます。また、研究の話だけでなく就活の情報交換や雑談もしたりしてます（笑）おかげで、私はあまり研究室に行けていないのですが孤独感はあまりないですね。留学生と話すときは苦労しますが、こちら側が理解できるように頑張って話しかけてくれるので優しいです（笑）それに甘えず英語を頑張っていきたいところですが、、、（修士1年生）