#242 「いい議事録」の書き方

議事録は、仕事内容に関わらず、
多くの社会人が仕事をするうえで重要な役割を担っています。

ですが、「議事録を書いてください」と言われて、
良い議事録が書ける人とそうでない人がいます。

あなたは、会議などの議事録を見て、
「見づらいな…」と読むのをやめてしまった経験、
ありませんか。

今回は、議事録の目的や、いい議事録とは何か
お伝えします。

実際に私が議事録を書く際に気をつけているポイント
などもあわせてお伝えしますね。

１．議事録の目的

議事録は「会議内容を文字で記録したもの」です。

会社によって、または人によって書き方は様々ありますが、
議事録を作成する目的は、主に以下の3点です。

✓ 会議での決定事項（や経緯）の共有
✓ 事実（と意見）の備忘録
✓ 期日と役割の明確化

仕事を円滑に進める上で必要な手段のひとつですね。

議事録があるかないか、理解しやすいかしづらいかで
仕事のスピードや質、とる行動が決まってくると言っても
過言ではないくらい、議事録は大切なものです。

正確に、理解しやすく書かれていたら、
これからやることが明確になり、
スケジュールが立てられますし、

曖昧で、理解しづらい内容であれば
結局何が決まって次にどうすればいいのか、
理解するまでに時間がかかります。

２．良い議事録の骨組み

いい議事録とは、しっかり目的を抑えた上で、
先程お伝えした3点がおさえられている議事録です。

もう少し具体的にお伝えすると、お伝えした３点を

5W1Hがおさえられている

状態で書かれていたらいい議事録です。

「どんな会議だったのか」を伝えるために、

「いつ、どこで、だれが、なにを、なぜ、どのように」

という5W1Hを使って説明されていたら、
おおよそ会議でどんなことが決まったのか
ある程度理解できます。

とても簡単に聞こえるかもしれませんが、
意外と漏れたりしますので、あなたが議事録を
書くときには骨組みとして、この項目が
押さえられているか確認してくださいね。

３．議事録を上手に書く方法

とはいえ、上手な議事録を作るためには
もう少し肉付けが必要です。

ここからは、上手に書くコツをお伝えします。

✓ 読み手に配慮する
✓ 見やすく、美しく作る

(1) 読み手に配慮する
上手な議事録とは、読み手にとってわかりやすいものです。

読み手のことを考えると、以下のような情報があると
今後の仕事を進めやすいでしょう。

・会議での決定事項
・各自の役割と期日
・共有すべき事柄や備考
・次回の議題、検討すべき内容
・使用したファイル（資料）の情報

議事録を共有するメンバー同士で、
次のやるべきことや期日がわかるようにしておきましょう。

(2) 見やすく、美しく作る
こちらは見た目の話です。

議事録はパッと見たときの見やすさ、
わかりやすさが非常に重要です。

冗長な文章を書かず、できるだけ簡潔にまとめたり、
可能な範囲で記号を用いるなど、工夫するだけで
とても見やすくなります。

見た瞬間、字がびっしりで
読み手が見る意欲をなくすような議事録は、
どれだけ内容がまとまっていても
あまり読まれません。

※議事録をメンバーに送るタイミング
番外編として、議事録を作成して共有するまでの
スピードについても触れておきますね。

人間の記憶力には限界があります。
人の短期記憶はとても儚いもので、
気を抜くと重要なことも忘れてしまいかねません。

・20分後に42%忘れる
・1時間後に56%忘れる
・9時間後に64%忘れる
・1日後に67%忘れる

つまり、議事録は会議終了後にはすぐに共有するくらいの
気持ちで作りましょう。

そのためには、事前にフォーマットを用意するだけでも
完成までのスピードが違いますよ。

私は会議前に議題をまとめておき、
議題ごとに簡単に議事録がかけるようなフォーマットを
用意しています。

一度作ってしまうと楽ですので、
ぜひお試しくださいね。

４．まとめ

いかがですか。

今回は「良い議事録の書き方」について
お伝えしてきました。

たかが議事録、されど議事録。

議事録があると、会議に参加していない
メンバーも、次に何をすればいいかが分かります。

チームで仕事をすすめる上ではとても重要なものです。

▲ 事実だけの単なるメモになっている
▲ 情報に抜け漏れがある
▲ 必要な資料や参照元が明記されていない
▲ メンバーへの提出、共有までが遅い

このようなことがあると、仕事のスピードが
落ちてしまうこともありますので、
読み手にとって良い議事録を作りましょう。

議事録を効率的に作成するために、
文字起こしツールや議事録共有アプリを使っても
いいかもしれません。

議事録は仕事を円滑にするための
コミュニケーション手段です。

メンバーに素早く正確な情報を伝えて仕事を進めるために、
便利なツールも使いながら、議事録を有効活用してくださいね。

今回はこれで終わりにします。

ではまた。

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