【Slackチャンネル整理方法】Slackをデジタルオフィスとして活用するラボラティックの、Slackチャンネル整理方法をご紹介
Slackと組織コミュニケーションの専門家、ラボラティック株式会社でバックオフィス全般とマーケティングを担当している加藤です。
今回は、弊社のやり取りの全てを詰め込んでいる、業務の基点であるSlackの、チャンネル整理方法をご紹介します。
弊社はかれこれ3年以上、「Slackをデジタルオフィスと捉え、フルリモートで業務を行う」ことを働き方の戦略としています。
前回のコラムにて、弊社は既に業務のやり取りの全てをSlackで行うデジタルHQ体現企業であり、情報の宝庫であるSlack内で作業する働き方こそ、これからの勝ち筋であると考えていることをご紹介しました。
このSlackというデータベースを、より綺麗にキープして運用するために。
できるだけ手間をかけず、扱う情報が、より精度の高い議事録であるよう、弊社は、以下の方法でチャンネルを整理しています。
Slack運用ルール
・できるだけDMは使わず、オープンコミュニケーションを心がけてください。
・DriveやNotionのリンクを、Slackにおくようにしてください。→Slackを検索すれば、情報にたどり着くようにしたい。
▼Slackコネクト
・他社の方とのやり取りは、コネクトの利用をお願いします。
※Laboratikで設定できる場合は、「#顧客名-Laboratik」のように、顧客名を先につけてください。
▼チャンネル
・#直下は、以下部署ごとのアルファベットをつけてください。
#all-XXX：全社利用
#bo-XXX：バックオフィス利用
#cs-XXX：カスタマーサクセス利用
#dd-XXX：開発利用
#int-client-laboratik：「internal」部署を跨ぎ、顧客対応する際に利用
#mkt-XXX：マーケティング利用
#p-XXX：「private」個人チャンネル利用
#sl-XXX：セールス利用
#z-XXX：「zatsudan」雑談利用
※「#■■- 」以降は各自自由に設定お願いします。
※後半「-XXX」は、何についてなのか直感的に理解できる【情報受信者目線で考え、発信者目線で考えない＝共有認知を高める】命名をお願いします。
シンプルイズベスト！！大枠をこのように定め、あとの運用は各メンバーに委ねています。
なお、Googleドライブも、Slackと同じフォルダ分けで運用し、齟齬なく対応できるよう整理しています。
チャンネル名については、当初、部署ごとに番号を割りふり#直下を指定の番号で始めることも考えましたが、見れば意味がわかるローマ字を採用しました。
現在まで、部署のチャンネル（オンサイトで言い換えるなら、部署のフロア）を間違えるうっかりは発生していませんので、大成功だと思っています。
そして、案件ごとに細かくチャンネルを作成して、より情報を具体的に集めることを、私は特におすすめします。
例えば、経理関係だけでも、以下のように案件ごとに細かくオープンチャンネルを作成しています。
#bo-見積書請求書作成依頼
#bo-請求書提出
#bo-クレジットカード
#bo-租税公課
#bo-全体経費
#bo-開発経費
#bo-財務予算
「見積書請求書作成依頼」が動けば一旦手をとめ、お客様により早くお渡しできるよう、優先して書類を作成します。
「租税公課」を遡れば、税金などの支払い状況が年間で把握できます。
「全体経費」では、毎月の経費の流れが自然と月毎にまとまっていきます。大きく会社の流れを検討したい時は「財務予算」を動かします。
給与など個人情報が絡む場合も、例え2人でもDMではなくプライベートチャンネルを作成し、データベース化を徹底しています。
チャンネルが乱立してしまうようですが、#bo-と始まりを揃えているので、特に他のメンバーからも苦情はありません。
チャンネル内には、純度の高い情報が時系列に並ぶので、日々の作業では、検索すらしていないのが現状です。
業務でも業務以外でも気軽に繋がれる、コミュニケーションチャンネルも整理しています。
#p-で始まるチャンネルは、各メンバーのprivateチャンネルです。オンサイトで言い換えるなら、各メンバーのデスクですが、個人のtwitterのような機能も兼ね備えた画期的なデスクです。
#zatsudan チャンネルも、#z-と枝分かれを見せ、#z-eats #z-health と、それぞれのおすすめを、純度高くデータベース化しています。
デジタルオフィス「Slack」上でも、このちょっとした工夫で、対面のオフィスの会話と同じくらいのコミュニケーションができていると思っていて、特に不安、不満はありません。
以上の運用で、弊社は、風通しの良い、アサーティブなSlack構築ができているのではないかと思っています。
Slackの運用方法は各社様々で、正解はいくつもあると思います。気になったことは、ぜひ、一部でもご参考にされてみてください。
今回の記事が、日々働く中での、ちょっとした自由に繋がりますように！
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