チームのアウトプット量を改善するための1年間の振り返り
こんにちは、VoicyでiOSエンジニアをしている立花（@kzytcbn315）です。
Voicyでは、2月に新しい年度が始まります。そのため、今回のnoteでは、過去1年間でチームのアウトプット量を増やすことができた取り組みを、自分自身の振り返りも含めて紹介します。
最初に結論からお伝えすると、アウトプット量を増やすためにはPDCAサイクルを愚直に回すことが大事だと思っています。
PDCAサイクルは以下のようなステップです。
認識を揃える：課題や目的を明確にして、メンバー全員が同じ認識を持つことが大切です。
現状を把握する：アウトプットの状況を把握することで、計画を立てることに役立ちます。
計画を立てる：認識を揃え、現状の把握したら、アウトプット量を増やすための計画を立てます。
行動する：計画に従ってアウトプット量を増やすための取り組みを行います。
振り返る：行動した後はアウトプット量と質を振り返り、実際の成果と計画を比較します。
改善する：振り返りの結果をもとに、さらなる改善のための計画を立てます。
このように、PDCAサイクルを回すことで、アウトプット量を増やすためのフィードバックが得られます。
以下で各項目に関して説明していきます。
認識を揃える
まず最初に質問です。
アウトプットが増えることはいいことでしょうか？
いいに決まってるじゃん！そう思った方も居るのではないかと思います。
でも、本当にアウトプットが増えることは良いことでしょうか？
アウトプットが増えました！（意味/必要がないものばかりだけどね）
こんな状況でも本当にアウトプットが増えてるから良かったねと思いますか？
残念ながら多くの方がそうは思わないと思います。
単にアウトプットが増えたとしても、実際にそれが有益なものか、必要なものかは必ずしも保証されません。
なぜアウトプットを増やすことが必要なのか？
この問いを考え、アウトプットを増やす活動をする人達の認識を揃えた上で、アウトプットを増やす活動に取り組むことが重要になってきます。
アウトプットを増やす活動をする人々が異なる目的を持っていた場合、各自が好きなことを行っている可能性があり、最終的にはそれぞれの方向に進んでいて、お互いが別の場所に到達するようなこともあります。
これは、アウトプットを増やすために努力しているにも関わらず、正しく評価されないことや、やる気を失うことにつながる可能性もあります。
現状を把握する
アウトプット量を把握することで、現状を明確にすることができます。
これは、今後のアウトプット量を増やしていくための改善計画を立てる際に役立つと同時に、改善活動によるアウトプット量の変化を見ることもできます。
これにより、アウトプット量の推移を視覚的に理解することができ、進捗を確認することができます。
そのためにはまず、直近のアウトプット量を把握することが最も重要なステップになります。
計画を立てる
認識を揃え、現状の把握ができたら、アウトプット量を増やすための計画を立てていきます。
アウトプット量を増やすための計画を立てる際は、アウトプットに掛けたコストが過去実績（似たようなアウトプット）や見積もりと乖離がないかを確認することがおすすめです。
過去実績や見積と比較することで、現状のアウトプットに掛けたコストが適切なのかの判断をすることができます。比較をした結果、大きく乖離があるような場合は、その課題の改善をするための計画を立てることが有用です。
乖離がない場合は、そのアウトプットをもっと効率的に行うためにはどうすればいいかを考えましょう。
初めのうちは、見積もりを行っていないとか、過去実績と比較が難しいなどあると思いますが、その場合は自分やチームの感覚とズレているものを探し、それを改善するにはどうしたらいいかと考えることで改善への第一歩を歩むことができると思います。
行動する
計画に従ってアウトプット量を増やすための取り組みを行います。私が所属するチームでは、1週間単位のサイクルで取り組んでいます。
1週間という期間にとらわれる必要はなく、一定の期間を決めて取り組むことが大切だと思います。
振り返る
期限を決め、アウトプットを増やす取り組みを行ったら、実際に出たアウトプットを振り返ることが大切です。
私の所属するチームでは以下のタイミングで振り返りをおこなっていました。
週単位での振り返り
月単位での振り返り
四半期単位での振り返り
アウトプット単位での振り返り
週単位での振り返り
計画した通りにアウトプットが行えているかを1週間単位で振り返ります。
振り返りの手法はYWTを使用していました。
別にYWTじゃなきゃダメというわけではなく、慣れ親しんだものや使いやすいものを使用して問題ないと思います。
YWTを使用していた理由としては、上記のイメージのようにYPTの中にKPTが内包しているようなイメージで、やったことをまず書くことによって振り返りで何も書けないみたいなことを防ぐ意味で使用していました。
YWTで実際にやった事を書き、その中からの学びをKeepとProblemに分類してネクストアクションを決めていくイメージです。
月単位での振り返り
週単位で振り返りをおこなっていると、目先のことばかりに注目しがちになります。
毎週改善はおこなっているんですが、部分最適になって全体最適とならないみたいなことが起こったりします。
なので、1ヶ月というもう少し広いスコープでの振り返りも行こなっています。
ここでの振り返りが、翌月の活動の方向性を決め、その方向性のもと1週間単位で改善を行うといったイメージです。
四半期単位での振り返り
四半期ごとの振り返りに関しては、毎月の振り返りがうまく行っている場合は行わなくても問題ないかもしれません。
私の所属するチームでは四半期で到達したいチームの状態を、期初のタイミングで定めていたので、その状態になれているかを確認するために実施しました。
アウトプット単位での振り返り
基本的にアウトプットの振り返りについては、週単位や月単位での振り返りでカバーできるはずです。
ただし、計画に対して大きな乖離があるような場合は個別で振り返りを行なっていました。
計画に対して大きな乖離があるということは、着手してから実際にアウトプットとして形になるまで時間があるということだと思います。
なので、YWTのような手法を使って振り返ろうとした場合、思い出す作業に時間がかかったり、覚えていないといったことが起こります。
なのでアウトプット単位で振り返りを行う場合は、作業工程ごとに問題を記載するようにしました。（※上記はイメージ）
思い出す作業を工程ごとに思い出すようにすることで、思い出しやすくなると思います。
また、工程ごとにどこがボトルネックになっていたかがわかったりするので、大きな改善に繋がったりする場合があります。
改善する
振り返りの結果をもとに、さらなる改善のための計画を立てます。計画を立てる際のポイントとしては、なるべく期限を決めたほうがいいと思います。
MTGなどを組む必要がある場合は、後でいいやと考えずに、すぐに抑えることが重要です。忘れて実施しないなどを防ぐことができます。
また、改善活動を気づいたら誰もやっていないというのを防ぐために、朝会などでネクストアクションの進捗を確認することも有効だと思います。
さいごに
私の所属するチームでは、問題点の改善を繰り返したことでアウトプット量を増やすことができました。チームの平均点が高くなったので、これからはさらに平均点を伸ばしていくのではなく、強みを伸ばしていくための活動を増やしていきたいと思っています。
アウトプット量を増やすための取り組みについてもっと詳しく聞きたい、情報交換したいなどありましたらいつでも歓迎です！
Meetyでカジュアル面談は募集してますのでお気軽に申し込んでください！
（Meetyやってないよって方はTwitterのDMでも大丈夫です！）
この記事が気に入ったらサポートをしてみませんか？