オンラインMTGの時に心がけたいこと。

はじめに

新型コロナウイルスにより、世の中の流れがオンラインやリモートを推奨する風潮に。うまく使えばとても便利ですが慣れないとうまくいかないことも。2015年に香川県に移住して以降、オンラインでの仕事はもちろん、防災ガールという全国組織（基本的にメンバー全員と会うのは年に2、3回。しかもみんな居住地バラバラ）、KAIGO LEADERSというコミュニティのKAIGO LEADERS SPACEというオンラインコミュニティでの経験をもとに「オンラインMTGまだ自信ない…」という方に今までの経験をシェアしますね。

オンラインMTGのツール

１．Zoom
２．Googleハングアウト
３．wheredy
４．Messenger ビデオチャット
５．Skype

いろいろ使ってみたのですが、一番使っているのはZoomです。使用中音声が一番安定している感じがしています。わたし的には。それまではログインなどの必要がないことからwheredyを結構使っていました。各ツールの説明は今回は割愛しますね。

MTGをすることが決まったら

日程が決まったら参加する人に下記を確認してください。
１．パソコンから参加するか携帯から参加するか
２．日頃使っているオンラインMTGのツールはあるか
３．パソコンの場合、カメラはついているか（もしくは外付けがあるか）
４．マイク付きのイヤホンを持っているか

パソコンから参加する場合は資料を一緒に見ながらも可能ですが、携帯の場合難しいことも。また、携帯の場合は使うオンラインMTGのツールのアプリをダウンロードしてもらっておく必要があります。当日直前に「ダウンロードしているから待って！」となると時間がもったいないですよね。

日ごろから使用が慣れているツールがあればそれを使うとよりスムーズに。はじめての場合はあらかじめ使うツールをお伝えしてダウンロードを完了しておいてもらい、事前にそのツールを使って練習してもらうのもいいかもしれないです。

日ごろ慣れている人にとっては当たり前のことになるかもしれないのですが「MTGの準備万全！あれ？カメラない！！」なんてことも過去にはありました。事前に確認を。マイク付きのイヤホンは特にカフェや周りが騒がしい環境でMTGをされる方がいる場合は使ってくださいとお願いしています。そうでない場合も聞き取りやすくなるのでおすすめです。私は常にマイク付きイヤホン付ける派。「iPhone買ったときについてるやつです！」と説明したりします。

MTG前日にすること

いよいよ待ちに待ったMTG前日になりました。その際にはこちらを参加者に共有します。
１．日時のリマインド
２．議事録の作成をして事前に送る
３．ミーティングIDのURLを事前に送る

まずは日時のリマインドを。オンラインの場合、訪問したり、されたりしないので当日その時間になって「あれ？」みたいなこともありますし、ありました。笑
なので、自分のため相手のためにも。

オンラインMTGの場合は実際のMTGのように手元に資料があるわけではないのであらかじめ議事録を作成しておいて先に共有すると会議がよりスムーズに。わたしはいつもGoogleドキュメントで作成して共有します。全員が編集できる設定にして追加や修正があればお願いしています。事前に話す内容を共有しておきます。

Zoomを使用した場合ミーティングIDというトークルームのURLを事前に取得して参加者に共有します。直前に慌てなくて済むので。

場合によりますが、参加者全員とすぐに連絡が取れるMessengerグループがあるとより便利です。事前の情報共有や会議室のURLの共有、繋がらない場合や少し遅れるなどトラブルが起きた際にコミュニケーションをとることができます。

いろいろ書きましたが、この事前のひと手間がオンラインMTGをスムーズにするポイントだとわたしは思います。

いよいよMTG開始！！

MTG当日になりました。カメラもあるし、会議室URLもOK、議事録もOK、イヤホンも準備万端！それでは始めましょう。

MTG中にはこれを注意してみよう
１．Googleドキュメントの議事録を共有しながらMTG開始
２．いつもより若干テンション高めに
３．リアクションちょい大きめに
４．どうしも雑音が入る場合は自分が話さないときはマイクoff
５．時間内に終わらせるように心がける

Googleドキュメントを共有して会議をするメリットはリアルタイムで変更が反映される資料を共有できることです。誰がどこの部分を確認しているかもわかります。また、自分が書記で発言をしているときに参加メンバーがそっと代わりに記載してくれているのを見ると嬉しくて泣けます。

電話でもそうですが、オンラインでも若干感情が見えにくいことも。自分では全くそんな気はなかったのですが「怒ってます？」と言われたことがあるのでそれ以来+0.5くらいのテンションで参加してます。

オンラインだと相手や自分の電波の影響で雑音や聞きとりにくいことも。なので、オンラインの場合は「うなずき」などのリアクションを大きめにしています。マイクが音を拾いすぎてしまって雑音が入ったり、ハウリングしてしまったりする場合は自分が話をしない場合はマイクをoffにします。その分、相槌が聞こえないとリアクションがない分、相手が不安になる場合もあるのでうなずきなどのリアクションは大きめに。

オンラインのいいところは移動時間がなくなるところなのですが、その分次のMTGを詰め気味で入れている方もいるので時間内に終わらせるようにしています。オンタイムで会議が終わると結構すっきり。オンラインではない会議でも一緒ですけどね。

新型コロナウイルス関連で不安や心配、緊張も多いと思います。慣れればとても便利なツールですのでオンラインMTGだけではなく、遠くてなかなか話ができない相手ともオンラインでおしゃべりをして、心の休息もぜひとってくださいね。