膨張しがちなミーティングをまとめるコツ

先日、Web会議におけるファシリテーターの役割についての記事を書きました。

世の中がオンラインに切り替わっているとは言え、いまだにミーティングが長引いてしまうって意見を、周りでチラホラ聞きます。

何かをやっている時は、何かをやっていない時。つまりミーティングをしているその瞬間は、何も生産性をあげていないことになります。なので、ミーティングは「より短く、より少なく」が望ましいと僕は教わりました。

今回は、「膨張しがちなミーティングをまとめるコツ」についてお話しします。

01 | 仕切る人がいる

先日の記事でまとめたように、「仕切る人＝ファシリテーター」がいること。できればファシリテーターは、決裁権者ではない方が望ましいです。決裁権者はどうしても声が大きくなりがちなので、参加者が自由に発言できない空気になってしまう恐れがあります。

人の集中力はそこまで長くないので、終わりの時間を決めて短時間で集中的に行うのが効果的。時間内にきっかりミーティングの目的を達成できるかどうか、ファシリテーターの腕の見せどころです。

02 | 前回の内容を振り返る

定例のミーティングとしたら、まず前回のミーティングの内容を振り返ります。前回に決めたことが、どこまで進んでいて、何が課題となっているのか、しっかり振り返ることで全員の認識を合わせていきます。

議事録を人に依存せず、あらかじめフォーマットをしっかりと決めておけば、振り返る時にスムーズにいくのでオススメです。

03 | 即断即決

ブレストのように全員の意見を集約する場合はありますが、ミーティングは即断即決が基本です。即断即決できない場合、判断に必要な情報をいつまでに入手するのか決めましょう。

そもそも、ミーティングが行われる前に「こんな情報が必要だろうな」ってことを、それぞれの担当者があらかじめ準備しておくことが重要です。

04 | その場でタスクをきる

ミーティングで決まったことは、その場でタスクをきることが基本。後回しにすると、ヌケモレが発生する原因となります。詳細はあとから追記するとして、「まずはタスクをきる」ことを、全員が共通認識としてもっておくことが大事です。裏を返せば、せっかく全員のスケジュールを合わせてミーティングをしたのに、タスクに落ちてなかったとしたら、そのミーティングは失敗だったといえます。

タスクは不明確にせず、「誰が、何を、いつまでに、どれくらい」を明確にして、完了するまでしっかり追いかけていきましょう。

05 | まとめ

今回は、「膨張しがちなミーティングをまとめるコツ」についてお話ししました。

僕自身、ファシリテーターをやることもありますが、ついつい「ちょっとくらい伸びでもいいかな」って緩くなってしまうことがあります。たとえ10分だけの延長だとしても、10人参加していたとすると、100分の時間を奪ってしまうことになります。つまり、100分間の生産性を、自分の仕切りひとつで台無しにすることになります。

時間は貴重で有限なので、ミーティングをまとめる際にはしっかり意識していきます！